Según la última encuesta de Altman Weilsobre bufetes de abogados en transición, la gran mayoría de los líderes de bufetes de abogados creen ahora que la mercantilización del trabajo jurídico y las tecnologías inteligentes son una parte permanente del panorama jurídico. Los bufetes de abogados se ven presionados por las crecientes expectativas de los clientes, que demandan un servicio más ágil y una mayor eficiencia, a un coste menor.
¿Está emprendiendo un proceso de transformación digital en su empresa? La automatización de documentos puede ser la solución más fácil de implementar.
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Piense en el número de horas que el personal de su empresa dedica a crear nuevos contratos o documentos desde cero, o partiendo de un documento similar ya existente y utilizando las funciones de copiar/pegar y editar para crear un nuevo documento. ¿Cuántas horas de edición manual se dedican a generar el nuevo acuerdo, formulario o contrato? ¿Con qué frecuencia se encuentran errores en formularios, contratos, presentaciones u otros documentos, lo que provoca situaciones embarazosas o, lo que es peor, costosas correcciones? Como se suele decir, los números no mienten. A continuación se presentan algunos datos sobre la automatización de documentos.
2 libras de papel al día
La EPA informa que un empleado de oficina medio genera aproximadamente dos libras de papel y productos de cartón al día. Desde errores impresos en la impresora láser, fotocopias defectuosas o memorandos y informes antiguos hasta revistas viejas, el 90 % de todos los residuos de oficina son papel. Aunque la automatización de los documentos legales no eliminará todos los residuos de papel, puede aumentar considerablemente la precisión y reducir los errores que provocan el desperdicio de papel.
Gestión manual frente a gestión automatizada de documentos: 3 horas, 6 errores o 15 minutos, sin errores.
En un reciente debate en un podcast de Legaltech News titulado «Cómo las herramientas de automatización de documentos pueden ayudarle a mantener la productividad en un entorno virtual», Korey Lawrence, de AbacusNext, y David Brickman, de Rocket Docket Legal Software, describen un ejercicio de evaluación comparativa de bufetes de abogados. El uso del método tradicional de copiar/pegar/editar para crear un nuevo documento llevaba una media de tres horas y provocaba seis errores de puntuación, ortografía, omisiones o impresión. En comparación, el mismo documento creado con HotDocs se completó en quince minutos y con una precisión del 100 %.
Reducción del 90 % en el tiempo dedicado a crear documentos.
Lawrence y Brickman descubrieron que HotDocs, cuando se implementa correctamente, reduce el tiempo necesario para crear documentos a casi cero. El ahorro se debe a una drástica disminución de la necesidad de crear formularios legales y correspondencia mediante el uso de plantillas que eliminan los errores derivados del copiado y pegado. Cada campo, bloque de firma o título se puede rellenar de forma instantánea y precisa a partir de una base de datos con información específica del cliente y del caso, lo que permite generar documentos listos para imprimir con solo rellenar los espacios en blanco y hacer clic con el ratón. Empiece aún más rápido en HotDocs Market, con miles de plantillas de editoriales jurídicas y colegios de abogados estatales.
El 45,9 % de las empresas obtienen resultados significativos gracias a sus esfuerzos por mejorar la eficiencia.
El estudio Altman Weil 2020 sobre bufetes de abogados en transición reveló que el 45,9 % de los bufetes que persiguen activamente la reingeniería sistemática de los procesos de trabajo afirman que ello ha «contribuido significativamente al rendimiento del bufete».
69,4 días laborables al año = más tiempo para los clientes
Al utilizar HotDocs para la creación de documentos, la automatización de 100 tareas a lo largo de un año supondrá un ahorro de 69,4 días de trabajo. Para muchas empresas, el número de tareas es incluso superior a 100 documentos, lo que sugiere un ahorro de tiempo aún mayor. Lawrence y Brickman explican los cálculos en el seminario web «Cómo las herramientas de automatización de documentos pueden ayudarle a mantener la productividad en un entorno virtual», presentado con Law.com. Escúchelo bajo demanda.
16,7 % CAGR: rápido crecimiento de las soluciones de transformación digital
IDC prevé que el gasto mundial en tecnologías y servicios que permiten la transformación digital de las prácticas empresariales, los productos y las organizaciones alcance los 1,97 billones de dólares en 2022, lo que supone una tasa de crecimiento anual compuesta del 16,7 %. No es exagerado afirmar que «el mundo está pasando a la automatización de documentos». Además de los bufetes de abogados, HotDocs está acelerando el negocio y mejorando la eficiencia en la banca, los seguros, el sector inmobiliario, la administración pública y otras organizaciones que utilizan gran cantidad de documentos.
Tómate 5 minutos y descubre más sobre HotDocs.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
