EEO-1- und VETS-Berichte

Jedes Jahr im Herbst sind Bundesauftragnehmer und Subunternehmer verpflichtet, Jahresberichte bei der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) und dem Veterans Employment and Training Service (VETS) einzureichen. Obwohl dies mittlerweile zu einer Art jährlichem Ritual geworden ist, sollten Organisationen, die möglicherweise vom Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums überprüft werden, diesen Berichten im Jahr 2015 besondere Aufmerksamkeit schenken. Es gibt Änderungen am Bericht aufgrund von VETS und neue Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Informationen an die EEOC gemeldet werden.

Die Berichte VETS-100 und VETS-100A

Bundesauftragnehmer und Subunternehmer reichen seit mehreren Jahren Berichte bei VETS ein. Der ursprüngliche Bericht, der VETS vorgelegt wurde, das VETS-100, forderte Informationen über die Klassen von Veteranen, die unter ältere Versionen der Vorschriften für geschützte Veteranen fielen. Diese Klassen waren wie folgt:

• Vietnam-Veteranen
• Kürzlich aus dem Dienst ausgeschiedene Veteranen (d. h. Personen, die seit weniger als einem Jahr aus dem Dienst ausgeschieden sind)
• Andere geschützte Veteranen (d. h. Veteranen im aktiven Dienst mit Kriegs-/Feldzugabzeichen)
• Besonders behinderte Veteranen

Nach der Verabschiedung des Job for Veterans Act im Jahr 2002 wurden die Vorschriften für Veteranen schließlich geändert, und Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes wurden aufgefordert, eine überarbeitete Version des VETS-Berichts, den VETS-100A, auszufüllen. Der VETS-100A verwendete die Klassen, die derzeit unter den Bundesvorschriften geschützt sind. Diese Klassen sind wie folgt:

• Kürzlich aus dem Dienst ausgeschiedene Veteranen (d. h. Personen, die seit weniger als drei Jahren aus dem Dienst ausgeschieden sind)
• Andere geschützte Veteranen (d. h. Veteranen im aktiven Dienst mit Kriegs-/Feldzugabzeichen)
• Behinderte Veteranen (im Grunde genommen eine leichte Abwandlung von besonders behinderten Veteranen)
• Veteranen mit einer Medaille für den Dienst in den Streitkräften (eine Kategorie, die Veteranen umfasst, die eine Medaille für den Dienst in den Streitkräften für die Teilnahme an bestimmten Militäroperationen erhalten haben, für die keine Kampagnenabzeichen verliehen wurden)

Organisationen, die am oder nach dem 1. Dezember 2003 Bundesverträge oder Unterverträge unterzeichnet hatten, mussten den Bericht VETS-100A einreichen, während Organisationen, die vor diesem Datum unveränderte Bundesverträge oder Unterverträge unterzeichnet hatten, den Bericht VETS-100 einreichen mussten. Die wenigen Organisationen, die beide Arten von Verträgen hatten, mussten beide Arten von Berichten einreichen.

Die Berichte VETS-100 und VETS-100A wiesen gewisse Gemeinsamkeiten auf.

• Die Organisationen wurden gebeten, Angaben zur Anzahl der Beschäftigten in jeder der oben genannten Veteranenkategorien sowie zur Gesamtzahl der Beschäftigten zu machen.
• Die Organisationen wurden außerdem gebeten, Angaben zur Anzahl der Neueinstellungen innerhalb jeder der oben genannten Veteranenkategorien sowie zur Gesamtzahl der Neueinstellungen zu machen.
• Die Daten sollten nach EEO-1-Kategorien gemeldet werden.
• Für Arbeitgeber mit mehreren Standorten mussten Informationen für die Unternehmenszentrale und für jede Einrichtung mit 50 oder mehr Mitarbeitern bereitgestellt werden. Einrichtungen mit weniger als 50 Mitarbeitern konnten separat gemeldet werden oder alle Einrichtungen innerhalb eines Bundesstaates konnten zusammengefasst werden.

Bis 2014 hätte es in den Vereinigten Staaten praktisch keine Organisationen mehr geben dürfen, die den VETS-100-Bericht einreichen mussten, da keine Organisation mehr über unveränderte Bundesverträge oder Unterverträge aus der Zeit vor dem 1. Dezember 2003 verfügen durfte.

VETS ändert die Art des Jahresberichts über geschützte Veteranen

Im Jahr 2014 gab VETS bekannt, dass es die Art und Weise ändern werde, in der Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes Informationen bereitstellen müssen. Der neue VETS-Bericht mit der Bezeichnung VETS-4212 fordert weiterhin Informationen über Mitarbeiter und neue Einstellungen. Es gibt jedoch einige wichtige Änderungen gegenüber den Berichten VETS-100 und VETS-100A.

• Der VETS-4212-Bericht verlangt NICHT, dass Organisationen über jede Kategorie geschützter Veteranen Bericht erstatten. Stattdessen müssen Organisationen Angaben zur Gesamtzahl der geschützten Veteranen und zur Gesamtzahl der Beschäftigten innerhalb jeder EEO-1-Kategorie machen.
• Der VETS-4212-Bericht verlangt NICHT, dass Unternehmen über Neueinstellungen innerhalb jeder EEO-1-Kategorie Bericht erstatten. Während die Berichterstattung über Mitarbeiter innerhalb jeder EEO-1-Kategorie weiterhin obligatorisch ist, ist die Berichterstattung über Neueinstellungen innerhalb jeder EEO-1-Kategorie für den VETS-4212-Bericht optional. Unternehmen müssen weiterhin über die Gesamtzahl der eingestellten geschützten Veteranen und die Gesamtzahl aller Einstellungen Bericht erstatten.

Organisationen werden den VETS-4212-Bericht erstmals im Jahr 2015 einreichen. Es besteht keine Verpflichtung (und auch keine Möglichkeit) mehr, den VETS-100- oder den VETS-100A-Bericht einzureichen.

Auswirkungen des neuen VETS-4212-Berichts

Die von VETS geforderten Änderungen am Bericht haben für Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes einige überraschende Auswirkungen. Der VETS-4212-Bericht sollte für Unternehmen theoretisch einfacher auszufüllen sein, da keine Angaben mehr zu Einstellungen nach EEO-1-Kategorien und keine Berichte mehr zu jeder einzelnen geschützten Veteranenklassifizierung erforderlich sind. Organisationen, die in ihren HR-Systemen vordefinierte Berichte eingerichtet haben, die automatisch Daten in den Formaten der Berichte VETS-100 oder VETS-100A liefern, müssen jedoch mit ihren Lieferanten zusammenarbeiten, um diese Berichte so umzustrukturieren, dass sie den Formaten des Berichts VETS-4212 entsprechen.

Die größte Überraschung, die sich aus den Änderungen des VETS-4212-Berichts ergibt, betrifft dessen Auswirkungen auf die Befragung von Mitarbeitern. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sind sowohl nach den VETS-Vorschriften als auch nach den OFCCP-Vorschriften verpflichtet, neue Mitarbeiter auf jeden geschützten Veteranenstatus zu befragen. Als die OFCCP im September 2013 ihre überarbeiteten Veteranenvorschriften veröffentlichte, sah die Verpflichtung zur Befragung neuer Mitarbeiter (d. h. Bewerber nach der Stellenzusage) vor, dass die Befragung dem Format des Berichts des Veterans Employment and Training Service (VETS) entsprechen musste. Die OFCCP ging eindeutig davon aus, dass die VETS weiterhin von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes verlangen würde, Informationen zu jeder geschützten Veteranenkategorie separat bereitzustellen. Stattdessen änderte die VETS kurz nach Inkrafttreten der überarbeiteten Veteranenvorschriften der OFCCP ihre Meldepflichten, sodass Organisationen nur noch die Gesamtzahl der geschützten Veteranen melden mussten, anstatt jede geschützte Veteranenkategorie einzeln zu melden.

Was bedeutet das für Auftragnehmer und Subunternehmer der Bundesregierung?

• Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sind nicht mehr verpflichtet, neue Mitarbeiter für jede geschützte Veteranenkategorie zu befragen. Stattdessen können sie neue Mitarbeiter auf die gleiche Weise befragen wie Bewerber, indem sie fragen, ob der neue Mitarbeiter ein geschützter Veteran ist oder nicht. Die Umfrage unter neuen Mitarbeitern muss eine Definition für jede geschützte Veteranenkategorie enthalten, muss neuen Mitarbeitern jedoch NICHT die Möglichkeit bieten, eine oder mehrere dieser Kategorien auszuwählen.
• Bundesauftragnehmer und Subunternehmer müssen VETS oder OFCCP nicht mehr über jede Kategorie geschützter Veteranen Bericht erstatten. Weder VETS noch OFCCP werden Daten darüber haben, wie viele Mitarbeiter zu einer bestimmten Kategorie geschützter Veteranen gehören.

Die Änderung des VETS-Berichts hat auch einige seltsame Auswirkungen auf Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes. Beispielsweise gibt es eine Kategorie, die kürzlich aus dem Dienst ausgeschiedenen Veteranen, die datumsabhängig ist. Da Unternehmen nicht mehr verpflichtet sind, Informationen zu jeder einzelnen Veteranenkategorie anzufordern, scheint es auch nicht mehr erforderlich zu sein, Informationen zum Entlassungsdatum von neuen Mitarbeitern zu erfassen. Somit werden bestimmte Mitarbeiter, die nach Ablauf der dreijährigen Frist nach ihrem Ausscheiden aus dem Dienst ihren geschützten Veteranenstatus verlieren würden, in den HR-Systemen und bestimmten Berichten weiterhin als geschützte Veteranen geführt. Unternehmen sollten sich überlegen, ob sie Informationen darüber sammeln sollten, ob ein neuer Mitarbeiter ein kürzlich aus dem Dienst ausgeschiedener Veteran ist, zusammen mit dem Entlassungsdatum dieser Person, um VETS genaue Berichte vorlegen zu können. Allerdings scheint es weder in den Vorschriften der OFCCP noch in den Vorschriften von VETS eine Verpflichtung dazu zu geben.

Ein weiteres Beispiel: Die Vorschriften der OFCCP sehen bestimmte Schutzmaßnahmen für behinderte Veteranen vor. Wenn Organisationen jedoch nicht mehr verpflichtet sind, jeden einzelnen geschützten Veteranenstatus zu erfassen, gibt es keine Möglichkeit mehr, festzustellen, welche Mitarbeiter in die Kategorie der behinderten Veteranen fallen. Das bedeutet, dass es schwierig (wenn nicht sogar unmöglich) sein wird, zu wissen, welche Mitarbeiter die zusätzlichen Schutzmaßnahmen für behinderte Veteranen erhalten sollten.

Neue Auswirkungen für den EEO-1-Bericht

Obwohl es aufgrund des Veterans Employment and Training Service (Dienststelle für die Beschäftigung und Ausbildung von Veteranen) erhebliche Änderungen im Bericht gibt, gibt es keine wirklichen Änderungen am EEO-1-Bericht, der in diesem Jahr bei der EEOC einzureichen ist. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer (außer Universitäten) mit 50 oder mehr Mitarbeitern müssen diesen Bericht bis zum 30. September einreichen, und alle Arbeitgeber mit 100 oder mehr Mitarbeitern müssen diesen Bericht ebenfalls einreichen, unabhängig davon, ob sie Bundesauftragnehmer oder Subunternehmer sind.

EEO-1-Berichte waren für die OFCCP bisher wichtig, da sie zur Erstellung der Datenbank beitrugen, die zur Auswahl von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes für Compliance-Prüfungen verwendet wurde. Der EEO-1-Bericht enthält ein Feld, in dem eine ziemlich komplizierte Frage gestellt wird, ob Organisationen Bundesaufträge oder Subunternehmerverträge haben. Beantwortet eine Organisation diese Frage mit „Ja“, wird sie in die OFCCP-Datenbank aufgenommen und kann potenziell einer Compliance-Prüfung unterzogen werden. Es ist wichtig zu beachten, dass Organisationen, die diese Frage fälschlicherweise mit „Nein” beantworten, zivil- und strafrechtlichen Sanktionen unterliegen.

Die OFCCP verlangt seit langem die Einreichung von EEO-1-Berichten als Teil der Unterlagen, die bei der Einleitung einer Überprüfung der Einhaltung der Affirmative Action angefordert werden. Diese Berichte wurden zuvor als Punkt 7 in der detaillierten Auflistung angefordert, die dem Schreiben zur Einleitung einer Überprüfung der Einhaltung beigefügt war. Punkt 7 wurde in der überarbeiteten Fassung der detaillierten Auflistung, die im Oktober 2014 veröffentlicht wurde, in Punkt 15 umnummeriert.

Mit den Überarbeitungen des Federal Contract Compliance Manual (FCCM) der OFCCP und der detaillierten Auflistung der OFCCP ergeben sich für Unternehmen neue Auswirkungen in Bezug auf den EEO-1-Bericht.

• Die FCCM, die 2013 umfassend überarbeitet wurde, enthält einen Abschnitt, in dem die Compliance-Beauftragten der OFCCP angewiesen werden, eine Trendanalyse der eingereichten EEO-1-Berichte durchzuführen. Organisationen müssen zu Beginn einer Compliance-Prüfung die EEO-1-Berichte der letzten drei Jahre einreichen, sodass die Compliance-Beauftragten Daten aus drei Jahren zur Prüfung vorliegen haben. Die Compliance-Beauftragten sind angewiesen, die Verteilung der Arbeitsplätze innerhalb der Belegschaft einer Organisation, die zahlenmäßigen Veränderungen in der Gesamtbelegschaft und insbesondere in den EEO-1-Kategorien sowie die Zu- oder Abnahme des Anteils von Minderheiten und Frauen in verschiedenen Bereichen zu überprüfen.
• Die detaillierte Auflistung verlangt nun, dass Organisationen, die einer Compliance-Prüfung unterzogen werden, individualisierte Vergütungsdaten zu jedem Mitarbeiter in der Belegschaftsanalyse des Affirmative-Action-Plans vorlegen müssen, der gemäß der Executive Order 11246 erstellt wird. Zu den Angaben, die für jeden Mitarbeiter , gehören neben dem Grundgehalt, der ethnischen Zugehörigkeit und dem Geschlecht die EEO-1-Kategorie und die Berufsgruppe. Das bedeutet, dass die OFCCP die in den Vergütungsunterlagen enthaltenen individuellen Daten mit den in den EEO-1-Berichten enthaltenen aggregierten Daten vergleichen kann.

Maßnahmen in Bezug auf EEO-1-Berichte

Da die OFCCP die EEO-1-Berichte und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten einer zusätzlichen Prüfung unterzieht, gibt es eine Reihe von Maßnahmen, die Bundesauftragnehmer und Subunternehmer in Betracht ziehen sollten.

• Überprüfen Sie die EEO-1-Berichte, bevor sie im Rahmen einer Konformitätsprüfung an die OFCCP übermittelt werden. Unternehmen sollten ermitteln, zu welchen Ergebnissen die OFCCP bei der Durchführung von Trendanalysen dieser EEO-1-Berichte gelangen könnte.
• Stellen Sie fest, ob es Unstimmigkeiten zwischen den Affirmative-Action-Berufsgruppen und den EEO-1-Kategorien gibt, die jedem Mitarbeiter zugewiesen wurden. In vielen Organisationen werden die EEO-1-Kategorien nicht von denselben Mitarbeitern zugewiesen, die auch über die Affirmative-Action-Berufsgruppen entscheiden. Obwohl die Zuweisung zu Berufsgruppen mit den EEO-1-Kategorien übereinstimmen sollte, sind Unstimmigkeiten zwischen diesen beiden Datensätzen keine Seltenheit. Beispielsweise kann jemand, der EEO-1-Kategorien zuweist, Außendienstleiter in die EEO-1-Kategorie 1.2 (Führungskräfte und Manager der ersten/mittleren Ebene) einordnen, während die Person, die Berufsgruppen zuweist, Außendienstleiter in eine Vertriebsberufsgruppe einordnet (die möglicherweise der EEO-1-Kategorie 4, Vertriebsmitarbeiter, entspricht). In der Vergangenheit war dies möglicherweise kein Problem. Da die OFCCP in ihrem Antrag auf Vergütung nun jedoch sowohl die EEO-1-Kategorie als auch die Berufsgruppe abfragt, kann die Behörde Fragen zu etwaigen Unstimmigkeiten stellen. Es ist wichtig, dass diejenigen, die EEO-1-Kategorien zuweisen, und diejenigen, die Berufsgruppen zuweisen, zusammenarbeiten, um konsistente Berichte zu erstellen.
• Arbeitgeber mit mehreren Standorten sollten festlegen, wie die Informationen für jeden Standort an die OFCCP gemeldet werden sollen. Da die OFCCP die Informationen aus den EEO-1-Berichten als ein Mittel zur Bestimmung der Organisationen und Standorte nutzt, die einer Konformitätsprüfung unterzogen werden, sollten Organisationen eine strategische Entscheidung darüber treffen, wie die Standorte in den EEO-1-Berichten dargestellt werden sollen. Einige Arbeitgeber konfigurieren ihre Affirmative-Action-Pläne anders als ihre EEO-1-Berichte. Beispielsweise fassen einige Organisationen kleinere Standorte mit größeren Standorten in EEO-1-Berichten zusammen, während sie diese kleineren Standorte aus dem Förderplan des größeren Standorts ausschließen. Die OFCCP kann nun die Gesamtzahl der Mitarbeiter in einem EEO-1-Bericht mit der Gesamtzahl in einem Förderplan vergleichen, der im Rahmen einer Konformitätsprüfung vorgelegt wurde, und Fragen stellen, wenn diese Gesamtzahlen nicht übereinstimmen.

Weitere Informationen finden

• Informationen zum EEO-1-Bericht der EEOC finden Sie unter der Adresse, unter der der Bericht hinterlegt ist: http://www.eeoc.gov/employers/eeo1survey/.
• Informationen zum Bericht VETS-4212 der Veteran and Training Services finden Sie ebenfalls unter der Adresse, unter der der Bericht hinterlegt ist: http://www.dol.gov/vets/vets4212.htm.
• Das Federal Contract Compliance Manual (Handbuch zur Einhaltung von Bundesverträgen) der OFCCP finden Sie auf der Website der OFCCP unter http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/fccm/fccmanul.htm.
• Die überarbeitete detaillierte Auflistung der OFCCP, die die neue Anfrage nach Vergütungsinformationen enthält, finden Sie auf der Website Reginfo.gov des Office of Management and Budget. Die genaue Webadresse lautet http://www.reginfo.gov/public/do/PRAViewIC?ref_nbr=201104-1250-001&icID=13735.

LocalJobNetwork veranstaltet am Dienstag, dem 25. August, ein Webinar, in dem die überarbeitete detaillierte Auflistung einschließlich der Vergütungsposition besprochen wird. Weitere Informationen zu diesem Webinar finden Sie auf der LJN-Website.

Bitte beachten Sie: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihres Unternehmens. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © HR Analytical Services Inc. 2015.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.