El 2021 fue otro año en el que hubo que hacer más con menos, lo que para muchas empresas significó confiar en la tecnología para mantener el avance de sus actividades esenciales.
Quienes utilizaron la automatización de flujos de trabajo, como la solución TAP de Mitratech, lograron precisamente eso: automatizar tareas tediosas, colaborar entre departamentos y zonas horarias, agilizar los procesos que antes se realizaban manualmente, como la recepción de solicitudes, la firma de contratos y la firma de documentos, todo ello manteniendo la seguridad, la confianza y la cordura (en su mayor parte).
Viajemos al pasado y echemos un vistazo a la cuenta atrás de los cinco casos de uso de automatización de flujos de trabajo más importantes de las empresas en 2021, según los comentarios que hemos recibido de nuestros usuarios.
Flujo de trabajo de aprobación y firma de contratos – Departamentos Jurídico, Comercial y de Compras
¿Se te ocurre algún proceso que requiera más idas y venidas que un partido de tenis? La aprobación de contratos. Además , requieren una delicada gestión de las relaciones y acciones urgentes . Por lo tanto, no es de extrañar que los equipos estén aprovechando la tecnología de automatización como una extensión de su equipo para organizar y desarrollar flujos de trabajo mejores y más estratégicos. La automatización del flujo de trabajo hace que el proceso relacionado con los contratos sea tan sencillo y fácil como contar hasta tres.
- Rellene un formulario de solicitud de admisión diseñado con datos prellenados del usuario o históricos, texto de ayuda y campos obligatorios.
- La lógica empresarial inteligente envía el formulario al aprobador adecuado, quien puede solicitar más información, colaborar o escalar el caso.
- Una vez aprobado, el documento se genera con cláusulas dinámicas, el contrato se envía para su firma electrónica y se almacena automáticamente en un repositorio seguro.
Antes, creábamos nuestra propia hoja de cálculo para realizar el seguimiento, pero ahora la herramienta TAP lo hace todo por ti. Puedes ver al instante en qué fase del proceso se encuentra un documento y qué ha ocurrido con él por última vez, sin necesidad de realizar un seguimiento manual. Esto supone un gran ahorro de tiempo». – Director sénior de Contratos y Proyectos
(CSAT) Encuesta de satisfacción del cliente – Departamento de asistencia técnica
Todo el mundo está de acuerdo en que los comentarios mejoran los equipos, lo que sin duda crea una experiencia de asistencia más eficaz y eficiente. Pero, yendo un paso más allá y preguntándonos: ¿cómo se recopilan, utilizan y almacenan esos comentarios?
Al automatizar este proceso con TAP, el servicio de asistencia y atención al cliente puede solicitar comentarios a los clientes cuando se cierran los tickets o en función de otros desencadenantes personalizables. Los gerentes pueden recopilar y ver los comentarios en tiempo real aprovechando las amplias funciones de datos y análisis de TAP. Los usuarios pueden incluso crear rutas de escalamiento para recopilar comentarios adicionales o mitigar la insatisfacción de los clientes.
Enviamos una encuesta automática a todos los clientes al finalizar cada caso. Los comentarios positivos que recibimos en esas comunicaciones son una forma estupenda de reconocer y recompensar a los miembros de nuestro equipo por sus contribuciones». – Gerente de asistencia técnica
Gestión de incidentes – Departamento de reclamaciones
Cuando una máquina se estropea o deja de funcionar, inmediatamente te surge la pregunta: ¿cómo lo arreglo? Y, lamentablemente, en este caso no hace falta ningún cinturón de herramientas. Para la mayoría, lo que viene inmediatamente después son reclamaciones en papel, formularios, largas llamadas telefónicas con música de ascensor anticuada y demasiado tiempo sin una máquina que funcione.
Corp! Magazine descubrió que «las empresas estadounidenses desperdician 8000 millones de dólares al año solo en la gestión del papel. A una organización le cuesta una media de 20 dólares archivar un documento, 120 dólares encontrar un documento extraviado y 220 dólares reproducir un documento perdido». Toda esa gestión del papel se acumula rápidamente. Entonces, ¿por qué no eliminar el desorden del proceso? Las empresas que aprovechan la tecnología de automatización del flujo de trabajo ven cómo se reducen drásticamente los tiempos de procesamiento, al tiempo que aumenta la satisfacción y la fidelidad de los clientes.
Con la solución de automatización de flujos de trabajo de Mitratech, TAP, todos los formularios se pueden completar prácticamente en cualquier lugar y en cualquier momento. Con información adicional, seguimiento del estado y actualizaciones informativas, todo ello a través de un proceso automatizado de gestión de incidencias creado por los usuarios. Las empresas que se despiden de los flujos de trabajo heredados y del sabor de los sobres tienden a ser testigos de la eficacia de la automatización de flujos de trabajo casi de inmediato. Al crear numerosos flujos de trabajo en profundidad del tipo «configúralo y olvídalo», los equipos están viendo un aumento en el tiempo disponible para tomar decisiones más importantes y con mayor impacto.
Existe la posibilidad de ahorrar 4 millones de dólares creando un portal para reclamaciones. Básicamente, se trata de recopilar datos de diferentes fuentes, incluidos los clientes que desean presentar reclamaciones, demandar a concesionarios o cuestiones relacionadas con talleres de reparación afiliados. Esto no solo agilizó el proceso mediante el cual la empresa recopila reclamaciones y posibles asuntos, sino que también redujo los honorarios que cobran los bufetes de abogados (ya no pueden cobrar por hora cuando es obvio que solo han dedicado 15 minutos al trabajo). – Responsable de gestión de reclamaciones, fabricante de automóviles
Verificación de vacunas Control de salud – Departamento de Recursos Humanos
Una cosa que hemos aprendido en los últimos dos años es que las normas y regulaciones relacionadas con la COVID-19 seguirán evolucionando rápidamente. Los equipos están utilizando soluciones de automatización ágiles y flujos de trabajo diseñados para ayudarles a gestionar los retos específicos de la COVID, con el fin de mantener el cumplimiento normativo, la flexibilidad y la seguridad, al tiempo que se siguen las regulaciones locales y gubernamentales para garantizar la seguridad de los empleados. Tanto las universidades como las empresas están eligiendo TAP por su rápida implementación, fácil adopción, seguridad de los datos y responsabilidad en tiempo real.
Las empresas que se despiden de los flujos de trabajo tradicionales y del sabor de los sobres suelen comprobar la eficacia de la automatización de los flujos de trabajo casi de inmediato.
La razón por la que elegimos TAP para crear nuestro proceso Covid es que es fácil de usar y no es necesario formar al usuario para que se familiarice con la aplicación... Nos llevó muy poco tiempo diseñarlo e implementarlo, nuestra versión inicial se creó e implementó en solo dos semanas». – Desarrollador de flujos de trabajo y analista de procesos empresariales
Pregunte a Legal: Portal de solicitud de servicios legales – Todos los departamentos
Cuando tus equipos son globales y necesitas ayuda legal, pero no sabes a quién o dónde acudir, ¿a quién puedes recurrir? No faltan herramientas de comunicación virtual como Teams, Zoom y Slack, pero la mayoría de las veces las preguntas correctas se hacen a las personas equivocadas. Esto hace que una simple pregunta se convierta en una búsqueda inútil y en una gran pérdida de tiempo para todos los involucrados.
Dentro de TAP Workflow Automation, las empresas descubren que están aprovechando los portales de solicitud de servicios jurídicos como fuente centralizada para las preguntas relacionadas con los tipos de contratos más comunes. Gracias a las vistas del panel de control, los recordatorios y el enrutamiento inteligente, todas las solicitudes se pueden encontrar y almacenar en una ubicación central, lo que evita que se acumulen en un buzón general o que sobrecarguen a los empleados.
[Es] un punto único para que los empleados planteen sus preguntas. El departamento jurídico puede clasificar fácilmente las solicitudes y enviarlas a los revisores adecuados basándose en la lógica condicional. Esto pasó de ser un proceso manual lleno de seguimientos de solicitudes o respuestas a la misma pregunta que podría haber estado en una sección de preguntas frecuentes, a un proceso optimizado para agilizar la resolución y permitir que el personal realice tareas de mayor valor». – Analista sénior de operaciones jurídicas
