Legal Ops & Business Continuity, Teil 3: Permanente Veränderungen vorantreiben
In den beiden vorangegangenen Beiträgen dieser Serie haben wir untersucht, wie Legal Operations-Teams plötzliche Krisen bewältigt haben, insbesondere die Coronavirus-Pandemie. Aber wie sieht es mit zukünftigen Störungen aus?
Die wirkliche Veränderung muss nach der Stabilisierung einer Krise stattfinden. Nachdem sich Patienten, die sich von einem Herzinfarkt erholt haben, stabilisiert haben, ändern nur etwa 80 % ihre Lebensgewohnheiten in einer Weise, die einen erneuten Infarkt verhindern würde. Der anfängliche Erfolg des Verfahrens kann sie in einem falschen Gefühl der Sicherheit wiegen, und die Aussicht auf eine Änderung der Ernährung oder des Sportprogramms ist oft nicht sehr verlockend.
Unternehmen machen oft den gleichen Fehler, nachdem eine Krise scheinbar überwunden ist: Sie vergessen, dass sie sich auf die neue Realität, die die Krise hinterlassen hat, vorbereiten und anpassen müssen.
Was also sollen die Mitarbeiter der Rechtsabteilung tun, wenn ihr Unternehmen verkündet, dass es wieder "zur Tagesordnung übergeht", wenn die Behörden die Mitarbeiter wieder ins Büro lassen oder wenn ein Impfstoff verteilt wurde? Was ist der neue "business as usual"? Die Rechtsabteilung kann diese Gelegenheit nutzen, um auf den aus der Krise gezogenen Lehren aufzubauen und eine Grundlage für die Zukunft zu schaffen. Auf diese Weise können sie die Zukunft gestalten, anstatt einfach auf die nächste Krise zu warten.
Wie Ronald Heifetz betont, "[nutzen Führungskräfte] die Turbulenzen der Gegenwart, um auf der Vergangenheit aufzubauen und sie abzuschließen. Dabei ändern sie wichtige Spielregeln, formen Teile der Organisation um und definieren die Arbeit der Mitarbeiter neu".
Wie können also die Rechtsabteilungen die Business Continuity für das Unternehmen neu definieren und die Business Continuity Transformation™vorantreiben, so wie sie bereits die digitale Transformation gefördert haben? Einige dieser Strategien wurden auf unserer diesjährigen virtuellen Konferenz vorgestellt, an der eine Vielzahl von Experten aus der Rechtsabteilung teilnahmen.
Durch die Einführung der Geschäftskontinuität für Prozesse, nicht nur für Systeme
Die Datensicherung ist für Unternehmen ein Muss, seit sie Computersysteme einsetzen. Heute müssen die Unternehmen nicht nur ihre Daten, sondern auch ihre Prozesse sichern. Da sich Unternehmen zeitlich und räumlich immer weiter ausdehnen und zunehmend von schneller Fluktuation bedroht sind, ist es wichtiger denn je, dass die Prozesse und Wege, die Menschen, Prozesse und Technologie miteinander verbinden, nicht vom Gedächtnis des einen oder anderen abgehalfterten Mitarbeiters abhängen.
Prozesse müssen genau wie Daten so gespeichert werden, dass sie im Krisenfall genau wie Ihr Backup-Laufwerk betriebsbereit bleiben.
"Geschäftskontinuität ist derzeit ein zentrales Thema... und nicht nur Systemkontinuität, sondern funktionale Geschäftskontinuität."
Katrina Keiffer, stellvertretende Direktorin für Rechtsangelegenheiten, Navistar Inc.
Mit dem, was funktioniert, voranschreiten
Wenn ein Unternehmen die BAU bedroht sieht, verlangt die neue Situation oft, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen mit neuen Lösungen und neuen Denkweisen über das Problem experimentieren. Nicht alle Experimente sind erfolgreich, aber die Aktivierung dieser anpassungsfähigen Denkweise ist der einzige Weg, um nachhaltigen, langfristigen Erfolg zu erzielen.
Wenn ein Experiment funktioniert und den Menschen hilft, ihre Arbeit effizienter zu erledigen, oder wenn es die langfristige Einhaltung eines neuen Ansatzes oder einer bewährten Praxis fördert? Das ist eine großartige Gelegenheit, die Unterstützung der Community zu nutzen und eine Erfolgsgeschichte exponentiell wachsen zu lassen. Eine erfolgreiche Einführung kann der Wendepunkt für die digitale Transformation und letztendlich für die Widerstandsfähigkeit der Geschäftskontinuität sein.
"Die Leute haben sich an uns gewandt, als es um ThinkSmart ging, und gefragt: Wie habt ihr das gemacht? Können wir etwas lernen? ... [COVID-19] hat tatsächlich einige Projekte beschleunigt, die für dieses Jahr in der Pipeline waren."
Andy Cooper, Leiter der Rechtsabteilung, IDEXX Laboratories
Durch Investitionen in flexible Werkzeuge
Legal Ops unterstützt Unternehmen bei der Umgestaltung ihrer Kontinuitätsplanung und -durchführung, damit sie sowohl auf unmittelbare Anforderungen (wie COVID-19) als auch auf künftige Störungen oder Herausforderungen vorbereitet sind, einschließlich der wahrscheinlichen dauerhaften Änderungen der Geschäftsabläufe von Unternehmen, nachdem die aktuelle Krise vorüber ist.
Teams, die mit den richtigen Tools ausgestattet sind, verfügen über die Flexibilität und Agilität, um das Unternehmen bei der Umgestaltung der Kontinuitätsplanung und -ausführung zu führen , so dass es schnell auf die dauerhaften Auswirkungen einer Krise reagieren oder sogar proaktiv deren Auswirkungen vorhersehen kann.
Es gibt eine Vielzahl von Prozessen, die mit flexiblen Softwarelösungen verwaltet werden müssen, die im Handumdrehen konfiguriert und neu konfiguriert werden können, wenn neue Herausforderungen auftreten.
"Wir sind der Meinung, dass das erste Merkmal einer Rechtsabteilung der Zukunft eine agile Abteilung ist".
Kevin Clem, Kaufmännischer Leiter, HBR Consulting
Durch die Verwaltung von ständig entfernten Arbeitskräften
Der Geist ist wirklich aus der Flasche: Da die Unternehmen die Effizienz und Effektivität von Fernarbeitskräften schätzen, werden immer mehr Mitarbeiter auch nach dem Ausbruch der Krise weiterhin aus der Ferne arbeiten. Die Qualität der Remote-Zusammenarbeit wird für den künftigen Erfolg entscheidend sein und erfordert bessere Plattformen und Prozesse.
Das bedeutet, dass Tools, die die Zusammenarbeit fördern - wie Webkonferenzen, Kollaborationsplattformen wie Slack oder Lösungen zur Workflow-Automatisierung und zum Management von Rechtsangelegenheiten in Unternehmen mit integrierten Kollaborationsfunktionen - zu Schlüsselelementen eines jeden juristischen Tech-Stacks geworden sind, wenn Rechtsabteilungen nach vorne schauen.
"Die schnellen Erfolge, die wir sehen, sind diese Workflow-Automatisierungen oder das Verschieben von Tabellenkalkulationen in Datenbanken: sehr einfache Dinge, die eine Möglichkeit schaffen, Berichte zu erstellen und Daten aus der Ferne zu teilen..."
Gary Tully, Leiter der Rechtsabteilung, Gilead Sciences
"Allein die Tatsache, dass wir unsere verschiedenen Vereinbarungen, NDAs und Vertragsgenehmigungen über eine Cloud-Technologie ferngesteuert haben, hat den Übergang zu diesem [WFH] erheblich erleichtert."
Andy Cooper, Leiter der Rechtsabteilung, IDEXX Laboratories
Papier ein für alle Mal ersetzen
Papierbasierte Prozesse werden überflüssig veraltetund durch digitalisierte Formulare, Dokumente und Prozesse ersetzt. Für diejenigen, die nicht daran glaubten, dass "Papier tot ist", hat COVID-19 dies bestätigt. Und der Wandel bedeutet, dass Unternehmen innovativ sein und neue Arbeitsmethoden erforschen werden, nachdem sie ihre Papierschredder außer Betrieb genommen und alte Aktenschränke auf die Straße geworfen haben.
Das bedeutet, dass Papierrechnungen von Anwaltskanzleien ebenfalls ausgedient haben. E-Billing bietet die effektivste Struktur für ein Programm zur Verwaltung der Ausgaben für Rechtsberatung, das die Abrechnung mit externen Anwälten und anderen Dritten ordnungsgemäß verwaltet.
Eine integrierte Lösung für Enterprise Legal Management (ELM) und Workflow-Automatisierung kann den Prozess der Vertragsanfragen, -genehmigungen und -ausführungen digitalisieren und das Ganze mit einer nahtlosen Integration der elektronischen Unterschrift abrunden. Einfache, sich wiederholende Verträge wie NDAs können zur Selbstbedienung automatisiert werden, was die Rechtsabteilung enorm entlastet.
On-Demand-Webinar: Die 5 besten Wege zur Zukunftssicherung Ihres juristischen Technologie-Stacks
Was sind die besten Strategien, um Ihre Investitionen in Rechtstechnologie für die Zukunft zu sichern? Erfahren Sie es in diesem On-Demand-Webinar-Video, an dem führende Experten teilnehmen.
