每年秋季，联邦承包商和分包商都必须向平等就业机会委员会（EEOC）和退伍军人就业与培训服务局（VETS）提交年度报告。 尽管这已成为某种年度惯例，但可能接受美国劳工部联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审查的机构，在2015年应特别关注这些报告。由于退伍军人就业与培训服务局的要求，报告内容有所调整，同时向平等就业机会委员会提交信息的方式也产生了新的影响。
VETS-100和VETS-100A报告
联邦承包商和分包商多年来一直向退伍军人就业服务处（VETS）提交报告。最初提交给VETS的VETS-100报告要求提供受保护退伍军人法规旧版本所涵盖的退伍军人类别信息。这些类别如下：
- 越南战争时期退伍军人
- 近期退役军人（即服役满一年内退役的人员）
- 其他受保护的退伍军人（即服役期间获得战时/战役勋章的退伍军人）
- 特殊伤残退伍军人
2002年《退伍军人就业法案》通过后，退伍军人相关法规最终得到修订，联邦承包商及分包商被要求填写修订版VETS报告——VETS-100A表格。该表格采用现行联邦法规所保护的类别，具体如下：
- 近期退役军人（即退役未满三年的服役人员）
- 其他受保护的退伍军人（即服役期间获得战时/战役勋章的退伍军人）
- 伤残退伍军人（基本上是特殊伤残退伍军人的轻微变体）
- 武装部队服役勋章退伍军人（该类别涵盖因参与特定军事行动而获得武装部队服役勋章的退伍军人，这些行动未授予战役勋章）
2003年12月1日或之后签订联邦合同或分包合同的机构需提交VETS-100A报告，而在此日期之前签订未修改联邦合同或分包合同的机构则需提交VETS-100报告。极少数同时拥有两种合同类型的机构需提交两种报告。
VETS-100和VETS-100A报告存在某些共同要素。
- 要求各组织提供上述各类退伍军人员工人数信息，以及员工总数。
- 各组织还被要求提供上述各类退伍军人新聘用人数以及新聘用总人数的信息。
- 数据应按EEO-1类别进行报告。
- 对于拥有多个工作地点的雇主，需分别提供公司总部及每个拥有50名或以上员工的设施的信息。员工少于50人的设施可单独申报，或将同一州内所有此类设施合并申报。
截至2014年，美国境内应已不存在任何需要提交VETS-100报告的组织，因为任何组织都不应持有2003年12月1日之前签订且未经修改的联邦合同或分包合同。
VETS改变了受保护退伍军人年度报告的性质
2014年，退伍军人事务部（VETS）宣布将改变联邦承包商及分包商的信息提交方式。新版VETS报告（即VETS-4212报告）仍要求提供员工及新雇员信息，但相较于VETS-100和VETS-100A报告存在若干重要变更。
- VETS-4212报告并不要求组织逐项报告各类受保护退伍军人的情况。相反，组织必须提供受保护退伍军人总数以及每个EEO-1类别中员工总数的信息。
- VETS-4212报告并不要求组织机构在每个EEO-1类别中报告新雇员情况。虽然在每个EEO-1类别中报告现有员工仍是强制性要求，但在VETS-4212报告中，每个EEO-1类别的新雇员报告属于可选项。组织机构仍须报告受保护退伍军人总雇佣人数及所有雇员总数。
2015年，各机构将首次提交VETS-4212报告。不再要求（亦无选择权）提交VETS-100或VETS-100A报告。
新VETS-4212报告的影响
VETS要求的报告变更对联邦承包商和分包商产生了某些出人意料的影响。VETS-4212报告理论上应更易于机构填写，因其不再要求按EEO-1类别提交雇佣信息，也不再要求逐项报告受保护退伍军人分类。 然而，那些在人力资源系统中预设了自动生成VETS-100或VETS-100A格式报告的机构，需要与供应商合作重构这些报告，使其符合VETS-4212报告的格式要求。
VETS-4212报告变更带来的最大意外，在于其对员工调查工作的影响。 根据退伍军人就业服务局（VETS）和联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的双重规定，联邦承包商及分包商必须对每位受保护的退伍军人身份的新雇员进行调查。当OFCCP于2013年9月发布修订版退伍军人法规时，针对新雇员（即录用通知后申请者）的调查要求明确指出：调查表须遵循退伍军人就业与培训服务局报告的格式。 OFCCP当时明确预期VETS将继续要求联邦承包商及分包商分别提供各类受保护退伍军人分类信息。然而在OFCCP修订版退伍军人法规生效后不久，VETS却修改了报告要求，规定机构只需报告受保护退伍军人总数，而非逐项报告各类受保护退伍军人分类数据。
这对联邦承包商和分包商意味着什么？
- 联邦承包商及其分包商不再需要对每类受保护退伍军人进行新员工调查。 取而代之的是，他们可以采用与调查应聘者相同的方式对新雇员进行调查，即询问新雇员是否属于受保护的退伍军人。新雇员调查需为每类受保护退伍军人提供定义说明，但无需为新雇员提供选择其中一类或多类的机会。
- 联邦承包商和分包商将不再向退伍军人就业服务处（VETS）或联邦合约合规计划办公室（OFCCP）报告各类受保护退伍军人的具体人数。 退伍军人就业服务局与联邦合约合规办公室均无法获取任何关于特定受保护退伍军人类别员工数量的数据。
VETS报告的变更对联邦承包商和分包商也产生了一些特殊影响。 例如，"近期退役军人"这一类别属于日期驱动型分类。由于机构不再需要逐项收集各类退伍军人信息，似乎也无需从新员工处获取退役日期。因此，某些员工在服役期满三年后本应失去受保护退伍军人身份，但在人力资源系统及特定报告中仍将显示为受保护退伍军人身份。 企业可考虑是否应收集新员工是否为近期退役退伍军人及其具体退役日期，以便向退伍军人事务部（VETS）提交准确报告。但目前联邦合约合规计划办公室（OFCCP）及退伍军人事务部（VETS）的法规均未强制要求此类信息收集。
另一个例子是，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的法规为伤残退伍军人提供特定保护。然而，如果组织不再需要针对每项受保护的退伍军人身份进行单独调查，就无法确定哪些员工属于伤残退伍军人范畴。这意味着将难以（甚至不可能）识别哪些员工应获得伤残退伍军人享有的额外保护。
EEO-1报告的新影响
尽管退伍军人就业与培训服务处对报告进行了重大修订，但今年提交给平等就业机会委员会的EEO-1报告并未发生实质性变更。雇员人数达50人及以上的联邦承包商及分包商（高校除外）须于9月30日前提交该报告；同时，所有雇员人数达100人及以上的雇主均须提交该报告，无论其是否为联邦承包商或分包商。
EEO-1报告曾对联邦合约合规性审查办公室（OFCCP）至关重要，因为这些报告构成了筛选联邦承包商及分包商进行合规审查的数据库基础。该报告中存在一个问题较为复杂的选项框，询问组织是否持有联邦合同或分包合同。若组织对此问题回答"是"，该组织即被纳入OFCCP数据库，成为合规审查的潜在对象。 需特别注意的是，若机构在此问题上虚假作答"否"，将面临民事及刑事处罚。
联邦合同合规计划办公室（OFCCP）长期以来要求在启动平权行动合规审查时，将EEO-1报告作为所需材料包的一部分提交。此类报告此前在合规审查启动函所附的项目清单中列为第7项。在2014年10月发布的修订版项目清单中，第7项已重新编号为第15项。
随着联邦合同合规办公室（OFCCP）对《联邦合同合规手册》（FCCM）及细目清单的修订，各组织在平等就业机会-1报告方面将面临新的影响。
- 联邦合同合规管理（FCCM）在2013年进行了全面修订，其中包含一节要求联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规官员 对已提交的EEO-1报告进行趋势分析 。合规审查启动时，机构须提交三年期的EEO-1报告，因此合规官员将拥有三年数据进行审查。合规官员需重点核查：机构员工岗位分布情况、总员工数量及特定EEO-1分类数据的变动趋势，以及各领域少数族裔与女性员工比例的增减变化。
- 细目清单现要求，接受合规审查的机构必须在根据第11246号行政命令编制的平权行动计划劳动力分析中，提交每位雇员的个性化薪酬数据。 每位员工必须提交的字段包括： 除基本工资、种族和性别外 还包括EEO-1分类 及岗位类别。这意味着合规合约政策办公室（OFCCP）可将薪酬申报中的个体数据与EEO-1报告中的汇总数据进行比对。
关于EEO-1报告的处理措施
鉴于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）正加强对EEO-1报告及其中可能包含的个人数据的审查力度，联邦承包商和分包商应考虑采取以下若干措施：
- 在将EEO-1报告提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）作为合规审查的一部分之前，应先对其进行审查。各组织应预判OFCCP在对这些EEO-1报告进行趋势分析时可能发现的问题。
- 确定平权行动职位组与每位员工分配的EEO-1类别之间是否存在不一致。在许多组织中，负责确定平权行动职位组的员工与分配EEO-1类别的员工并非同一批人。虽然职位组分配应与EEO-1类别相对应，但这两组数据出现不一致的情况并不罕见。 例如：负责分配EEO-1类别的员工可能将外勤销售经理归入EEO-1类别1.2（初级/中级官员及管理人员），而负责分配职位组别的员工则可能将其归入销售职位组（该职位组可能对应EEO-1类别4，即销售人员）。过去这种情况或许不会引发争议。 但由于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的薪酬要求现需同时提交EEO-1分类和职位组数据，该机构可能会对任何不一致之处提出质疑。因此，负责EEO-1分类和职位组分配的人员必须通力合作，确保报告数据的一致性。
- 对于拥有多个设施的雇主，需确定如何向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交各设施的信息。由于OFCCP将EEO-1报告中的信息作为确定哪些组织及设施需接受合规审查的依据之一，各组织应就设施在EEO-1报告中的呈现方式作出战略性决策。部分雇主制定的平权行动计划与EEO-1报告的配置方式存在差异。 例如，某些机构在EEO-1报告中将小型设施与大型设施合并统计，却将这些小型设施排除在大型设施的平权行动计划之外。OFCCP现可比对EEO-1报告中的员工总数与合规审查中提交的平权行动计划总人数，若两者不符则可能提出质询。
获取更多信息
- 有关美国平等就业机会委员会（EEOC）EEO-1报告的信息，可于报告提交处查阅，网址为：http://www.eeoc.gov/employers/eeo1survey/。
- 退伍军人与培训服务处VETS-4212报告的相关信息，同样可于该报告存档处查阅，网址为：http://www.dol.gov/vets/vets4212.htm。
- 联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的《联邦合同合规手册》可通过OFCCP官网查阅：http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/fccm/fccmanul.htm。
- 美国联邦合同合规计划办公室（OFCCP）修订后的明细清单（包含新增的薪酬信息要求）可于美国管理和预算办公室（OMB）的Reginfo.gov网站查阅。具体网址为：http://www.reginfo.gov/public/do/PRAViewIC?ref_nbr=201104-1250-001&icID=13735。
LocalJobNetwork将于8月25日（星期二）举办网络研讨会，届时将讨论修订后的明细清单（含薪酬项目）。更多研讨会详情请查阅LJN官网。
请注意：本文内容不构成法律建议，亦不能替代针对贵组织具体情况的专业建议。所有原创材料版权归HR Analytical Services Inc. 2015所有。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
