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Chaque année, à l'automne, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux sont tenus de déposer des rapports annuels auprès de l'Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) et du Veterans Employment and Training Service (VETS). Bien que cette obligation soit devenue un rituel annuel, les organisations susceptibles d'être contrôlées par l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du travail devraient accorder une attention particulière à ces rapports en 2015. Des changements ont été apportés au rapport par le VETS et de nouvelles ramifications sont apparues dans la manière dont les informations sont communiquées à l'EEOC.

Les rapports VETS-100 et VETS-100A

Les contractants et sous-traitants fédéraux remplissent un rapport auprès du VETS depuis un certain nombre d'années. Le rapport initial fourni au VETS, le VETS-100, demandait des informations sur les catégories de vétérans couvertes par les anciennes versions des règlements sur les vétérans protégés. Ces catégories étaient les suivantes :

  • Vétérans de l'ère du Viêt Nam
  • Les vétérans récemment séparés (c.-à-d. les personnes dans l'année qui suit la séparation du service)
  • Autres vétérans protégés (c.-à-d. vétérans du service actif en temps de guerre/insignes de campagne)
  • Anciens combattants handicapés

Après l'adoption de la loi sur l'emploi des vétérans (Job for Veterans Act) en 2002, la réglementation relative aux vétérans a finalement été modifiée et les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ont été invités à remplir une version révisée du rapport VETS, le VETS-100A. Le VETS-100A utilise les catégories qui sont actuellement protégées par la réglementation fédérale. Ces classes sont les suivantes :

  • Les vétérans récemment séparés (c.-à-d. les personnes dans les trois ans suivant la séparation du service)
  • Autres vétérans protégés (c.-à-d. vétérans du service actif en temps de guerre/insignes de campagne)
  • Vétérans handicapés (en fait, une légère variante des vétérans handicapés spéciaux)
  • Les anciens combattants ayant reçu la médaille du service des forces armées (catégorie couvrant les anciens combattants ayant reçu la médaille du service des forces armées pour leur participation à certaines opérations militaires pour lesquelles un insigne de campagne n'a pas été décerné).

Les organisations qui avaient des contrats ou des sous-contrats fédéraux signés le 1er décembre 2003 ou après cette date devaient produire le rapport VETS-100A, tandis que les organisations qui avaient des contrats ou des sous-contrats fédéraux non modifiés signés avant cette date devaient produire le rapport VETS-100. Les rares organisations qui avaient les deux types de contrats devaient remplir les deux types de rapports.

Les rapports VETS-100 et VETS-100A présentent certains éléments communs.

  • Les organisations ont été invitées à fournir des informations sur le nombre d'employés appartenant à chacune des catégories de vétérans mentionnées ci-dessus, ainsi que sur le nombre total d'employés.
  • Les organisations ont également été invitées à fournir des informations sur le nombre de nouvelles embauches dans chacune des catégories de vétérans mentionnées ci-dessus, ainsi que sur le nombre total de nouvelles embauches.
  • Les données devaient être rapportées par catégorie EEO-1.
  • Pour les employeurs à sites multiples, les informations devaient être fournies pour le siège social et pour chaque établissement de 50 salariés ou plus. Les établissements de moins de 50 salariés pouvaient être déclarés séparément ou tous les établissements d'un même État pouvaient être regroupés.

En 2014, aucune organisation aux États-Unis n'aurait dû être tenue de présenter le rapport VETS-100, étant donné qu'aucune organisation n'aurait dû détenir de contrats ou de sous-contrats fédéraux non modifiés datant d'avant le 1er décembre 2003.

VETS modifie la nature du rapport annuel sur les vétérans protégés

En 2014, le VETS a annoncé qu'il modifiait la manière dont les entrepreneurs et les sous-traitants fédéraux seraient tenus de fournir des informations. Le nouveau rapport VETS, appelé rapport VETS-4212, continue de demander des informations sur les employés et les nouveaux embauchés. Cependant, il y a plusieurs changements importants par rapport aux rapports VETS-100 et VETS-100A.

  • Le rapport VETS-4212 n' exige PAS que les organisations fournissent des informations sur chaque catégorie de vétérans protégés. En revanche, les organisations doivent fournir des informations sur le nombre total de vétérans protégés et le nombre total d'employés dans chaque catégorie EEO-1.
  • Le rapport VETS-4212 n' exige PAS que les organisations déclarent les nouvelles embauches dans chaque catégorie EEO-1. Bien que la déclaration des employés dans chaque catégorie EEO-1 reste obligatoire, la déclaration des nouvelles embauches dans chaque catégorie EEO-1 est facultative pour le rapport VETS-4212. Les organisations doivent toujours indiquer le nombre total d'anciens combattants protégés embauchés et le total de toutes les embauches.

Les organisations rempliront le rapport VETS-4212 pour la première fois en 2015. Il n'y a plus d'obligation (ni d'option) de produire le rapport VETS-100 ou le rapport VETS-100A.

Conséquences du nouveau rapport VETS-4212

Les changements apportés au rapport exigé par le VETS ont des conséquences surprenantes pour les entrepreneurs et les sous-traitants fédéraux. Le rapport VETS-4212 devrait théoriquement être plus facile à remplir pour les organisations, puisqu'il ne nécessite plus la soumission d'informations sur les embauches par catégorie EEO-1, ni de rapport sur chaque classification individuelle d'ancien combattant protégé. Toutefois, les organisations qui disposent de rapports préétablis dans leurs systèmes de ressources humaines, configurés pour fournir automatiquement des données dans les formats des rapports VETS-100 ou VETS-100A, devront travailler avec les fournisseurs pour restructurer ces rapports afin de suivre les formats du rapport VETS-4212.

La plus grande surprise résultant des changements apportés au rapport VETS-4212 concerne ses ramifications pour l'enquête auprès des employés. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ont été tenus, à la fois par les règlements VETS et par les règlements de l'OFCCP, d'enquêter sur les nouvelles embauches pour chaque statut d'ancien combattant protégé. Lorsque l'OFCCP a publié sa réglementation révisée sur les anciens combattants en septembre 2013, l'obligation d'enquêter sur les nouveaux employés (c'est-à-dire les candidats après l'offre d'emploi) précisait que l'enquête devait suivre le format utilisé dans le rapport remis au Service de l'emploi et de la formation des vétérans (VETS). L'OFCCP s'attendait manifestement à ce que le VETS continue d'exiger des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qu'ils fournissent séparément des informations sur chaque catégorie de vétérans protégés. Au lieu de cela, peu après l'entrée en vigueur de la réglementation révisée de l'OFCCP relative aux anciens combattants, le VETS a modifié ses exigences en matière de rapports, de sorte que les organisations ne doivent plus communiquer que le nombre combiné d'anciens combattants protégés, plutôt que chaque catégorie d'anciens combattants protégés.

Qu'est-ce que cela signifie pour les contractants et les sous-traitants fédéraux ?

  • Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ne sont plus tenus d'interroger les nouveaux employés sur chaque catégorie de vétéran protégé. Au lieu de cela, ils peuvent interroger les nouveaux employés de la même manière qu'ils interrogent les candidats, en demandant si le nouvel employé est un ancien combattant protégé ou non. L'enquête sur les nouveaux employés doit fournir une définition de chaque catégorie d'ancien combattant protégé, mais ne doit PAS offrir aux nouveaux employés la possibilité de choisir une ou plusieurs de ces catégories.
  • Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ne feront plus rapport au VETS ou à l'OFCCP sur chaque catégorie de vétéran protégé. Ni le VETS ni l'OFCCP ne disposeront de données sur le nombre d'employés appartenant à une catégorie particulière de vétérans protégés.

La modification du rapport VETS a également des conséquences étranges pour les entrepreneurs et les sous-traitants fédéraux. Par exemple, une catégorie, celle des anciens combattants récemment séparés, est une catégorie basée sur la date. Étant donné que les organisations ne sont plus tenues de demander des informations sur chaque catégorie distincte d'anciens combattants, il semble qu'il n'y ait pas non plus d'obligation de recueillir des informations sur la date de libération des nouveaux employés. Ainsi, certains employés qui ne bénéficieraient plus du statut d'ancien combattant protégé après la période de trois ans suivant la fin de leur service apparaîtront toujours dans les systèmes de ressources humaines et dans certains rapports comme bénéficiant du statut d'ancien combattant protégé. Les organisations peuvent se demander si elles doivent collecter des informations sur le fait qu'un nouvel employé est un ancien combattant récemment libéré, ainsi que la date de libération de cette personne, afin de fournir des rapports exacts au VETS. Toutefois, il semble qu'il n'y ait aucune exigence en ce sens dans la réglementation de l'OFCCP ou dans celle du VETS.

Autre exemple, la réglementation de l'OFCCP prévoit certaines protections pour les anciens combattants handicapés. Toutefois, si les organisations ne sont plus tenues d'enquêter sur chaque statut d'ancien combattant protégé, il n'y aura aucun moyen de savoir quels employés entrent dans la catégorie des anciens combattants handicapés. Cela signifie qu'il sera difficile (voire impossible) de savoir quels employés devraient bénéficier des protections supplémentaires accordées aux anciens combattants handicapés.

Nouvelles ramifications pour le rapport EEO-1

Si le rapport à remettre au Veterans Employment and Training Service a subi des modifications importantes, le rapport EEO-1 à remettre à l'EEOC cette année n'a pas vraiment changé. Les contractants et sous-traitants fédéraux (autres que les universités) employant 50 personnes ou plus doivent déposer ce rapport avant le 30 septembre, et tous les employeurs employant 100 personnes ou plus doivent également déposer ce rapport, qu'ils soient contractants ou sous-traitants fédéraux ou non.

Les rapports EEO-1 étaient auparavant importants pour l'OFCCP, car ils contribuaient à la constitution de la base de données utilisée pour sélectionner les contractants et sous-traitants fédéraux devant faire l'objet d'un contrôle de conformité. Le rapport EEO-1 comporte une case où l'on demande, de manière assez compliquée, si les organisations ont des contrats ou des sous-contrats fédéraux. Si une organisation répond "oui" à cette question, elle entre dans la base de données de l'OFCCP et devient un sujet potentiel d'un contrôle de conformité. Il est important de noter que les organisations qui répondent faussement "non" à cette question sont passibles de sanctions civiles et pénales.

L'OFCCP exige depuis longtemps la présentation des rapports EEO-1 dans le cadre de l'ensemble des éléments demandés lors de l'ouverture d'un contrôle de conformité en matière d'action positive. Ces rapports étaient auparavant demandés au point 7 de la liste détaillée qui accompagne la lettre d'ouverture d'un contrôle de conformité. Le point 7 a été renuméroté en tant que point 15 dans la version révisée de la liste détaillée qui a été publiée en octobre 2014.

Les révisions apportées au Federal Contract Compliance Manual (FCCM) de l'OFCCP et à la liste détaillée de l'OFCCP ont entraîné de nouvelles ramifications pour les organisations en ce qui concerne le rapport EEO-1.

  • Le FCCM, qui a fait l'objet d'importantes révisions en 2013, comprend une section dans laquelle les agents de conformité de l'OFCCP sont invités à d'effectuer une analyse des tendances des rapports EEO-1 soumis. Les organisations doivent soumettre trois années de rapports EEO-1 au début d'un examen de conformité, et les agents de conformité disposeront donc de trois années de données à examiner. Les agents de conformité sont invités à examiner la répartition des emplois au sein de la main-d'œuvre d'une organisation, les changements numériques dans la main-d'œuvre totale et dans des catégories EEO-1 particulières, ainsi que l'augmentation ou la diminution de la représentation des minorités et des femmes dans divers domaines.
  • La liste détaillée exige désormais que les organisations faisant l'objet d'un examen de conformité soumettent des données de rémunération individualisées pour chaque employé dans l'analyse de la main-d'œuvre du plan d'action positive qui est préparé en vertu de l'ordre exécutif 11246. Parmi les champs qui doivent être soumis pour chaque employé ainsi que le salaire de base, la race et le sexe sont la catégorie EEO-1 et le groupe professionnel. Cela signifie que l'OFCCP peut comparer les données individuelles figurant dans la demande de rémunération avec les données globales figurant dans les rapports EEO-1.

Mesures à prendre concernant les rapports EEO-1

L'OFCCP examinant de plus près les rapports EEO-1 et les données individuelles pouvant figurer dans ces rapports, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent envisager un certain nombre d'actions.

  • Examiner les rapports EEO-1 avant qu'ils ne soient soumis à l'OFCCP dans le cadre d'un contrôle de conformité. Les organisations doivent déterminer ce que l'OFCCP pourrait trouver lors de l'analyse des tendances de ces rapports EEO-1.
  • Déterminez s'il existe des incohérences entre les groupes d'emplois d'action positive et les catégories EEO-1 attribuées à chaque employé. Dans de nombreuses organisations, les catégories EEO-1 ne sont pas attribuées par les mêmes employés que ceux qui déterminent les groupes d'emplois pour l'action positive. Bien que les attributions de groupes d'emplois doivent correspondre aux catégories EEO-1, il n'est pas rare qu'il y ait des incohérences dans ces deux ensembles de données. Par exemple, la personne qui attribue les catégories EEO-1 peut placer les directeurs des ventes externes dans la catégorie EEO-1 1.2 (fonctionnaires et cadres de premier/ moyen niveau) alors que la personne qui attribue les groupes d'emplois peut placer les directeurs des ventes externes dans un groupe d'emplois de vente (qui serait potentiellement la catégorie EEO-1 4, travailleurs du secteur de la vente). Dans le passé, cela n'aurait peut-être pas posé de problème. Toutefois, étant donné que la demande de rémunération de l'OFCCP porte désormais à la fois sur la catégorie EEO-1 et le groupe professionnel, l'agence peut poser des questions sur les incohérences éventuelles. Il est important que les personnes qui attribuent les catégories EEO-1 et celles qui attribuent les groupes professionnels travaillent ensemble à l'élaboration de rapports cohérents.
  • Pour les employeurs disposant de plusieurs établissements, il convient de déterminer comment les informations relatives à chaque établissement seront communiquées à l'OFCCP. Étant donné que l'OFCCP utilise les informations des rapports EEO-1 pour déterminer quelles organisations et quels établissements feront l'objet d'un examen de conformité, les organisations doivent prendre une décision stratégique quant à la manière dont les établissements figureront sur les rapports EEO-1. Certains employeurs configurent leurs plans d'action positive différemment de la manière dont ils configurent leurs rapports EEO-1. Par exemple, certaines organisations combinent des installations plus petites avec des installations plus grandes sur les rapports EEO-1 tout en excluant ces installations plus petites du plan d'action positive de l'installation plus grande. L'OFCCP peut désormais comparer le nombre total de salariés figurant dans un rapport EEO-1 au nombre total figurant dans un plan d'action positive soumis dans le cadre d'un contrôle de conformité, et peut poser des questions si ces totaux ne correspondent pas.

Trouver plus d'informations

LocalJobNetwork organise un webinaire le mardi 25 août, au cours duquel la liste détaillée révisée, y compris l'élément de rémunération, sera discutée. Consultez le site web du LJN pour plus d'informations sur ce webinaire.

Remarque : le présent article ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas les conseils d'un professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par copyright © HR Analytical Services Inc. 2015

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.

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