Les 5 principaux cas d'utilisation de l'automatisation des flux de travail en 2021

Remontons dans le temps et jetons un coup d'œil au compte à rebours des cinq principaux cas d'utilisation de l'automatisation des flux de travail dans les entreprises de 2021, selon les commentaires que nous avons reçus de nos utilisateurs.

Flux de travail pour l'approbation et la signature des contrats - Services juridiques, ventes, achats

Pouvez-vous citer un processus qui nécessite plus de va-et-vient qu'un match de tennis ? L'approbation des contrats. Elles nécessitent également une gestion délicate des relations et des actions sensibles au facteur temps. Il n'est donc pas surprenant que les équipes exploitent la technologie d'automatisation comme une extension de leur équipe pour organiser et développer des flux de travail meilleurs et plus stratégiques. L'automatisation des flux de travail rend les processus liés aux contrats aussi transparents et faciles que 1-2-3.

1. Remplir un formulaire de demande d'admission conçu avec des pré-remplissages de données utilisateur ou historiques, un texte d'aide et des champs obligatoires.
2. Une logique commerciale intelligente achemine le formulaire vers l'approbateur approprié qui peut demander plus d'informations, collaborer ou escalader.
3. Une fois approuvé, le document est généré avec des clauses dynamiques, le contrat passe par la signature électronique et est automatiquement stocké dans un référentiel sécurisé.

Auparavant, nous devions créer notre propre feuille de calcul pour assurer le suivi, mais l'outil TAP s'en charge désormais pour vous. Vous pouvez instantanément voir où en est un document dans le processus et ce qu'il en est advenu pour la dernière fois - aucun suivi manuel n'est nécessaire. Cela permet de gagner beaucoup de temps. - Gestionnaire principal de contrats et de projets

(CSAT) Enquête de satisfaction auprès des clients - Service d'appui

Tout le monde s'accorde à dire que le retour d'information améliore les équipes, ce qui crée sans aucun doute une expérience d'assistance plus efficace et plus efficiente. Mais si l'on va plus loin et que l'on se demande comment ce retour d'information est collecté, utilisé et stocké, il faut se poser la question suivante : comment le retour d'information est-il collecté, utilisé et stocké ?

En automatisant ce processus avec TAP, le support et le service peuvent demander un retour d'information aux clients lorsque les tickets sont fermés ou lors d'autres déclenchements personnalisables. Les responsables peuvent recueillir et consulter les commentaires en temps réel en tirant parti des nombreuses fonctions de données et d'analyse de TAP. Les utilisateurs peuvent même créer des voies d'escalade pour recueillir des commentaires supplémentaires ou atténuer l'insatisfaction des clients.

Nous envoyons une enquête automatisée à chaque client à la fin de chaque affaire. Les commentaires positifs que nous recevons dans ces communications sont un excellent moyen pour moi de reconnaître et de récompenser les membres de notre équipe pour leurs contributions" - Responsable de l'assistance technique

Gestion des incidents - Service des réclamations 

Lorsqu'une machine se casse ou cesse de fonctionner, on se demande immédiatement comment la réparer. Et malheureusement, dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'avoir une ceinture à outils. Pour la plupart des gens, ce qui vient immédiatement après, ce sont des demandes de remboursement sur papier, des formulaires, de longs appels téléphoniques avec une musique d'ascenseur désuète et trop de temps sans machine en état de marche.

Corp ! Magazine a constaté que "les entreprises américaines gaspillent 8 milliards de dollars par an pour la seule gestion du papier. Il en coûte en moyenne 20 dollars à une entreprise pour classer un document, 120 dollars pour retrouver un document égaré et 220 dollars pour reproduire un document perdu". Toute cette gestion du papier s'accumule rapidement. Alors pourquoi ne pas désencombrer le processus ? Les entreprises qui tirent parti de la technologie d'automatisation des flux de travail voient les délais de traitement se réduire considérablement, tandis que la satisfaction et la fidélité des clients augmentent simultanément.

Avec la solution d'automatisation des flux de Mitratech, TAP, tous les formulaires peuvent être remplis pratiquement n'importe où et n'importe quand. Avec des informations supplémentaires, un suivi du statut et des mises à jour informatives, le tout grâce à un processus de gestion des incidents automatisé créé par les utilisateurs. Les entreprises qui disent adieu aux flux de travail hérités et au goût des enveloppes ont tendance à constater l'efficacité de l'automatisation des flux de travail presque immédiatement. En créant de nombreux flux de travail approfondis, les équipes constatent qu'elles disposent de plus de temps pour prendre des décisions plus importantes et ayant plus d'impact.

Il est possible d'économiser 4 millions de dollars en créant un portail pour les réclamations. Il s'agit essentiellement d'un recueil de données provenant de différentes sources, notamment de clients souhaitant déposer des réclamations, poursuivre un concessionnaire ou des problèmes liés à des ateliers de réparation affiliés. Cette initiative a non seulement permis de rationaliser le processus de collecte des réclamations et des affaires potentielles, mais aussi de réduire les honoraires des cabinets d'avocats (il n'est plus possible de facturer à l'heure lorsqu'il est évident que le travail n'a duré que 15 minutes)". - Responsable de la gestion des sinistres, constructeur automobile

Ask Legal : Portail de demande de services juridiques - Tous les départements 

Lorsque vos équipes sont internationales et que vous avez besoin d'une aide juridique, mais que vous ne savez pas à qui ou à qui demander, vers qui vous tourner ? Les outils de communication virtuelle tels que teams, Zoom et Slack ne manquent pas, mais la plupart du temps, les bonnes questions sont posées aux mauvaises personnes. Une simple question se transforme alors en une véritable chasse à l'oie et en une perte de temps pour toutes les parties concernées.

Dans le cadre de l'automatisation des flux de travail de TAP, les entreprises utilisent les portails de demandes de services juridiques comme source centralisée pour les questions relevant de types de contrats communs. Grâce à des tableaux de bord, des rappels et un routage intelligent, toutes les demandes peuvent être trouvées et stockées dans un emplacement central - évitant ainsi qu'elles ne se retrouvent dans une boîte aux lettres fourre-tout ou qu'elles n'alourdissent le travail des employés.

[C'est un guichet unique où les employés peuvent poser des questions. Le service juridique peut facilement trier les demandes vers les bons examinateurs sur la base d'une logique conditionnelle. Nous sommes passés d'un processus manuel plein de suivis de demandes ou de réponses à la même question qui aurait pu figurer dans une FAQ à un processus rationalisé pour un temps de résolution plus rapide et un travail à plus forte valeur ajoutée à effectuer par le personnel" - Analyste principal des opérations juridiques