2021 fue otro año de hacer más con menos, y para muchas empresas eso significó depender de la tecnología para que los negocios esenciales siguieran avanzando.
Aquellos que utilizaron la automatización de flujos de trabajo, como la solución TAP de Mitratech, consiguieron precisamente eso: automatizar tareas tediosas, colaborar entre departamentos y zonas horarias, racionalizar entradas, contratos y firmas que antes eran manuales, todo ello manteniendo la seguridad, la confianza y su cordura (en su mayoría).
Viajemos atrás en el tiempo y echemos un vistazo a una cuenta atrás de, según los comentarios que recibimos de nuestros usuarios, los cinco principales casos de uso de automatización de flujos de trabajo de las empresas de 2021.
Aprobación de contratos y flujo de trabajo de firmas - Departamentos Jurídico, de Ventas y de Compras
¿Puede nombrar un proceso que requiera más idas y venidas que un partido de tenis? La aprobación de contratos. También requieren una delicada gestión de las relaciones y acciones sensibles al tiempo. Por lo tanto, no es de extrañar que los equipos estén aprovechando la tecnología de automatización como una extensión de su equipo para organizar y desarrollar flujos de trabajo mejores y más estratégicos. La automatización de flujos de trabajo hace que el proceso relacionado con los contratos sea tan fluido y sencillo como 1-2-3.
- Rellene un formulario de solicitud de admisión diseñado con rellenos previos de datos históricos o de usuario, texto de ayuda y campos obligatorios.
- La lógica empresarial inteligente dirige el formulario al aprobador adecuado, que puede solicitar más información, colaborar o escalar.
- Una vez aprobado, el documento se genera con cláusulas dinámicas, el contrato pasa por la firma electrónica y se almacena automáticamente en un repositorio seguro.
Antes creábamos nuestra propia hoja de cálculo para hacer el seguimiento, pero ahora la herramienta TAP lo hace todo por ti. Se puede ver al instante en qué fase del proceso se encuentra un documento y qué es lo último que se ha hecho con él. Ahorra mucho tiempo". - Gestor principal de contratos y proyectos
(CSAT) Encuesta de satisfacción del cliente - Departamento de Apoyo
Todo el mundo está de acuerdo en que el feedback hace mejores a los equipos, lo que sin duda crea una experiencia de asistencia más eficaz y eficiente. Pero, yendo un paso más allá y preguntándonos: ¿cómo se recopila, utiliza y almacena ese feedback?
Mediante la automatización de este proceso con TAP, los departamentos de soporte y servicio pueden solicitar opiniones a los clientes cuando se cierran los tickets o cuando se producen otros desencadenantes personalizables. Los gestores pueden recopilar y ver los comentarios en tiempo real aprovechando las amplias funciones de datos y análisis de TAP. Los usuarios pueden incluso crear rutas de escalado para recopilar comentarios adicionales o mitigar la insatisfacción del cliente.
Enviamos una encuesta automática a cada cliente al finalizar cada caso. Los comentarios positivos que recibimos en esas comunicaciones son una forma estupenda de reconocer y recompensar a los miembros de nuestro equipo por sus contribuciones" - Director de soporte técnico.
Gestión de incidentes - Departamento de Siniestros
Cuando una pieza de maquinaria se rompe o deja de funcionar, la mente se precipita inmediatamente a la pregunta: ¿cómo lo arreglo? Y, por desgracia, en este caso no se necesita un cinturón de herramientas. Para la mayoría, lo que viene inmediatamente después implica reclamaciones en papel, formularios, largas llamadas telefónicas con música de ascensor desfasada y demasiado tiempo sin una máquina que funcione.
¡Corp! Magazine descubrió que "las empresas estadounidenses malgastan 8.000 millones de dólares al año sólo en la gestión del papel. A una organización le cuesta una media de 20 dólares archivar un documento, 120 dólares encontrar un documento extraviado y 220 dólares reproducir un documento perdido". Toda esa gestión de papel se acumula rápidamente. ¿Por qué no eliminar el desorden del proceso? Las empresas que aprovechan la tecnología de automatización de flujos de trabajo ven cómo los tiempos de procesamiento se reducen drásticamente, al tiempo que aumentan la satisfacción y la fidelidad de los clientes.
Con la solución de automatización de flujos de trabajo de Mitratech, TAP, todos los formularios se pueden cumplimentar prácticamente en cualquier lugar y en cualquier momento. Con más información, seguimiento del estado y actualizaciones informativas, todo ello a través de un proceso automatizado de gestión de incidencias creado por los usuarios. Las empresas que dicen adiós a los flujos de trabajo heredados y al sabor de los sobres suelen ser testigos de la eficacia de la automatización del flujo de trabajo casi de inmediato. Al crear numerosos flujos de trabajo "configúralos y olvídate de ellos" en profundidad, los equipos observan un aumento del tiempo disponible para tomar decisiones más importantes e impactantes.
Existe la posibilidad de ahorrar 4 millones de dólares creando un portal de reclamaciones. Esencialmente, una toma de datos de diferentes fuentes, incluidos los clientes que buscan presentar reclamaciones, demandar a un concesionario o asuntos relacionados con talleres de reparación afiliados. Esto no sólo agilizó el proceso en el que la empresa recopila reclamaciones y asuntos potenciales, sino que también reduce los honorarios que cobran los bufetes de abogados (ya no pueden cobrar por hora cuando es obvio que sólo fueron 15 minutos de trabajo)." - Responsable de gestión de siniestros, fabricante de automóviles
Comprobación sanitaria de verificación de vacunas - Departamento de RRHH
Una cosa que hemos aprendido en los últimos dos años es que las normas y la regulación en torno a COVID-19 seguirán evolucionando rápidamente. Los equipos están utilizando soluciones de automatización ágiles y flujos de trabajo diseñados para ayudarles a gestionar los retos específicos de COVID con el fin de mantener el cumplimiento, la flexibilidad y la seguridad a la vez que se cumplen las normativas locales y gubernamentales para mantener a salvo a los empleados. Tanto las universidades como las empresas eligen TAP por su rápida implantación, fácil adopción, seguridad de los datos y responsabilidad en tiempo real.
Las empresas que dicen adiós a los flujos de trabajo heredados y al sabor de los sobres suelen comprobar la eficacia de la automatización de los flujos de trabajo casi de inmediato.
La razón por la que elegimos TAP para construir nuestro proceso Covid es que es fácil de usar y no se necesita formación para que el usuario se familiarice con la aplicación... nos llevó muy poco tiempo diseñar e implantar, nuestra versión inicial se construyó e implantó en sólo dos semanas". - Desarrollador de flujos de trabajo y analista de procesos empresariales
Ask Legal: Portal de solicitud de servicios jurídicos - Todos los departamentos
Cuando tus equipos son globales y necesitas ayuda del departamento jurídico pero no sabes a quién o dónde preguntar, ¿a dónde puedes acudir? No faltan herramientas de comunicación virtual como teams, Zoom y Slack, pero la mayoría de las veces, las preguntas correctas se hacen a las personas equivocadas. Lo que provoca que una simple pregunta se convierta en una búsqueda inútil y un montón de trabajo perdido para todos los implicados.
En el marco de la automatización del flujo de trabajo de TAP, las empresas utilizan los portales de solicitudes de servicios jurídicos como fuente centralizada para las cuestiones englobadas en tipos de contratos comunes. Gracias a las vistas del panel de control, los recordatorios y el enrutamiento inteligente, todas las solicitudes se pueden encontrar y almacenar en una ubicación central, lo que evita que se acumulen en un buzón de correo o que los empleados se queden atascados.
[Es una ventanilla única para que los empleados hagan preguntas. El departamento jurídico puede asignar fácilmente las solicitudes a los revisores adecuados basándose en una lógica condicional. Se ha pasado de un proceso manual repleto de seguimientos de solicitudes o de respuestas a la misma pregunta que podría haber estado en un FAQ a un proceso racionalizado para que el tiempo de resolución sea más rápido y el personal pueda realizar un trabajo de mayor valor" - Senior Legal Operations Analyst
