Hardware- und Software-Anfragen
Herausforderung
Erarbeitung eines Verfahrens für die Verwaltung von Hardware- und Softwareanfragen und Ermöglichung der Nachverfolgung dieser Anfragen und Artikel durch die Organisation.
Lösung
- Online-Selbstbedienungsanfragen können in TAP angepasst werden, um alle erforderlichen Informationen zu erfassen.
- Sobald ein Antrag auf Hardware oder Software eingereicht wurde, leitet der Arbeitsablauf diesen an die richtigen Beteiligten/Administratoren zur Prüfung in der vorgesehenen Reihenfolge weiter.
- Regeln und eingebettete Geschäftslogik können in Formulare/Workflows eingebettet werden, um Anfragen vorzufiltern.
- Genehmigungen können andere Arbeitsabläufe wie Hardware-/Software-Schulungen oder Beschaffungen auslösen.
- Durch die Integration mit IT-Asset-Tracking-Systemen kann ein Nachweis über die Zuordnung von Hardware und Software erstellt werden.
- Automatische Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass die Anträge bei Bedarf umgehend von der Verwaltung geprüft werden.
- Statusaktualisierungen können an Antragsteller in verschiedenen Phasen des Überprüfungsprozesses gesendet werden.
- Durch den mobilen Zugriff können die Workflow-Teilnehmer aus der Ferne zugreifen und handeln.
- Ein zentrales Dashboard bietet einen Überblick über alle aktuellen und historischen Anfragen innerhalb des Unternehmens.
- Alle Workflow-Aufzeichnungen, Assets und Dokumentationen werden zentral in einem sicheren Cloud-Repository für spätere Prüfungen und Analysen gespeichert.
Vorteile
- Anfragen können in Minuten oder Stunden statt in Tagen bearbeitet werden.
- Durch die Erfassung genauer Anforderungen über automatisierte Formulare werden Fehler und Hin- und Her-Kommunikation vermieden.
- Die Automatisierung von Formularen und Arbeitsabläufen in einem einzigen System sorgt für konsistente Prozesse und damit für Kosten- und Zeiteinsparungen.
- Anpassungsfähigkeit bedeutet, dass alle Formulare und Arbeitsabläufe an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
- Die zentrale Überwachung ermöglicht eine Echtzeit-Sicherheitsüberwachung und -steuerung der IT-Ressourcen.
- Audits und Analysen von Anträgen können dank der automatischen Archivierung von Workflow-Protokollen und Daten im Detail durchgeführt werden.