Cada otoño, los contratistas y subcontratistas federales tienen la obligación de presentar informes anuales ante la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) y el Servicio de Empleo y Formación para Veteranos (VETS). Aunque esto se ha convertido en una especie de ritual anual, las organizaciones que puedan ser revisadas por la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos deben prestar especial atención a estos informes durante 2015. Hay cambios en el informe debido al VETS, y hay nuevas ramificaciones en la forma en que se comunica la información a la EEOC.
Los informes VETS-100 y VETS-100A
Los contratistas y subcontratistas federales llevan varios años presentando un informe al VETS. El informe original proporcionado al VETS, el VETS-100, solicitaba información sobre las clases de veteranos cubiertas por las versiones anteriores de la normativa sobre veteranos protegidos. Estas clases eran las siguientes:
- Veteranos de la guerra de Vietnam
- Veteranos recientemente separados (es decir, personas que llevan menos de un año separadas del servicio)
- Otros veteranos protegidos (es decir, veteranos en servicio activo en tiempo de guerra/condecorados con la insignia de campaña)
- Veteranos discapacitados especiales
Tras la aprobación de la Ley de Empleo para Veteranos en 2002, se modificaron finalmente las normas relativas a los veteranos y se pidió a los contratistas y subcontratistas federales que rellenaran una versión revisada del informe VETS, el VETS-100A. El VETS-100A utilizaba las clases que actualmente están protegidas por la normativa federal. Estas clases son las siguientes:
- Veteranos recientemente separados (es decir, personas que llevan menos de tres años separadas del servicio)
- Otros veteranos protegidos (es decir, veteranos en servicio activo en tiempo de guerra/condecorados con la insignia de campaña)
- Veteranos discapacitados (básicamente una ligera variante de los veteranos discapacitados especiales)
- Medalla al Servicio de las Fuerzas Armadas Veteranos (categoría que incluye a los veteranos que han recibido la Medalla al Servicio de las Fuerzas Armadas por su participación en determinadas operaciones militares en las que no se concedió ninguna insignia de campaña).
Las organizaciones que tenían contratos o subcontratos federales firmados a partir del 1 de diciembre de 2003 debían presentar el informe VETS-100A, mientras que las organizaciones que tenían contratos o subcontratos federales sin modificar firmados antes de esa fecha debían presentar el informe VETS-100. Las pocas organizaciones que tenían ambos tipos de contratos debían presentar ambos tipos de informes.
Los informes VETS-100 y VETS-100A tenían ciertos elementos en común.
- Se pidió a las organizaciones que proporcionaran información sobre el número de empleados dentro de cada una de las categorías de veteranos mencionadas anteriormente, así como el número total de empleados.
- También se pidió a las organizaciones que proporcionaran información sobre el número de nuevas contrataciones dentro de cada una de las categorías de veteranos mencionadas anteriormente, así como el número total de nuevas contrataciones.
- Los datos debían comunicarse por categoría EEO-1.
- En el caso de los empleadores con múltiples sedes, se debía proporcionar información sobre la sede central de la empresa y sobre cada centro con 50 o más empleados. Los centros con menos de 50 empleados podían declararse por separado o se podían agrupar todos los centros de un mismo estado.
Para 2014, no debería haber ninguna organización en los Estados Unidos obligada a presentar el informe VETS-100, ya que ninguna organización debería tener contratos o subcontratos federales sin modificar anteriores al 1 de diciembre de 2003.
VETS cambia la naturaleza del informe anual sobre veteranos protegidos
En 2014, VETS anunció que iba a cambiar la forma en que los contratistas y subcontratistas federales debían proporcionar información. El nuevo informe de VETS, denominado informe VETS-4212, sigue solicitando información sobre los empleados y las nuevas contrataciones. Sin embargo, hay varios cambios importantes con respecto a los informes VETS-100 y VETS-100A.
- El informe VETS-4212 NO exige que las organizaciones informen sobre cada categoría de veteranos protegidos. En su lugar, las organizaciones deben proporcionar información sobre el número total de veteranos protegidos y el número total de empleados dentro de cada categoría EEO-1.
- El informe VETS-4212 NO exige que las organizaciones informen sobre las nuevas contrataciones dentro de cada categoría EEO-1. Si bien sigue siendo obligatorio informar sobre los empleados dentro de cada categoría EEO-1, informar sobre las nuevas contrataciones dentro de cada categoría EEO-1 es opcional para el informe VETS-4212. Las organizaciones aún deben informar sobre el número total de veteranos protegidos contratados y el total de todas las contrataciones.
Las organizaciones presentarán el informe VETS-4212 por primera vez en 2015. Ya no es obligatorio (ni opcional) presentar los informes VETS-100 o VETS-100A.
Repercusiones del nuevo informe VETS-4212
Los cambios en el informe exigidos por VETS tienen ciertas repercusiones sorprendentes para los contratistas y subcontratistas federales. En teoría, el informe VETS-4212 debería ser más fácil de completar para las organizaciones, ya que ya no exige la presentación de información sobre las contrataciones por categoría EEO-1, ni la presentación de informes sobre cada clasificación individual de veteranos protegidos. Sin embargo, las organizaciones que tienen informes preestablecidos en sus sistemas de recursos humanos configurados para proporcionar automáticamente datos en los formatos que se encuentran en los informes VETS-100 o VETS-100A tendrán que trabajar con los proveedores para reestructurar estos informes y que se ajusten a los formatos que se encuentran en el informe VETS-4212.
La mayor sorpresa derivada de los cambios en el informe VETS-4212 tiene que ver con sus repercusiones en la encuesta a los empleados. Tanto la normativa VETS como la normativa OFCCP exigen a los contratistas y subcontratistas federales que realicen encuestas a los nuevos empleados sobre cada condición de veterano protegido. Cuando la OFCCP publicó su normativa revisada sobre veteranos en septiembre de 2013, el requisito de realizar encuestas a los nuevos empleados (es decir, a los solicitantes tras la oferta) establecía que la encuesta debía seguir el formato utilizado en el informe del Servicio de Empleo y Formación de Veteranos. La OFCCP esperaba claramente que el VETS siguiera exigiendo a los contratistas y subcontratistas federales que proporcionaran información por separado sobre cada clasificación de veteranos protegidos. En cambio, poco después de que entraran en vigor las normas revisadas de la OFCCP sobre veteranos, el VETS modificó sus requisitos de información para que las organizaciones solo tuvieran que informar sobre el número combinado de veteranos protegidos, en lugar de informar sobre cada categoría de veteranos protegidos.
¿Qué significa esto para los contratistas y subcontratistas federales?
- Los contratistas y subcontratistas federales ya no están obligados a encuestar a los nuevos empleados para cada clasificación de veterano protegido. En su lugar, pueden encuestar a los nuevos empleados de la misma manera que encuestan a los solicitantes, preguntándoles si son veteranos protegidos o no. La encuesta a los nuevos empleados debe proporcionar una definición de cada categoría de veteranos protegidos, pero NO es necesario que ofrezca a los nuevos empleados la oportunidad de elegir una o varias de estas categorías.
- Los contratistas y subcontratistas federales ya no informarán a VETS ni a OFCCP sobre cada categoría de veteranos protegidos. Ni VETS ni OFCCP dispondrán de datos sobre el número de empleados que pertenecen a una categoría concreta de veteranos protegidos.
El cambio en el informe VETS también tiene algunas repercusiones extrañas para los contratistas y subcontratistas federales. Por ejemplo, hay una categoría, la de los veteranos recientemente separados del servicio, que se basa en la fecha. Dado que las organizaciones ya no están obligadas a solicitar información sobre cada categoría de veteranos por separado, parece que tampoco es necesario recopilar información sobre la fecha de baja de los nuevos empleados. Por lo tanto, algunos empleados que, de otro modo, perderían la condición de veteranos protegidos tras el plazo de tres años desde su separación del servicio, seguirán apareciendo en los sistemas de recursos humanos y en determinados informes como veteranos protegidos. Las organizaciones pueden considerar si deben recopilar información sobre si un nuevo empleado es un veterano recientemente separado del servicio, junto con la fecha de baja de esa persona, con el fin de proporcionar informes precisos a VETS. Sin embargo, no parece haber ningún requisito en las regulaciones de la OFCCP ni en las de VETS para hacerlo.
Otro ejemplo: las regulaciones de la OFCCP ofrecen ciertas protecciones a los veteranos discapacitados. Sin embargo, si las organizaciones ya no están obligadas a realizar encuestas para cada estatus de veterano protegido por separado, no habrá forma de saber qué empleados entran en la categoría de veteranos discapacitados. Eso significa que será difícil (si no imposible) saber qué empleados deben recibir las protecciones adicionales que se ofrecen a los veteranos discapacitados.
Nuevas ramificaciones para el informe EEO-1
Si bien hay cambios significativos en el informe debido al Servicio de Empleo y Capacitación para Veteranos, no hay cambios reales en el informe EEO-1 que debe presentarse ante la EEOC este año. Los contratistas y subcontratistas federales (excepto las universidades) con 50 o más empleados deben presentar este informe antes del 30 de septiembre, y todos los empleadores con 100 o más empleados también deben presentar este informe, independientemente de si son contratistas o subcontratistas federales.
Los informes EEO-1 eran anteriormente importantes para la OFCCP porque ayudaban a crear la base de datos utilizada para seleccionar a los contratistas y subcontratistas federales para las revisiones de cumplimiento. Hay una casilla en el informe EEO-1 que plantea una pregunta bastante complicada sobre si las organizaciones tienen contratos o subcontratos federales. Si una organización responde «Sí» a esta pregunta, la organización entra en la base de datos de la OFCCP y se convierte en un posible objeto de una revisión de cumplimiento. Es importante señalar que las organizaciones que respondan falsamente «No» a esta pregunta están sujetas a sanciones civiles y penales.
La OFCCP exige desde hace tiempo la presentación de informes EEO-1 como parte del paquete de documentos solicitados cuando se inicia una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa. Estos informes se solicitaban anteriormente como punto 7 en la lista detallada que acompaña a la carta de inicio de la revisión de cumplimiento. El punto 7 ha sido renumerado como punto 15 en la versión revisada de la lista detallada que se publicó en octubre de 2014.
Con las revisiones del Manual de Cumplimiento de Contratos Federales (FCCM) de la OFCCP y la lista detallada de la OFCCP, hay nuevas ramificaciones para las organizaciones en lo que respecta al informe EEO-1.
- El FCCM, que fue objeto de amplias revisiones en 2013, incluye una sección en la que se instruye a los responsables de cumplimiento de la OFCCP para que realizar un análisis de tendencias de los informes EEO-1 presentados. Las organizaciones deben presentar los informes EEO-1 de los últimos tres años al inicio de una revisión de cumplimiento, por lo que los responsables de cumplimiento tendrán tres años de datos para revisar. Se instruye a los responsables de cumplimiento para que revisen la distribución de puestos de trabajo dentro de la plantilla de una organización, los cambios numéricos en la plantilla total y, en particular, en las categorías EEO-1, y el aumento o la disminución de la representación de minorías y mujeres en diversas áreas.
- La lista detallada ahora exige que las organizaciones que se someten a una revisión de cumplimiento presenten datos de remuneración individualizados sobre cada empleado en el análisis de la plantilla del plan de acción afirmativa que se prepara en virtud del Decreto Ejecutivo 11246. Entre los campos que deben presentarse para cada empleado junto con el salario base, la raza y el género se encuentran la categoría EEO-1 y el grupo de trabajo. Esto significa que la OFCCP puede comparar los datos individualizados que figuran en la presentación de la remuneración con los datos agregados que figuran en los informes EEO-1.
Medidas que deben adoptarse en relación con los informes EEO-1
Dado que la OFCCP está sometiendo a un escrutinio adicional los informes EEO-1 y los datos individuales que pueden formar parte de dichos informes, hay una serie de medidas que los contratistas y subcontratistas federales deberían considerar.
- Revisar los informes EEO-1 antes de enviarlos a la OFCCP como parte de una revisión de cumplimiento. Las organizaciones deben determinar qué podría encontrar la OFCCP al realizar análisis de tendencias de estos informes EEO-1.
- Determine si existen inconsistencias entre los grupos de trabajo de acción afirmativa y las categorías EEO-1 asignadas a cada empleado. En muchas organizaciones, las categorías EEO-1 no son asignadas por el mismo grupo de empleados que toma las decisiones sobre los grupos de trabajo de acción afirmativa. Si bien las asignaciones de grupos de trabajo deben corresponder a las categorías EEO-1, no es raro que existan inconsistencias en estos dos conjuntos de datos. Por ejemplo, alguien que asigne categorías EEO-1 puede colocar a los gerentes de ventas externos en la categoría EEO-1 1.2 (Funcionarios y gerentes de primer y segundo nivel), mientras que la persona que asigne los grupos de trabajo puede colocar a los gerentes de ventas externos en un grupo de trabajo de ventas (que podría ser la categoría EEO-1 4, Trabajadores de ventas). En el pasado, esto puede que no hubiera sido un problema. Sin embargo, dado que la solicitud de compensación de la OFCCP ahora pide tanto la categoría EEO-1 como el grupo de trabajo, la agencia puede plantear preguntas sobre cualquier inconsistencia. Es importante que quienes asignan las categorías EEO-1 y quienes asignan los grupos de trabajo colaboren para elaborar informes coherentes.
- En el caso de los empleadores con múltiples instalaciones, determine cómo se comunicará la información de cada instalación a la OFCCP. Dado que la OFCCP utiliza la información de los informes EEO-1 como uno de los medios para determinar qué organizaciones y qué instalaciones se someterán a una revisión de cumplimiento, las organizaciones deben tomar una decisión estratégica sobre cómo se mostrarán las instalaciones en los informes EEO-1. Algunos empleadores configuran sus planes de acción afirmativa de forma diferente a como configuran sus informes EEO-1. Por ejemplo, algunas organizaciones combinan centros más pequeños con centros más grandes en los informes EEO-1, mientras que excluyen estos centros más pequeños del plan de acción afirmativa del centro más grande. La OFCCP ahora puede comparar el número total de empleados en un informe EEO-1 con el número total en un plan de acción afirmativa presentado como parte de una revisión de cumplimiento, y puede plantear preguntas si estos totales no coinciden.
Encontrar más información
- La información sobre el informe EEO-1 de la EEOC se puede encontrar en el lugar donde se archiva el informe, que es http://www.eeoc.gov/employers/eeo1survey/.
- La información sobre el informe VETS-4212 de los Servicios para Veteranos y Formación también se puede encontrar en la ubicación donde se archiva el informe, que es http://www.dol.gov/vets/vets4212.htm.
- El Manual de cumplimiento de contratos federales de la OFCCP se puede consultar en el sitio web de la OFCCP, en http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/fccm/fccmanul.htm.
- La lista detallada revisada de la OFCCP, que incluye la nueva solicitud de información sobre compensación, se puede encontrar en el sitio web Reginfo.gov de la Oficina de Gestión y Presupuesto. La ubicación específica en la web es http://www.reginfo.gov/public/do/PRAViewIC?ref_nbr=201104-1250-001&icID=13735.
LocalJobNetwork realizará un seminario web el martes 25 de agosto, en el que se discutirá la lista detallada revisada, incluida la partida de compensación. Consulte el sitio web de LJN para obtener más información sobre este seminario web.
Nota: Nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales están protegidos por derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2015.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
