En otoño de cada año, los contratistas y subcontratistas federales tienen la obligación de presentar informes anuales a la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) y al Servicio de Empleo y Formación de Veteranos (VETS). Aunque esto se ha convertido en una especie de ritual anual, las organizaciones que puedan ser revisadas por la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de Estados Unidos deben prestar especial atención a estos informes durante 2015. Hay cambios en el informe debido a VETS, y hay nuevas ramificaciones en la forma en que se reporta la información a la EEOC.
Los informes VETS-100 y VETS-100A
Los contratistas y subcontratistas federales llevan varios años presentando un informe al VETS. El informe original facilitado a VETS, el VETS-100, solicitaba información sobre las clases de veteranos cubiertas por las versiones anteriores de la normativa sobre veteranos protegidos. Estas clases eran las siguientes
- Veteranos de Vietnam
- Veteranos recientemente separados del servicio (es decir, personas con menos de un año de separación del servicio)
- Otros veteranos protegidos (es decir, veteranos en servicio activo en tiempos de guerra/con insignias de campaña)
- Veteranos discapacitados especiales
Tras la aprobación de la Ley de Empleo para Veteranos en 2002, la normativa sobre veteranos acabó modificándose, y se pidió a los contratistas y subcontratistas federales que cumplimentaran una versión revisada del informe VETS, el VETS-100A. El VETS-100A utilizaba las clases que actualmente están protegidas por la normativa federal. Estas clases son las siguientes
- Veteranos recientemente separados del servicio (es decir, personas con menos de tres años de separación del servicio)
- Otros veteranos protegidos (es decir, veteranos en servicio activo en tiempos de guerra/con insignias de campaña)
- Veteranos discapacitados (básicamente una ligera variante de Veteranos discapacitados especiales)
- Veteranos con medalla del servicio de las Fuerzas Armadas (categoría que incluye a los veteranos que han recibido una medalla del servicio de las Fuerzas Armadas por su participación en determinadas operaciones militares en las que no se concedió una insignia de campaña).
Las organizaciones que tenían contratos o subcontratos federales firmados a partir del 1 de diciembre de 2003 debían presentar el informe VETS-100A, mientras que las organizaciones que tenían contratos o subcontratos federales no modificados firmados antes de esa fecha debían presentar el informe VETS-100. Las organizaciones que tenían ambos tipos de contratos debían presentar los dos tipos de informes.
Los informes VETS-100 y VETS-100A tenían ciertos elementos comunes.
- Se pidió a las organizaciones que facilitaran información sobre el número de empleados dentro de cada una de las categorías de veteranos señaladas anteriormente, así como sobre el número total de empleados.
- También se pidió a las organizaciones que facilitaran información sobre el número de nuevas contrataciones dentro de cada una de las categorías de veteranos señaladas anteriormente, así como el número total de nuevas contrataciones.
- Los datos debían comunicarse por categoría EEO-1.
- En el caso de los empleadores con varias sedes, la información debía facilitarse para la sede central de la empresa y para cada una de las instalaciones de 50 o más empleados. Los centros de menos de 50 empleados podían declararse por separado o combinarse todos los centros de un mismo Estado.
En 2014, no debería haber ninguna organización en Estados Unidos obligada a presentar el informe VETS-100, ya que no debería haber contratos o subcontratos federales no modificados anteriores al 1 de diciembre de 2003 en poder de ninguna organización.
VETS modifica la naturaleza del informe anual sobre los veteranos protegidos
En 2014, el VETS anunció que iba a cambiar la forma en que se exigiría información a los contratistas y subcontratistas federales. El nuevo informe VETS, denominado informe VETS-4212, sigue solicitando información sobre los empleados y las nuevas contrataciones. Sin embargo, hay varios cambios importantes con respecto a los informes VETS-100 y VETS-100A.
- El informe VETS-4212 NO exige que las organizaciones informen sobre cada categoría de veterano protegido. En su lugar, las organizaciones deben proporcionar información sobre el número total de veteranos protegidos y el número total de empleados dentro de cada categoría EEO-1.
- El informe VETS-4212 NO exige que las organizaciones informen sobre las nuevas contrataciones dentro de cada categoría EEO-1. Si bien sigue siendo obligatorio informar sobre los empleados dentro de cada categoría EEO-1, informar sobre las nuevas contrataciones dentro de cada categoría EEO-1 es opcional para el informe VETS-4212. Las organizaciones aún deben informar sobre el número total de veteranos protegidos contratados y el total de todas las contrataciones.
Las organizaciones presentarán el informe VETS-4212 por primera vez en 2015. Ya no es obligatorio (ni opcional) presentar el informe VETS-100 ni el VETS-100A.
Ramificaciones del nuevo informe VETS-4212
Los cambios introducidos en el informe exigido por el VETS tienen ciertas ramificaciones sorprendentes para los contratistas y subcontratistas federales. En teoría, el informe VETS-4212 debería ser más fácil de cumplimentar para las organizaciones, puesto que ya no requiere la presentación de información sobre las contrataciones por categoría EEO-1, y ya no requiere la presentación de informes sobre cada clasificación individual de veterano protegido. Sin embargo, las organizaciones que tienen informes preestablecidos en sus sistemas de RRHH configurados para proporcionar automáticamente datos en los formatos que se encuentran en los informes VETS-100 o VETS-100A tendrán que trabajar con los proveedores en la reestructuración de estos informes para seguir los formatos que se encuentran en el informe VETS-4212.
La mayor sorpresa que se deriva de los cambios introducidos en el informe VETS-4212 se refiere a sus ramificaciones en el ámbito de las encuestas a los empleados. Los contratistas y subcontratistas federales han estado obligados, tanto por la normativa del VETS como por la de la OFCCP, a encuestar a los nuevos contratados para cada condición de veterano protegido. Cuando la OFCCP publicó su normativa revisada sobre veteranos en septiembre de 2013, el requisito de encuestar a las nuevas contrataciones (es decir, a los solicitantes después de la oferta) establecía que la encuesta debía seguir el formato utilizado en el informe debido al Servicio de Empleo y Formación de Veteranos. La OFCCP esperaba claramente que el VETS siguiera exigiendo que los contratistas y subcontratistas federales proporcionaran información sobre cada clasificación de veterano protegido por separado. En cambio, poco después de que entrara en vigor la normativa revisada de la OFCCP sobre veteranos, el VETS modificó sus requisitos de presentación de informes para que las organizaciones sólo tuvieran que informar sobre el número combinado de veteranos protegidos en lugar de informar sobre cada categoría de veterano protegido.
¿Qué significa esto para los contratistas y subcontratistas federales?
- Los contratistas y subcontratistas federales ya no están obligados a encuestar a los nuevos contratados para cada clasificación de veterano protegido. En su lugar, pueden encuestar a los nuevos empleados de la misma manera que encuestan a los solicitantes, preguntando si el nuevo empleado es un veterano protegido o no. La encuesta a los recién contratados debe proporcionar una definición de cada categoría de veterano protegido, pero NO debe ofrecer a los recién contratados la oportunidad de elegir una o más de estas categorías.
- Los contratistas y subcontratistas federales ya no informarán a VETS ni a OFCCP sobre cada categoría de veterano protegido. Ni VETS ni OFCCP dispondrán de datos sobre cuántos empleados pertenecen a una determinada categoría de veterano protegido.
El cambio en el informe VETS también tiene algunas ramificaciones extrañas para los contratistas y subcontratistas federales. Por ejemplo, hay una categoría, la de veteranos separados recientemente, que es una categoría basada en fechas. Dado que las organizaciones ya no están obligadas a solicitar información sobre cada categoría de veterano por separado, parece que tampoco existe la obligación de recabar información sobre la fecha de baja de los nuevos contratados. Así pues, algunos empleados que, de otro modo, dejarían de tener la condición de veteranos protegidos una vez transcurridos los tres años de separación del servicio, seguirán figurando en los sistemas de recursos humanos y en determinados informes como veteranos protegidos. Las organizaciones pueden considerar si deben recopilar información sobre si un nuevo empleado es un veterano recientemente separado junto con la fecha de baja de esa persona con el fin de proporcionar informes precisos a VETS. Sin embargo, no parece que ni la normativa de la OFCCP ni la del VETS exijan esta información.
Otro ejemplo: la normativa de la OFCCP ofrece ciertas protecciones a los veteranos discapacitados. Sin embargo, si las empresas dejan de estar obligadas a realizar encuestas para cada condición de veterano protegido por separado, no habrá forma de saber qué empleados entran en la categoría de veterano discapacitado. Eso significa que será difícil (si no imposible) saber qué empleados deben recibir las protecciones adicionales que se ofrecen a los veteranos discapacitados.
Nuevas ramificaciones del informe EEO-1
Aunque hay cambios significativos en el informe que se debe presentar al Servicio de Empleo y Formación de Veteranos, no hay cambios reales en el informe EEO-1 que se debe presentar a la EEOC este año. Los contratistas y subcontratistas federales (que no sean universidades) con 50 o más empleados deben presentar este informe antes del 30 de septiembre, y todos los empleadores con 100 o más empleados también deben presentarlo, independientemente de que sean contratistas o subcontratistas federales.
Los informes EEO-1 eran importantes anteriormente para la OFCCP porque ayudaban a formar la base de datos utilizada para seleccionar a los contratistas y subcontratistas federales para las revisiones de cumplimiento. Hay una casilla en el informe EEO-1 que formula una pregunta bastante enrevesada sobre si las organizaciones tienen contratos o subcontratos federales. Si una organización responde "Sí" a esta pregunta, la organización entra en la base de datos de la OFCCP, y se convierte en un sujeto potencial de una revisión de cumplimiento. Es importante señalar que las organizaciones que respondan falsamente "No" a esta pregunta están sujetas a sanciones civiles y penales.
La OFCCP ha exigido durante mucho tiempo la presentación de los informes EEO-1 como parte del paquete de elementos solicitados cuando se inicia una revisión de cumplimiento de acción afirmativa. Anteriormente, estos informes se solicitaban como punto 7 de la lista detallada que acompaña a la carta de apertura de una revisión de cumplimiento. El punto 7 se ha renumerado como punto 15 en la versión revisada del listado detallado que se publicó en octubre de 2014.
Con las revisiones del Manual de Cumplimiento de Contratos Federales (FCCM) de la OFCCP y la lista detallada de la OFCCP, existen nuevas ramificaciones para las organizaciones en relación con el informe EEO-1.
- El FCCM, que fue objeto de amplias revisiones en 2013, incluye una sección en la que se instruye a los oficiales de cumplimiento de la OFCCP para que realizar un análisis de tendencias de los informes EEO-1 presentados. Las organizaciones deben presentar tres años de informes EEO-1 al inicio de una revisión de cumplimiento, por lo que los funcionarios de cumplimiento tendrán tres años de datos para revisar. Los responsables del cumplimiento deben revisar la distribución de los puestos de trabajo dentro de la plantilla de una organización, los cambios numéricos en la plantilla total y en determinadas categorías EEO-1, y el aumento o disminución de la representación de minorías y mujeres en diversas áreas.
- El listado pormenorizado exige ahora que las organizaciones sometidas a una revisión de cumplimiento presenten datos individualizados sobre la remuneración de cada empleado en el análisis de la mano de obra del plan de acción afirmativa que se elabora en virtud de la Orden ejecutiva 11246. Entre los campos que deben presentarse sobre cada empleado junto con el salario base, la raza y el sexo son la categoría EEO-1 y el grupo de trabajo. Esto significa que la OFCCP puede comparar los datos individualizados que figuran en la presentación de la remuneración con los datos agregados que figuran en los informes EEO-1.
Medidas que deben adoptarse en relación con los informes EEO-1
Dado que la OFCCP está prestando más atención a los informes EEO-1 y a los datos individuales que pueden formar parte de estos informes, hay una serie de medidas que los contratistas y subcontratistas federales deben tener en cuenta.
- Revise los informes EEO-1 antes de presentarlos a la OFCCP como parte de una revisión de cumplimiento. Las organizaciones deben determinar qué podría encontrar la OFCCP al realizar análisis de tendencias de estos informes EEO-1.
- Determine si existen incoherencias entre los grupos de trabajo de acción afirmativa y las categorías EEO-1 asignadas a cada empleado. En muchas organizaciones, las categorías EEO-1 no son asignadas por el mismo conjunto de empleados que toman las decisiones sobre los grupos de trabajo de acción afirmativa. Si bien las asignaciones de grupos de trabajo deben corresponderse con las categorías EEO-1, no es inusual que haya incoherencias en estos dos conjuntos de datos. Por ejemplo, alguien que asigne categorías EEO-1 puede colocar a los gerentes de ventas externas en la categoría EEO-1 1.2 (Funcionarios y gerentes de primer/nivel medio) mientras que la persona que asigna grupos de trabajo puede colocar a los gerentes de ventas externas en un grupo de trabajo de ventas (que potencialmente sería la categoría EEO-1 4, Trabajadores de ventas). En el pasado, esto podría no haber sido un problema. Sin embargo, dado que la solicitud de compensación de la OFCCP ahora pide tanto la categoría EEO-1 como el grupo de trabajo, la agencia puede plantear preguntas sobre cualquier inconsistencia. Es importante que quienes asignan las categorías EEO-1 y quienes asignan los grupos de puestos trabajen juntos para elaborar informes coherentes.
- En el caso de empleadores con múltiples establecimientos, determine cómo se informará a la OFCCP la información correspondiente a cada establecimiento. Dado que la OFCCP utiliza la información de los informes EEO-1 como uno de los medios para determinar qué organizaciones y qué establecimientos se someterán a una revisión de cumplimiento, las organizaciones deben tomar una determinación estratégica respecto de cómo se mostrarán los establecimientos en los informes EEO-1. Algunos empleadores configuran sus planes de acción afirmativa de manera diferente a la forma en que configuran sus informes EEO-1. Por ejemplo, algunas organizaciones combinan instalaciones más pequeñas con otras más pequeñas. Por ejemplo, algunas organizaciones combinan establecimientos más pequeños con establecimientos más grandes en los informes EEO-1, pero excluyen estos establecimientos más pequeños del plan de acción afirmativa del establecimiento más grande. La OFCCP puede ahora comparar el número total de empleados en un informe EEO-1 con el número total en un plan de acción afirmativa presentado como parte de una revisión de cumplimiento, y puede plantear preguntas si estos totales no coinciden.
Más información
- La información sobre el informe EEO-1 de la EEOC puede encontrarse en el lugar donde se presenta el informe, que es http://www.eeoc.gov/employers/eeo1survey/.
- La información sobre el informe VETS-4212 de los Servicios de Veteranos y Formación puede encontrarse igualmente en el lugar donde se presenta el informe, que es http://www.dol.gov/vets/vets4212.htm.
- El Manual de Cumplimiento de Contratos Federales de la OFCCP puede consultarse en el sitio web de la OFCCP: http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/fccm/fccmanul.htm.
- La lista detallada revisada de la OFCCP, que incluye la nueva solicitud de información sobre retribuciones, puede consultarse en el sitio Reginfo.gov de la Oficina de Gestión y Presupuesto. La ubicación específica de la web es http://www.reginfo.gov/public/do/PRAViewIC?ref_nbr=201104-1250-001&icID=13735.
LocalJobNetwork celebrará un seminario web el martes 25 de agosto, en el que se debatirá la lista detallada revisada, incluida la partida de compensación. Consulte el sitio web de LJN para obtener más información sobre este seminario web.
Nota: Nada de lo contenido en este artículo pretende ser asesoramiento jurídico ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales son copyright © HR Analytical Services Inc. 2015.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
