Según la encuesta más reciente de Altman Weil, Law Firms in Transition, la gran mayoría de los líderes de bufetes de abogados creen ahora que la mercantilización del trabajo jurídico y las tecnologías inteligentes son una parte permanente del panorama jurídico. Los despachos de abogados se ven presionados por las crecientes expectativas de los clientes de recibir un servicio más ágil y eficiente a un coste menor.
¿Está iniciando la transformación digital de su empresa? La automatización de documentos puede ser la fruta más fácil de recoger.
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Piense en el número de horas que el personal de su empresa dedica a crear nuevos contratos o documentos desde cero o partiendo de un documento similar ya existente y utilizando copiar/pegar y editar para crear un nuevo documento. ¿Cuántas horas de edición manual se dedican a generar el nuevo acuerdo, formulario o contrato? ¿Con qué frecuencia se encuentran errores en los formularios, contratos, expedientes u otros documentos, lo que provoca situaciones embarazosas o, lo que es peor, costosas correcciones? Los números no mienten, como suele decirse. A continuación, un puñado de datos sobre la automatización de documentos.
2 libras de papel al día
La EPA informa de que el oficinista medio genera cada día aproximadamente un kilo de productos de papel y cartón. Desde errores impresos en la impresora láser, fotocopias defectuosas o memorandos e informes antiguos hasta publicaciones periódicas viejas, el 90% de todos los residuos de oficina son papel. Aunque la automatización de documentos jurídicos no eliminará todo el desperdicio de papel, puede aumentar en gran medida la precisión y reducir los errores que conducen al despilfarro de papel.
Gestión de documentos manual frente a automatizada: 3 horas y 6 errores o 15 minutos sin errores
En un reciente debate en podcast en Legaltech News titulado "Cómo las herramientas de automatización de documentos pueden ayudarle a mantener la productividad en un entorno virtual" Korey Lawrence, de AbacusNext, y David Brickman, de Rocket Docket Legal Software, describen un ejercicio de evaluación comparativa de un bufete de abogados. Utilizar el método tradicional de copiar/pegar/editar para crear un nuevo documento llevó una media de tres horas y dio lugar a seis errores de puntuación, ortografía, omisiones o impresión. En comparación, el mismo documento creado con HotDocs se completó en quince minutos y con una precisión del 100%.
Reducción del 90% del tiempo dedicado a crear documentos
Lawrence y Brickman descubrieron que HotDocs, cuando se aplica correctamente, reduce el tiempo de creación de documentos a casi cero. El ahorro es el resultado de una drástica disminución de la necesidad de crear formularios legales y correspondencia mediante el uso de plantillas que eliminan los errores que se producen al cortar y pegar. Cada campo, bloque de firma o leyenda puede rellenarse de forma instantánea y precisa a partir de una base de datos de información específica del cliente y del caso, generando documentos listos para imprimir con sólo rellenar los espacios en blanco y hacer clic con el ratón. Empieza aún más rápido en HotDocs Market, con miles de plantillas de editoriales jurídicas y colegios de abogados estatales.
El 45,9% de las empresas ve resultados significativos en los esfuerzos de eficiencia
El estudio Altman Weil 2020 sobre Despachos de Abogados en Transición descubrió que el 45,9% de los despachos de abogados que persiguen activamente la reingeniería sistemática de los procesos de trabajo afirman que hacerlo ha "contribuido significativamente al rendimiento de la empresa."
69,4 días laborables al año = más tiempo para los clientes
Si se utiliza HotDocs para la creación de documentos, la automatización de 100 tareas a lo largo de un año ahorrará 69,4 días de trabajo. Para muchas empresas, el número de tareas es incluso superior a 100 documentos, lo que sugiere un ahorro de tiempo aún mayor. Lawrence y Brickman explican las matemáticas en el seminario web "Cómo las herramientas de automatización de documentos pueden ayudarle a mantener la productividad en un entorno virtual", presentado con Law.com. Escúchelo bajo demanda.
16,7% CAGR: rápido crecimiento de las soluciones de transformación digital
IDC prevé que el gasto mundial en tecnologías y servicios que permitan la transformación digital de las prácticas empresariales, los productos y las organizaciones alcance los 1,97 billones de dólares en 2022, lo que supone una tasa de crecimiento anual compuesta del 16,7%. Puede que no sea un eufemismo decir que "el mundo se está moviendo hacia la automatización de documentos". Además de en los bufetes de abogados, HotDocs está acelerando el negocio y mejorando la eficiencia en la banca, los seguros, el sector inmobiliario, la administración pública y otras organizaciones con un uso intensivo de documentos.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
