Una semana antes de la fecha límite típica de presentación de EEO-1 del 31 de marzo, la EEOC publicó un aviso de recopilación de información en el Registro Federal para un período de comentarios de 30 días. Al igual que con el Aviso inicial de 60 días, publicado en septiembre de 2019, la EEOC continúa buscando una aprobación de tres años para la recopilación de datos EEO-1 estándar (para los años 2019, 2020, 2021), pero con un nuevo número de control de la Ley de Reducción de Trámites (PRA). En el aviso de 30 días, la EEOC reitera su intención de no solicitar la aprobación de la recopilación de datos salariales resumidos del componente 2. Como se resume tanto en la Notificación de 60 días como en la de 30 días, la EEOC determinó que la utilidad incierta de los datos del Componente 2 se veía superada por la carga que suponía para los empleadores la recopilación de los datos.
La EEOC recibió 11.504 comentarios (puntuales) en respuesta al Aviso de 60 días. Casi todos los comentarios públicos apoyaron la propuesta de la EEOC de seguir recopilando datos del Componente 1. Según se informa, un pequeño número de comentarios recomendaban cambios para el Componente 1. En particular, dos de estos comentarios sugirieron que la EEOC considerara la posibilidad de incluir el género no binario como una opción para la presentación de informes.
Mientras que la mayoría de los comentaristas hicieron hincapié en la importancia de abordar la desigualdad salarial, los comentarios sobre la interrupción del Componente 2 fueron más divergentes. A continuación se presenta un resumen de alto nivel de los comentarios tras el Aviso de 60 días.
Antecedentes de la EEOC
- Antes de presentar el aviso de 60 días, la Oficina de Datos y Análisis Empresariales (OEDA) de la EEOC revisó la metodología utilizada en 2016 para calcular las estimaciones de la carga EEO-1. El personal de la OEDA concluyó que el cálculo de la EEOC de 2016 había subestimado la carga, ya que no tenía en cuenta la carga de presentar cada tipo de informe EEO-1. Específicamente, el cálculo de 2016 solo se centró en los informes generales de la empresa (es decir, los informes de tipo 1 y 2), que era el enfoque estándar adoptado por la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB) y la Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno (GAO). La metodología descrita en la Notificación de 30 días tiene en cuenta la carga de presentar cada tipo diferente de informe, incluidos los informes de establecimiento (es decir, los informes de tipo 3, 4, 6 y 8).
Apoyo a la eliminación del componente 2
- Muchos comentarios que apoyaron la eliminación de la recopilación de datos del Componente 2 consideraron que la estimación de la carga en el Aviso de 60 días seguía siendo demasiado baja, dadas las experiencias de las empresas en la presentación de los datos de pago de 2017 y 2018. Los encuestados señalaron varias dificultades, muchas de las cuales no serían "superadas" por la automatización en futuras presentaciones si la presentación fuera a ser recurrente. Esto incluye la dificultad de hacer coincidir la información W-2, Casilla 1 con los datos demográficos, los cambios de estado de los empleados durante el año de presentación de informes y los cambios comerciales (es decir, fusiones y adquisiciones). Para resolver estos problemas era necesario revisar y ajustar manualmente los datos antes de presentar la declaración.
- Muchos de los comentaristas también creen que los datos salariales resumidos del Componente 2 serían ineficaces para abordar las cuestiones de igualdad salarial, pues consideran que los datos del W-2, Casilla 1 y las horas trabajadas eran mediciones inexactas e inadecuadas. Los salarios de la casilla 1 del formulario W-2 no reflejaban toda la remuneración percibida, mientras que la inclusión de la remuneración por horas no trabajadas (por ejemplo, vacaciones, días festivos, etc.) no se correspondía con los datos de horas trabajadas. Los comentaristas también argumentaron que las categorías laborales y las bandas salariales del EEO-1 eran demasiado amplias, lo que daba lugar a comparaciones inexactas y engañosas.
- Se incluyeron cuestiones relativas a la falta de un estudio piloto previo a esta recogida de datos.
Apoyo para mantener el componente 2
- Los comentarios a favor de la recopilación de datos del componente 2 señalaban que se trataba de una herramienta necesaria y eficaz para identificar y abordar las diferencias salariales. Muchos creían que los datos agregados identificarían las tendencias salariales y sacarían a la luz problemas como la segregación laboral.
- Muchos comentaristas consideraron que la recopilación de datos era una herramienta esencial y opinaron que la supresión de la recopilación de datos del componente 2 socavaría la capacidad de la EEOC para combatir la discriminación salarial.
- La mayoría de los comentaristas señalaron que la eliminación de la recopilación de datos salariales era prematura y criticaron a la EEOC por no analizar los datos recopilados de 2017 y 2018 para determinar la utilidad.
- Muchos comentarios a favor de la recopilación de datos del Componente 2 creían que el requisito incentivaría a los empleadores a cumplir voluntariamente las leyes de igualdad salarial. Además, creen que los datos del Componente 2 proporcionarían datos útiles para las autoevaluaciones de los empleadores.
Además de los comentarios recibidos del Aviso de 60 días, la EEOC también celebró una audiencia pública en noviembre de 2019. Como se señaló anteriormente, la EEOC finalmente determinó que "no puede afirmar que los datos del Componente 2 tengan una utilidad práctica significativa para ayudar a la Comisión a cumplir su misión de combatir la discriminación laboral ilegal". Si la EEOC lleva a cabo una recopilación de datos salariales en el futuro, utilizará el proceso de reglamentación de notificación y comentario, en lugar de un proceso de solicitud de recopilación de información. La EEOC cree que debe haber un "proceso transparente y abierto" que utilice las recomendaciones proporcionadas en el estudio de 2012 de la Academia Nacional de Ciencias (NAS), incluido un estudio piloto científicamente sólido para probar el instrumento de recopilación y el uso previsto de los datos.
El período de presentación del EEO-1 de 2019 no puede comenzar hasta que la EEOC reciba la aprobación final de la OMB. De acuerdo con la PRA, después del período de comentarios de 30 días, la OMB revisará el aviso final y el formulario; la OMB aprobará, rechazará o devolverá el formulario para su modificación. DCI anticipa que la recopilación de datos propuesta por la EEOC, con un nuevo número de control y sin datos de pago, será aprobada por la OMB; sin embargo, no está garantizado. Recomendamos a los empleadores que continúen preparando sus datos EEO-1 de 2019 sobre la base de los requisitos de presentación anteriores, de modo que estén preparados cuando se abra el sitio web de presentación. Según lo comunicado por la EEOC a los empleadores a través de correo electrónico directo (28 de febrero de 2020), y lo establecido en las páginas web de la EEO-1 y la EEOC, la EEOC enviará una notificación directamente a los empleadores cuando se conozca la apertura de la recopilación y la nueva fecha límite. Los comentarios para la Notificación de 30 días deben enviarse a más tardar el 22 de abril de 2020. Teniendo en cuenta este calendario, es probable que estemos a varios meses, como mínimo, de una fecha límite de presentación de los informes EEO-1 de 2019.
Amanda Bowman es Consultora Principal Asociada en DCI Consulting Group. Amanda ofrece a sus clientes orientación sobre los estatutos y reglamentos de EEO y acción afirmativa para cumplir los requisitos de la OFCCP. Si desea más información, póngase en contacto con DCI Consulting Group en el teléfono (202) 828-6900 o visite su sitio web.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
