Selon la dernière enquête« Law Firms in Transition» (Cabinets d'avocats en transition) réalisée par Altman Weil, la grande majorité des dirigeants de cabinets d'avocats considèrent désormais que la banalisation du travail juridique et les technologies intelligentes font désormais partie intégrante du paysage juridique. Les cabinets d'avocats subissent la pression des clients, qui attendent de plus en plus un service réactif et une efficacité accrue, à moindre coût.
Vous vous lancez dans une transformation numérique pour votre entreprise ? L'automatisation des documents pourrait être la solution la plus facile à mettre en œuvre.
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Pensez au nombre d'heures que le personnel de votre entreprise passe à créer de nouveaux contrats ou documents à partir de zéro ou à partir d'un document similaire existant, en utilisant les fonctions copier/coller et modifier pour créer un nouveau document. Combien d'heures de modification manuelle sont nécessaires pour générer le nouvel accord, formulaire ou contrat ? À quelle fréquence des erreurs sont-elles détectées dans les formulaires, contrats, dépôts ou autres documents, causant des situations embarrassantes ou, pire encore, des corrections coûteuses ? Comme on dit, les chiffres ne mentent pas. Voici quelques faits concernant l'automatisation des documents.
2 livres de papier par jour
L'EPA rapporte qu'un employé de bureau génère en moyenne environ un kilo de papier et de carton chaque jour. Des erreurs imprimées sur l'imprimante laser aux mauvaises photocopies, en passant par les anciens mémos et rapports et les vieux magazines, 90 % des déchets de bureau sont constitués de papier. Si l'automatisation des documents juridiques ne permet pas d'éliminer tous les déchets papier, elle peut toutefois améliorer considérablement la précision et réduire les erreurs qui entraînent un gaspillage de papier.
Gestion manuelle ou automatisée des documents : 3 heures, 6 erreurs ou 15 minutes, sans erreur
Dans un récent podcast diffusé sur Legaltech News intitulé « Comment les outils d'automatisation des documents peuvent vous aider à maintenir votre productivité dans un environnement virtuel », Korey Lawrence, d'AbacusNext, et David Brickman, de Rocket Docket Legal Software, décrivent un exercice de benchmarking réalisé dans un cabinet d'avocats. L'utilisation de la méthode traditionnelle copier/coller/modifier pour créer un nouveau document prenait en moyenne trois heures et entraînait six erreurs de ponctuation, d'orthographe, d'omission ou d'impression. En comparaison, le même document créé à l'aide de HotDocs était prêt en quinze minutes et était exact à 100 %.
Réduction de 90 % du temps consacré à la création de documents
Lawrence et Brickman ont constaté que HotDocs, lorsqu'il est correctement mis en œuvre, réduit le temps nécessaire à la création de documents à presque zéro. Les économies réalisées résultent d'une diminution spectaculaire du besoin de créer des formulaires juridiques et de la correspondance grâce à l'utilisation de modèles qui éliminent les erreurs liées au copier-coller. Chaque champ, bloc de signature ou légende peut être rempli instantanément et avec précision à partir d'une base de données contenant des informations spécifiques au client et à l'affaire, ce qui permet de générer des documents prêts à imprimer en remplissant simplement les champs vides et en cliquant avec la souris. Lancez-vous encore plus rapidement sur le marché HotDocs, avec des milliers de modèles provenant d'éditeurs juridiques et d'associations du barreau.
45,9 % des entreprises constatent des résultats significatifs grâce à leurs efforts en matière d'efficacité.
L'étude Altman Weil 2020 sur les cabinets d'avocats en transition a révélé que 45,9 % des cabinets d'avocats qui s'efforcent activement de réorganiser systématiquement leurs processus de travail déclarent que cela a « considérablement contribué à la performance du cabinet ».
69,4 jours ouvrables par an = plus de temps pour les clients
Lorsque vous utilisez HotDocs pour créer des documents, l'automatisation de 100 tâches au cours d'une année vous permettra d'économiser 69,4 jours de travail ! Pour de nombreux cabinets, le nombre de tâches est même supérieur à 100 documents, ce qui laisse présager un gain de temps encore plus important. Lawrence et Brickman expliquent ce calcul dans le webinaire « Comment les outils d'automatisation des documents peuvent vous aider à maintenir votre productivité dans un environnement virtuel », présenté avec Law.com. Écoutez-le à la demande.
16,7 % TCAC : croissance rapide des solutions de transformation numérique
IDC prévoit que les dépenses mondiales consacrées aux technologies et aux services permettant la transformation numérique des pratiques commerciales, des produits et des organisations atteindront 1,97 billion de dollars en 2022, soit un taux de croissance annuel composé de 16,7 %. Il n'est peut-être pas exagéré de dire que « le monde s'oriente vers l'automatisation des documents ». Outre les cabinets d'avocats, HotDocs accélère les activités et améliore l'efficacité des banques, des compagnies d'assurance, des agences immobilières, des administrations et d'autres organisations qui traitent un grand nombre de documents.
Prenez 5 minutes pour en savoir plus sur HotDocs
- Écoutez la discussion en podcast « Comment les outils d'automatisation documentaire peuvent vous aider à maintenir votre productivité dans un environnement virtuel »
- Regardez le webinaire à la demande « Comment les outils d'automatisation des documents peuvent vous aider à maintenir votre productivité dans un environnement virtuel »
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Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
