Las organizaciones suelen tener muy pocos empleados trabajando en la gestión de proveedores, lo que conlleva una gran carga de trabajo. El seguimiento, la supervisión y la revisión manual de los proveedores requiere mucho tiempo y recursos. Sin embargo, la mitad de las organizaciones financieras no utilizan una plataforma de gestión de proveedores automatizada para el seguimiento y la evaluación de proveedores.
La adopción de un sistema automatizado de gestión de proveedores permite a las organizaciones ser proactivas, al tiempo que se mantienen fácilmente al tanto de la diligencia debida y ofrecen información sobre la eficacia de su estrategia de cumplimiento.
He aquí tres formas en que su organización puede crear una ventaja competitiva con un sistema automatizado de gestión de proveedores
de proveedores.
1 - Reducción de costes
Cada año se gasta dinero involuntariamente porque los contratos con los proveedores se renuevan automáticamente, comprometiendo a las empresas a pagar por servicios que ya no quieren. También se ven sometidas a subidas anuales de precios que no se controlan, comprenden ni validan.
De media, las empresas pierden 300.000 dólares al año en contratos que se renuevan por servicios no deseados y excesivos. He aquí una perspectiva: el software de gestión automatizada de proveedores cuesta menos que un solo empleado y, sin embargo, las empresas siguen luchando por subir la inversión en automatización en la lista de prioridades. La automatización le proporcionará las herramientas que necesita para saber exactamente qué costes aumentarán, cuánto y en qué fecha.
Además, una supervisión ineficaz del riesgo de los proveedores puede exponer a su organización a un riesgo aún mayor de sanciones y multas cuantiosas por parte de las entidades reguladoras gubernamentales. Cuando se supervisa manualmente el riesgo de los proveedores, resulta difícil comparar y analizar simultáneamente a los proveedores.
Algunos sistemas de gestión de proveedores se construyen con décadas de conocimientos normativos. El software automatizado de gestión de proveedores también permite a las empresas de riesgo identificar rápidamente las áreas que necesitan una revisión en profundidad y de alcance completo. Esto optimizará el tiempo y los recursos y creará una fuente de ventaja competitiva.
2 - Aumentar la productividad
Cuando dedique menos tiempo a supervisar y clasificar a sus proveedores, tendrá más tiempo para analizar su impacto en su organización. La automatización le permitirá obtener rápidamente perspectivas y aumentar la productividad al generar e integrar información de distintas áreas de su empresa en una sola plataforma.
Cuando se identifica una vulnerabilidad en un proveedor, se puede señalar una vulnerabilidad en otros proveedores. Del mismo modo, el descubrimiento de información en un determinado segmento de riesgo suele correlacionarse con información en otros segmentos de riesgo.
Un software automatizado de gestión de proveedores le permitirá realizar un seguimiento de la eficacia de su estrategia de cumplimiento para determinar las áreas en las que se puede actualizar o modificar para aumentar la productividad. Los datos de riesgos de terceros, los modelos predictivos, los informes y la visualización generarán información que ayudará a la cadena de suministro y compras a tomar mejores decisiones e identificar los riesgos al inicio del contrato. El aumento de la información sobre riesgos impulsará el cambio operativo y reducirá los riesgos en todas las fases del ciclo de vida del proveedor.
3 - Crecimiento del rendimiento
Según una encuesta realizada en 101 organizaciones de todo el mundo y de diversos sectores:
"El 70% de los encuestados menciona cierto nivel de dificultad para establecer formalmente políticas, procedimientos y directrices, así como para mantener un cumplimiento coherente de las políticas que se aplican."
Las estrategias de cumplimiento son muy ineficaces a menos que se disponga de las herramientas para medir su coherencia y eficacia. Tener la capacidad de informar sobre su estrategia y modificarla con las personas adecuadas impulsará el crecimiento de la organización. Una solución automatizada de gestión de proveedores le permite obtener actualizaciones de alertas de riesgo en tiempo real. Esto le ayudará a proporcionar información importante y actualizaciones puntuales a su alta dirección, consejo de administración, reguladores y auditores.
Es importante que su software ofrezca informes y visualización intuitivos. Esto ayudará a proporcionar datos de importancia crítica de forma concisa, reduciendo el tiempo que se tarda en analizarlos. La puntualidad en la identificación de riesgos es esencial para que la dirección pueda abordar un riesgo concreto antes de que genere una pérdida financiera.
Mantenerse al día en un entorno normativo en constante cambio es un reto para la mayoría de las organizaciones. La diligencia debida es una práctica necesaria. Consume mucho tiempo, pero no tiene por qué consumir a su empresa. Adoptar un sistema automatizado de gestión de proveedores no sólo permitirá a su organización ser más eficiente ahorrando tiempo y dinero, sino que también le dará la ventaja competitiva que necesita para convertirse (y seguir siendo) líder del sector.
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