En las dos entradas anteriores de esta serie, analizamos cómo los equipos de operaciones jurídicas habían gestionado una crisis repentina: concretamente, la pandemia del coronavirus. Pero, ¿qué pasará con las perturbaciones futuras?
El verdadero cambio debe producirse una vez que la crisis se haya estabilizado. Una vez que los pacientes que se han recuperado de un infarto se han estabilizado, solo alrededor del 80 % cambia sus hábitos de vida de forma que se prevenga un futuro infarto. El éxito inicial del procedimiento puede darles una falsa sensación de seguridad, y la perspectiva de cambiar la dieta o las rutinas de ejercicio suele resultar poco atractiva.
Las empresas suelen cometer el mismo error una vez que la crisis parece estar controlada: olvidan que deben prepararse y adaptarse para afrontar la nueva realidad que ha dejado tras de sí la crisis.
Entonces, ¿qué deben hacer los profesionales de operaciones legales una vez que su empresa anuncie que vuelve a la «normalidad», cuando los gobiernos permitan a los empleados volver a la oficina o después de que se distribuya una vacuna? ¿Qué es la nueva normalidad? Las operaciones jurídicas pueden aprovechar esta oportunidad para aprovechar las lecciones aprendidas de la crisis y sentar las bases para el futuro. Al hacerlo, dan forma a ese futuro, en lugar de limitarse a esperar a que llegue la próxima crisis.
Como señala Ronald Heifetz, «[los líderes] aprovechan la turbulencia del presente para construir sobre el pasado y cerrarlo. En el proceso, cambian las reglas clave del juego, remodelan partes de la organización y redefinen el trabajo que realiza la gente».
Entonces, ¿cómo pueden las operaciones jurídicas redefinir la continuidad empresarial para la empresa, impulsando la Business Continuity Transformation™ (Transformación de la continuidad empresarial) del mismo modo que ya han fomentado la transformación digital? Algunas de esas estrategias se esbozaron en nuestra conferencia virtual de este año, en la que participaron una amplia gama de expertos del sector de las operaciones jurídicas.
Al introducir la continuidad del negocio para los procesos, no solo para los sistemas.
La copia de seguridad de los datos ha sido imprescindible para las empresas desde que comenzaron a utilizar sistemas informáticos. Hoy en día, las empresas necesitan hacer copias de seguridad no solo de sus datos, sino también de sus procesos. A medida que las empresas se expanden en el tiempo y el espacio y se enfrentan a amenazas cada vez mayores de rápida rotación, es más importante que nunca que los procesos y las vías que unen a las personas, los procesos y la tecnología no dependan de la memoria de uno o dos empleados veteranos.
Los procesos, al igual que los datos, deben almacenarse de manera que, cuando se produzca una crisis, sigan funcionando como su unidad de respaldo.
«La continuidad del negocio es un tema central en este momento... y no solo la continuidad de los sistemas, sino la continuidad funcional del negocio».
Katrina Keiffer, directora adjunta de Operaciones Jurídicas, Navistar Inc.
Saliendo adelante con lo que funciona
Cuando una empresa se enfrenta a una amenaza para su actividad habitual, la nueva situación suele exigir que tanto los empleados como los empleadores experimenten con nuevas soluciones y nuevas formas de abordar el problema. No todos los experimentos tienen éxito, pero activar esta mentalidad adaptativa es la única forma de construir un éxito sostenible a largo plazo.
¿Cuándo un experimento funciona y ayuda a las personas a realizar su trabajo de manera más eficiente, o fomenta el cumplimiento a largo plazo de un nuevo enfoque o una práctica recomendada? Es una gran oportunidad para aprovechar el apoyo de la comunidad y hacer crecer exponencialmente una historia de éxito. Una implementación exitosa puede ser el punto de inflexión para la transformación digital y, en última instancia, para la resiliencia de la continuidad del negocio.
«La gente se ha puesto en contacto con nosotros para preguntarnos sobre ThinkSmart y decirnos: ¿cómo lo habéis hecho? ¿Podemos aprender algo? ... [La COVID-19] ha acelerado algunos proyectos que estaban previstos para este año».
Andy Cooper, director de operaciones jurídicas, IDEXX Laboratories
Al invertir en herramientas flexibles
Legal Ops ayudará a las empresas a transformar su planificación y ejecución de la continuidad, de modo que estén preparadas tanto para las demandas inmediatas (como la COVID-19) como para futuras interrupciones o retos, incluidos los probables cambios permanentes en la forma de hacer negocios de las empresas una vez superada la crisis actual.
Los equipos equipados con las herramientas adecuadas tendrán la flexibilidad y agilidad necesarias para liderar la transformación de la planificación y ejecución de la continuidad de la empresa , de modo que esta pueda responder rápidamente a los efectos permanentes de cualquier crisis, o incluso anticiparse de forma proactiva a sus efectos.
Hay muchos procesos que deben gestionarse con soluciones de software flexibles que puedan configurarse y reconfigurarse sobre la marcha a medida que surgen nuevos retos.
«Creemos que la primera característica de un departamento jurídico del futuro es que sea ágil».
Kevin Clem, director comercial, HBR Consulting
Mediante la gestión permanente de plantillas que trabajan a distancia.
El genio realmente ha salido de la lámpara: a medida que las empresas descubren que el teletrabajo es eficiente y eficaz, más empleados seguirán trabajando a distancia una vez que haya pasado la pandemia. La calidad de la colaboración remota será fundamental para el éxito futuro y exigirá mejores plataformas y procesos.
Esto significa que las herramientas que impulsan la colaboración, como las conferencias web, las plataformas de colaboración como Slack o las soluciones de automatización de flujos de trabajo y gestión jurídica empresarial con funciones de colaboración integradas, se han convertido en elementos clave de cualquier conjunto de tecnologías jurídicas, ya que los departamentos jurídicos internos miran hacia el futuro.
«Los beneficios inmediatos que vemos son las automatizaciones del tipo flujo de trabajo o el traslado de hojas de cálculo a bases de datos: cosas muy sencillas que permiten crear informes y compartir datos de forma remota...».
Gary Tully, director de Operaciones Jurídicas, Gilead Sciences
«El simple hecho de tener... nuestros diferentes acuerdos, acuerdos de confidencialidad y aprobaciones de contratos de forma remota, tal y como ocurre con la tecnología en la nube, ha facilitado considerablemente la transición a ese [trabajo desde casa]».
Andy Cooper, director de operaciones jurídicas, IDEXX Laboratories
Sustituyendo el papel de una vez por todas
Los procesos basados en papel están quedando obsoletos. obsoletos, sustituidos por formularios, documentos y procesos digitalizados. Para aquellos que no creían que «el papel había muerto», la COVID-19 lo ha confirmado. Y el cambio significa que las empresas innovarán y explorarán nuevas formas de trabajar, después de deshacerse de sus trituradoras de papel y tirar a la basura los viejos archivadores.
Esto significa que las facturas en papel de los bufetes de abogados también han quedado obsoletas; la facturación electrónica proporciona la estructura más eficaz para un programa de gestión de gastos legales que gestiona adecuadamente la facturación de abogados externos y otros terceros.
En la misma línea, la firma de contratos en papel también ha desaparecido: una solución integrada de gestión jurídica empresarial (ELM) y automatización del flujo de trabajo puede digitalizar el proceso de solicitud, aprobación y firma de contratos, rematándolo con una integración perfecta de la firma electrónica. Los contratos simples y repetitivos, como los acuerdos de confidencialidad, pueden automatizarse para su autoservicio, lo que alivia en gran medida la carga de trabajo del departamento jurídico.
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