Operaciones Jurídicas y Continuidad de Negocio, Parte 3: Impulsar el cambio permanente
En las dos entradas anteriores de esta serie, examinamos cómo los equipos de Operaciones Jurídicas habían gestionado crisis repentinas: en concreto, la pandemia de coronavirus. Pero, ¿qué ocurre con futuras perturbaciones?
El verdadero cambio debe producirse una vez estabilizada la crisis. Una vez estabilizados los pacientes que se han recuperado de un infarto, sólo alrededor del 80% cambia sus hábitos de vida de forma que puedan prevenir un futuro ataque. El éxito inicial del procedimiento puede adormecerles en una falsa sensación de seguridad, y la perspectiva de cambiar la dieta o las rutinas de ejercicio suele ser poco atractiva.
Las empresas suelen cometer el mismo error después de que una crisis parezca superada: olvidan que deben prepararse y adaptarse para gestionar la nueva realidad que la crisis ha dejado tras de sí.
Entonces, ¿qué deben hacer los profesionales de Operaciones Jurídicas una vez que su empresa anuncia que vuelve a la normalidad, cuando los gobiernos permiten que los empleados vuelvan a la oficina o después de que se distribuya una vacuna? Lo que es ¿Qué es lo nuevo? El departamento de Operaciones Jurídicas puede aprovechar esta oportunidad para aprovechar las lecciones aprendidas de la crisis y sentar las bases para el futuro. Al hacerlo, dan forma a ese futuro, en lugar de limitarse a esperar a que llegue la próxima crisis.
Como señala Ronald Heifetz, "[Los líderes] utilizan las turbulencias del presente para aprovechar y cerrar el pasado. En el proceso, cambian las reglas clave del juego, remodelan partes de la organización y redefinen el trabajo que hace la gente".
Entonces, ¿cómo puede Legal Ops redefinir la continuidad del negocio para la empresa, impulsando la Business Continuity Transformation™del mismo modo que ya ha fomentado la transformación digital? Algunas de esas estrategias se esbozaron en nuestra conferencia virtual de este año, en la que participaron una amplia gama de expertos del sector de Legal Ops.
Introduciendo la continuidad de los procesos, no sólo de los sistemas
Las copias de seguridad de los datos han sido imprescindibles para las empresas desde que empezaron a utilizar sistemas informáticos. Hoy en día, las empresas necesitan hacer copias de seguridad no sólo de sus datos, sino también de sus procesos. A medida que las empresas se extienden en el tiempo y en el espacio y se enfrentan a amenazas crecientes de rotación rápida, es más crucial que nunca que los procesos y caminos que unen a las personas, los procesos y la tecnología no dependan de la memoria de uno o dos empleados espabilados.
Los procesos, al igual que los datos, deben almacenarse de forma que, cuando se produzca una crisis, sigan funcionando como una unidad de copia de seguridad.
"La continuidad del negocio es un tema central ahora mismo... y no sólo la continuidad de los sistemas, sino la continuidad funcional del negocio".
Katrina Keiffer, Directora Asociada de Operaciones Jurídicas, Navistar Inc.
Seguir adelante con lo que funciona
Cuando una empresa experimenta una amenaza a la BAU, la nueva situación suele exigir que tanto empleados como empresarios experimenten con nuevas soluciones y nuevas formas de pensar sobre el problema. No todos los experimentos tienen éxito, pero activar esta mentalidad adaptativa es la única forma de construir un éxito sostenible a largo plazo.
Cuando un experimento funciona y ayuda a la gente a hacer su trabajo de forma más eficiente, o fomenta el cumplimiento a largo plazo de un nuevo enfoque o una mejor práctica... es una gran oportunidad para aprovechar el apoyo de la comunidad y hacer crecer la historia de éxito de forma exponencial. Es una gran oportunidad para aprovechar el apoyo de la comunidad y hacer crecer exponencialmente una historia de éxito. Una implantación exitosa puede ser el punto de inflexión hacia la transformación digital y, en última instancia, hacia la resiliencia de la continuidad empresarial.
La gente se ha puesto en contacto con nosotros en relación con ThinkSmart y nos ha preguntado: "¿Cómo lo habéis hecho? ¿Podemos aprender cosas? ...[COVID-19] de hecho ha acelerado algunos proyectos que estaban en cartera para este año".
Andy Cooper, Director de Operaciones Jurídicas, IDEXX Laboratories
Invirtiendo en herramientas flexibles
Legal Ops ayudará a las empresas a transformar su planificación y ejecución de la continuidad para que estén preparadas tanto para las demandas inmediatas (como COVID-19) como para futuras perturbaciones o retos, incluidos los probables cambios permanentes en la forma de hacer negocios de las empresas una vez superada la crisis actual.
Los equipos equipados con las herramientas adecuadas tendrán la flexibilidad y agilidad necesarias para liderar a la empresa en la transformación de la planificación y ejecución de la continuidad, de modo que pueda responder rápidamente a los efectos permanentes de cualquier crisis, o incluso ser proactiva a la hora de anticiparse a sus efectos.
Hay muchos procesos que deben gestionarse con soluciones informáticas flexibles que puedan configurarse y reconfigurarse sobre la marcha a medida que surgen nuevos retos.
"Creemos que la primera característica de un departamento jurídico del futuro es que sea ágil".
Kevin Clem, Director Comercial, HBR Consulting
Mediante la gestión de plantillas permanentemente remotas
El genio está realmente fuera de la botella: A medida que las empresas descubran que las plantillas remotas son eficientes y eficaces, más empleados seguirán trabajando a distancia una vez pasado el brote. La calidad de la colaboración a distancia será fundamental para el éxito futuro y exige mejores plataformas y procesos.
Esto significa que las herramientas que impulsan la colaboración -como las conferencias web, las plataformas de colaboración como Slack o las soluciones de automatización de flujos de trabajo y de gestión jurídica empresarial con funciones de colaboración incorporadas- se han convertido en elementos clave de cualquier pila de tecnología jurídica cuando los departamentos jurídicos internos miran hacia el futuro.
"Las victorias rápidas que vemos son esas automatizaciones de tipo flujo de trabajo o el paso de hojas de cálculo a bases de datos: cosas muy sencillas que crean cierta capacidad para hacer informes y compartir datos a distancia..."
Gary Tully, Jefe de Operaciones Jurídicas, Gilead Sciences
"El mero hecho de tener... nuestros diferentes acuerdos y NDA y aprobaciones de contratos a distancia tal cual en una tecnología en la nube ha hecho que la transición a eso [WFH] sea significativamente más fácil."
Andy Cooper, Director de Operaciones Jurídicas, IDEXX Laboratories
Sustituyendo el papel, de una vez por todas
Los procesos basados en papel están quedando obsoletossustituidos por formularios, documentos y procesos digitalizados. Para quienes no creían que "el papel ha muerto", COVID-19 lo ha confirmado. Y el cambio significa que las empresas innovarán y explorarán nuevas formas de trabajar, después de retirar sus trituradoras de papel y tirar los viejos archivadores a la acera.
Esto significa que las facturas en papel de los bufetes de abogados también han dejado de existir; la facturación electrónica proporciona la estructura más eficaz para un programa de gestión de gastos jurídicos que gestione adecuadamente la facturación de abogados externos y otros terceros.
En la misma línea, la ejecución de contratos en papel también está en vías de extinción: una solución integrada de gestión jurídica empresarial (ELM) y automatización de flujos de trabajo puede digitalizar el proceso de solicitud, aprobación y ejecución de contratos, rematándolo todo con una perfecta integración de la firma electrónica. Los contratos simples y repetitivos, como los acuerdos de confidencialidad, pueden automatizarse para el autoservicio, aliviando enormemente la carga del departamento jurídico.
Webinar a la carta: 5 formas principales de preparar su pila de tecnología jurídica para el futuro
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