Les opérations juridiques et la continuité des activités, partie 3 : conduire un changement permanent
Dans les deux précédents articles de cette série, nous avons examiné comment les équipes des opérations juridiques avaient géré des crises soudaines, en particulier la pandémie de coronavirus. Mais qu'en est-il des perturbations futures ?
Le véritable changement doit avoir lieu une fois la crise stabilisée. Une fois que les patients qui se sont remis d'une crise cardiaque se sont stabilisés, seuls 80 % d'entre eux environ modifient leurs habitudes de vie de manière à prévenir une nouvelle crise. Le succès initial de la procédure peut leur donner un faux sentiment de sécurité, et la perspective de changer de régime alimentaire ou d'exercice physique est souvent peu attrayante.
Les entreprises commettent souvent la même erreur après qu'une crise semble avoir été gérée : elles oublient qu'elles doivent se préparer et s'adapter pour gérer la nouvelle réalité que la crise a laissée derrière elle.
Que doivent donc faire les professionnels des opérations juridiques lorsque leur entreprise annonce qu'elle reprend ses activités habituelles, lorsque les gouvernements autorisent les employés à retourner au bureau ou après la distribution d'un vaccin ? Qu'est-ce que Quelle est la le nouveau "business as usual" ? Les services juridiques peuvent profiter de cette occasion pour tirer les leçons de la crise et jeter les bases de l'avenir. Ce faisant, elles façonnent l'avenir, au lieu de se contenter d'attendre la prochaine crise.
Comme le souligne Ronald Heifetz, "[les dirigeants] utilisent les turbulences du présent pour s'appuyer sur le passé et y mettre un terme. Ce faisant, ils modifient les principales règles du jeu, remodèlent certaines parties de l'organisation et redéfinissent le travail des gens".
Comment, alors, les Legal Ops peuvent-ils redéfinir la continuité d'activité pour l'entreprise - en conduisant la Business Continuity Transformation™ de lamême manière qu'ils ont déjà favorisé la transformation numérique ? Certaines de ces stratégies ont été exposées lors de notre conférence virtuelle de cette année, à laquelle ont participé un large éventail d'experts du secteur des Legal Ops.
En introduisant la continuité des activités pour les processus, et pas seulement pour les systèmes
La sauvegarde des données est une nécessité pour les entreprises depuis qu'elles utilisent des systèmes informatiques. Aujourd'hui, les entreprises ont besoin de sauvegarder non seulement leurs données, mais aussi leurs processus. Alors que les entreprises s'étendent dans le temps et dans l'espace et qu'elles sont de plus en plus menacées par une rotation rapide, il est plus que jamais essentiel que les processus et les voies qui unissent les personnes, les processus et la technologie ne dépendent pas de la mémoire d'un ou deux employés avertis.
Les processus, tout comme les données, doivent être stockés de manière à rester opérationnels en cas de crise, tout comme votre disque de sauvegarde.
"La continuité des activités est un thème central à l'heure actuelle... et pas seulement la continuité des systèmes, mais aussi la continuité fonctionnelle des activités.
Katrina Keiffer, directrice adjointe des opérations juridiques, Navistar Inc.
En allant de l'avant avec ce qui fonctionne
Lorsqu'une entreprise est confrontée à une menace pour le BAU, la nouvelle situation exige souvent que les employés et les employeurs expérimentent de nouvelles solutions et de nouvelles façons d'aborder le problème. Toutes les expériences ne sont pas couronnées de succès, mais l'activation de cet état d'esprit adaptatif est le seul moyen de construire un succès durable et à long terme.
Lorsqu'une expérience fonctionne et aide les gens à travailler plus efficacement, ou qu'elle favorise le respect à long terme d'une nouvelle approche ou d'une meilleure pratique, c'est une excellente occasion de tirer parti du soutien de la communauté et de faire croître l'histoire de la réussite de manière exponentielle. C'est une excellente occasion de tirer parti du soutien de la communauté et de faire croître la réussite de manière exponentielle. Un déploiement réussi peut être le point de basculement vers la transformation numérique et, en fin de compte, vers la résilience de la continuité des activités.
"Les gens nous ont contactés au sujet de ThinkSmart et nous ont demandé comment vous aviez fait cela. Pouvons-nous apprendre des choses ? ... [COVID-19] a en fait accéléré quelques projets qui étaient en cours de préparation pour cette année".
Andy Cooper, responsable des opérations juridiques, IDEXX Laboratories
En investissant dans des outils flexibles
Legal Ops aidera les entreprises à transformer leur planification et leur exécution de la continuité afin qu'elles soient préparées à la fois aux demandes immédiates (comme COVID-19) et aux perturbations ou défis futurs, y compris les changements permanents probables dans la façon dont les entreprises exercent leurs activités une fois la crise actuelle passée.
Les équipes équipées des bons outils auront la souplesse et l'agilité nécessaires pour conduire l'entreprise dans la transformation de la planification et de l'exécution de la continuité afin qu'elle puisse réagir rapidement aux effets permanents d'une crise, voire anticiper ses effets.
De nombreux processus doivent être gérés à l'aide de solutions logicielles flexibles qui peuvent être configurées et reconfigurées à la volée au fur et à mesure que de nouveaux défis se présentent.
"Nous pensons que la première caractéristique d'un service juridique du futur est d'être agile".
Kevin Clem, directeur commercial, HBR Consulting
En gérant les effectifs à distance en permanence
Le génie est vraiment sorti de la bouteille : À mesure que les entreprises constateront l'efficacité de la main-d'œuvre à distance, de plus en plus d'employés continueront à travailler à distance une fois l'épidémie passée. La qualité de la collaboration à distance sera au cœur de la réussite future et nécessitera de meilleures plates-formes et de meilleurs processus.
Cela signifie que les outils qui favorisent la collaboration - comme les conférences en ligne, les plateformes de collaboration telles que Slack, ou les solutions d'automatisation des flux de travail et de gestion juridique d'entreprise avec des fonctions de collaboration intégrées - sont devenus des éléments clés de toute pile technologique juridique, alors que les services juridiques internes se tournent vers l'avenir.
"Les gains rapides que nous constatons sont des automatisations de type flux de travail ou le passage de feuilles de calcul à des bases de données : des choses très simples qui permettent d'établir des rapports et de partager des données à distance..."
Gary Tully, responsable des opérations juridiques, Gilead Sciences
"Le simple fait d'avoir... nos différents accords, NDA et approbations contractuelles à distance dans une technologie en nuage a rendu la transition vers cela [WFH] beaucoup plus facile".
Andy Cooper, responsable des opérations juridiques, IDEXX Laboratories
En remplaçant le papier, une fois pour toutes
Les processus basés sur le papier deviennent obsolètesIls sont remplacés par des formulaires, des documents et des processus numérisés. Pour ceux qui ne croyaient pas que "le papier est mort", COVID-19 l'a confirmé. Ce changement signifie que les entreprises vont innover et explorer de nouvelles méthodes de travail, après avoir mis au rebut leurs déchiqueteuses de papier et jeté les vieux classeurs à la poubelle.
La facturation électronique offre la structure la plus efficace pour un programme de gestion des dépenses juridiques qui gère correctement la facturation des avocats externes et des autres tiers.
Dans le même ordre d'idées, l'exécution des contrats sur papier est également en voie d'extinction : une solution intégrée de gestion juridique d'entreprise (ELM) et d'automatisation des flux de travail peut numériser le processus de demande, d'approbation et d'exécution des contrats, et compléter le tout par une intégration transparente de la signature électronique. Les contrats répétitifs simples, tels que les accords de confidentialité, peuvent être automatisés en libre-service, ce qui soulage considérablement le service juridique.
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