Para los bufetes de abogados es imperativo resolver los problemas que afectan a los procesos relacionados con los casos. La gestión de casos mediante la automatización de los flujos de trabajo es una respuesta que puede mejorar el servicio al cliente y los beneficios económicos.
En un post anterior, repasamos las presiones que se ejercen sobre los bufetes de abogados para que sean más eficientes y receptivos. Evolucionar para satisfacer estas demandas puede intimidar a algunos bufetes, pero las mejores soluciones de automatización del flujo de trabajo jurídico pueden hacer que su primera incursión en la transformación digital sea relativamente indolora y rentable.
Los estudios han demostrado que la mala comunicación es una de las mayores amenazas a las que se enfrentan los bufetes de abogados, especialmente los más pequeños. Cuanto mayor es la carga de trabajo, más probabilidades hay de que las revisiones de asuntos y las comunicaciones periódicas (tanto internas como con los clientes) se resientan por ello. Según un informe el 40% de las quejas contra despachos de abogados tienen que ver con fallos de comunicación.
Estos fallos se deben casi en su totalidad a procesos manuales anticuados que no dan abasto para supervisar y controlar todos los casos y proyectos jurídicos en curso en un bufete. Se producen errores humanos; el tedio de las tareas repetitivas embota la atención de los abogados y el personal. El resultado puede ser un litigio negativo, además de la llamada de atención de un cliente molesto.
Retraso tecnológico
Desgraciadamente, demasiados despachos de abogados siguen muy retrasados en lo que respecta a la transformación digital que puede remediar estos problemas. Un estudio de Georgetown Law reveló que la falta de inversión en herramientas de productividad y nuevas estrategias empresariales ha perjudicado a los bufetes:
Un abogado medio factura ahora 156 horas menos al año que hace once años,
lo que cuesta a los bufetes 74.100 dólares en ingresos perdidos cada año.
Desgraciadamente, sus colegas internos no están en mejor situación. Un reciente informe de Gartner reveló que menos de una quinta parte de los departamentos jurídicos de las empresas estaban preparados para las iniciativas digitales, a pesar de que el mismo informe reveló que:
"El 19% de las organizaciones jurídicas que están preparadas para la digitalización realizan tres veces y media menos proyectos con una asunción de riesgos inadecuada y dos veces y media menos proyectos retrasados."
La automatización del flujo de trabajo jurídico, cuando se implementa mediante una solución SaaS, puede potenciar una gestión de casos centralizada, transparente y altamente eficiente para los bufetes de abogados. Al estandarizar procesos repetibles, elimina el error humano de la ecuación, entre otras muchas ventajas que analizaremos a continuación.
Para los bufetes de abogados, sin embargo, uno de los beneficios más bienvenidos puede ser que la adopción de una herramienta de automatización del flujo de trabajo legal SaaS moderna y de primera clase puede liberarles de los dolores de cabeza de la integración y de las curvas de aprendizaje que podrían haber estado temiendo.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización del flujo de trabajo para la gestión de casos?
Para un bufete de abogados, la amortización comienza con el hecho de que ahora pueden automatizarse tareas repetitivas que requieren mucho tiempo, y el papel queda desterrado del proceso. ¿Otra ventaja? La facilidad de implementación y la sencillez de uso que ofrece una solución de software de automatización de flujos de trabajo de primer nivel:
- Los mejores pueden integrarse perfectamente con los sistemas heredados de un bufete, la plataforma de gestión de la práctica y muchas de las demás aplicaciones en las que ya confía su personal.
- Las interfaces sencillas y fáciles de usar les permiten diseñar, seguir y gestionar un flujo de trabajo de gestión de casos con facilidad.
- La creación de formularios mediante interfaces intuitivas les permite crear formularios básicos o sofisticados con lógica empresarial integrada.
- Cada flujo de trabajo de gestión de casos se puede personalizar en función de las necesidades de una determinada área de práctica o de un caso específico.
Se mitigan los errores, los retrasos y los riesgos de cumplimiento:
- El enrutamiento de los elementos de acción a los participantes correctos del proceso es preciso y rápido.
- La normalización de formularios y flujos de trabajo minimiza los errores y reduce los riesgos de cumplimiento.
- El acceso a los expedientes de toda la empresa (o incluso de los clientes) puede regularse mediante una aplicación centralizada basada en funciones y permisos.
- Los documentos y otros activos del caso pueden digitalizarse y almacenarse de forma centralizada, para que nunca se pierdan.
- Se pueden hacer copias de seguridad automáticas de los flujos de trabajo en un archivo seguro en la nube, al que se puede acceder fácilmente para revisarlos.
"La evolución de la industria legal está ocurriendo ahora más rápido que nunca. Aunque muchos sobrevivirán, sólo los más aptos -los más capaces de adaptarse, de abrazar el cambio- prosperarán."
"La evolución de la industria legal está ocurriendo ahora más rápido que nunca. Aunque muchos sobrevivirán, sólo los más aptos -los más capaces de adaptarse, de abrazar el cambio- prosperarán."
Tamara Box
Socia Directora - Europa y Oriente Medio, Reed Smith LLC
Se mejora la participación y colaboración en el flujo de trabajo:
- Las partes interesadas participan en las revisiones y aprobaciones sólo en los puntos en que son necesarias, optimizando la utilización de abogados y personal.
- Las notificaciones y alertas garantizan la rápida actuación de los participantes e interesados.
- La integración de la firma electrónica garantiza aprobaciones seguras en la secuencia adecuada.
Se mejoran los análisis, los informes y la gestión:
- Las herramientas de información permiten acceder a los informes en diversos formatos para garantizar la transparencia y una supervisión adecuada.
- La visibilidad en tiempo real de los flujos de trabajo de gestión de casos en equipos, áreas de práctica o en toda la empresa permite una gobernanza superior.
- Los flujos de trabajo pueden ajustarse para maximizar la eficacia.
Encontrar el lado bueno (o el malo)
Un estudio de KMPG reveló que el 85% de los responsables de la toma de decisiones empresariales creen que solo disponen de un plazo de dos años para avanzar seriamente en la transformación digital antes de sufrir problemas de rentabilidad o empezar a quedarse rezagados con respecto a la competencia. ¿Su ventaja? Las organizaciones basadas en datos tienen 23 veces más probabilidades de captar clientes, seis veces más probabilidades de retenerlos y 19 veces más probabilidades de ser rentables gracias a ello.
Por eso los directivos de las empresas presionan a los departamentos jurídicos internos y a otros directivos para que adquieran conocimientos digitales. Y es el tipo de presión que fluye cuesta abajo: hacia los proveedores de servicios jurídicos de una empresa.
Obviamente, la automatización de los flujos de trabajo de gestión de casos genera importantes ganancias en eficiencia, productividad y ahorro de costes para un bufete de abogados. Esto les permite seguir el ritmo de esta nueva realidad, ya que los clientes están diseccionando su gasto en asesoramiento externo en busca de mayor valor a menor coste. Un bufete de abogados que es capaz de trasladar sus eficiencias a sus clientes se está dando a sí mismo una ventaja competitiva.
Los servicios jurídicos por los que paga el cliente también mejoran cualitativamente. Esto se debe a que ven tiempos de respuesta más rápidos, menos errores, mitigación de riesgos, mayor colaboración entre cliente y abogado, etcétera. El resultado son clientes más satisfechos.
¿Otra ventaja? La automatización del flujo de trabajo jurídico es una tecnología fundamental para la transformación digital. ¿Cómo? Es fácil de implementar y ofrece efectos positivos inmediatos, el tipo de retorno de la inversión rápido que puede impulsar a una organización a dar el siguiente paso en su evolución tecnológica jurídica.
Pero como señaló Forbes, hay algunos en los bufetes de abogados ("especialmente los socios que han disfrutado de un 2018 especialmente próspero", en concreto), que no sienten ninguna urgencia por abrazar la transformación digital.
En el siglo XIX, había fabricantes de látigos para calesas y fabricantes de lámparas de aceite de ballena que probablemente pensaban exactamente lo mismo.
