Une semaine avant la date limite habituelle de dépôt des formulaires EEO-1, fixée au 31 mars, l'EEOC a publié un avis de collecte d'informations dans le Federal Register pour une période de commentaires de 30 jours. Comme dans l'avis initial de 60 jours publié en septembre 2019, l'EEOC continue de demander une autorisation de trois ans pour la collecte standard des données EEO-1 (pour les années 2019, 2020 et 2021), mais avec un nouveau numéro de contrôle PRA (Paperwork Reduction Act). Dans l'avis de 30 jours, l'EEOC réitère son intention de ne pas demander l'approbation de la collecte de données salariales sommaires de la composante 2. Comme résumé dans les avis de 60 et 30 jours, l'EEOC a déterminé que l'utilité incertaine des données de la composante 2 était contrebalancée par la charge imposée aux employeurs pour collecter ces données.
L'EEOC a reçu 11 504 commentaires (dans les délais) en réponse à l'avis de 60 jours. Presque tous les commentaires publics soutenaient la proposition de l'EEOC de continuer à collecter les données de la composante 1. Selon certaines informations, un petit nombre de commentaires recommandaient des modifications pour la composante 1. Notamment, deux de ces commentateurs ont suggéré que l'EEOC envisage d'inclure le genre non binaire comme option pour les déclarations.
Si la plupart des commentateurs ont souligné l'importance de lutter contre les inégalités salariales, les avis sur l'abandon de la composante 2 étaient plus divergents. Vous trouverez ci-dessous un aperçu général des commentaires reçus à la suite de l'avis de 60 jours.
Contexte de l'EEOC
- Avant de soumettre l'avis de 60 jours, le Bureau des données et analyses d'entreprise (OEDA) de l'EEOC a réexaminé la méthodologie utilisée en 2016 pour calculer les estimations de la charge de travail liée au formulaire EEO-1. Le personnel de l'OEDA a conclu que le calcul de l'EEOC pour 2016 avait sous-estimé la charge de travail, car il ne tenait pas compte de la charge liée au dépôt de chaque type de rapport EEO-1. Plus précisément, le calcul de 2016 se concentrait uniquement sur les rapports globaux des entreprises (c'est-à-dire les rapports de type 1 et 2), ce qui correspondait à l'approche standard adoptée par le Bureau de la gestion et du budget (OMB) et le Bureau de la responsabilité gouvernementale (GAO). La méthodologie décrite dans l'avis de 30 jours tient compte de la charge que représente le dépôt de chaque type de rapport, y compris les rapports d'établissement (c'est-à-dire les rapports de type 3, 4, 6 et 8).
Soutien à la suppression du composant 2
- De nombreux commentaires en faveur de la suppression de la collecte des données de la composante 2 estimaient que l'estimation de la charge de travail dans l'avis de 60 jours était encore trop faible compte tenu de l'expérience des entreprises dans le dépôt des données salariales de 2017 et 2018. Les répondants ont signalé plusieurs difficultés, dont beaucoup ne pourraient pas être « surmontées » par l'automatisation des déclarations futures si celles-ci devaient être récurrentes. Il s'agit notamment de la difficulté à faire correspondre les informations de la case 1 du formulaire W-2 aux données démographiques, des changements de statut des employés au cours de l'année de référence et des changements dans l'activité (c'est-à-dire les fusions et acquisitions). Pour résoudre ces problèmes, il fallait procéder à un examen manuel et à des ajustements avant le dépôt de la déclaration.
- De nombreux commentateurs estiment également que les données salariales résumées de la composante 2 seraient inefficaces pour traiter les questions d'équité salariale, arguant que les données de la case 1 du formulaire W-2 et les heures travaillées constituaient des mesures inexactes et inappropriées. Les salaires indiqués dans la case 1 du formulaire W-2 ne reflétaient pas l'ensemble des rémunérations perçues, tout en incluant la rémunération des heures non travaillées (par exemple, les congés, les jours fériés, etc.), et ne correspondaient pas aux données relatives aux heures travaillées. Les commentateurs ont également fait valoir que les catégories d'emploi et les échelles salariales de l'EEO-1 étaient trop larges, ce qui donnait lieu à des comparaisons inexactes et trompeuses.
- Les questions relatives à l'absence d'étude pilote préalable à cette collecte de données ont été incluses.
Soutien au maintien du composant 2
- Les commentaires en faveur de la collecte de données dans le cadre du volet 2 ont souligné qu'il s'agissait d'un outil nécessaire et efficace pour identifier et combler les écarts salariaux. Beaucoup estimaient que les données agrégées permettraient d'identifier les tendances salariales et de mettre en évidence des problèmes tels que la ségrégation professionnelle.
- De nombreux commentateurs ont considéré la collecte de données comme un outil essentiel et ont estimé que la suppression de la collecte de données de la composante 2 compromettrait la capacité de l'EEOC à lutter contre la discrimination salariale.
- La majorité des commentateurs ont fait remarquer que la suppression de la collecte des données salariales était prématurée et ont critiqué l'EEOC pour ne pas avoir analysé les données collectées en 2017 et 2018 afin de déterminer leur utilité.
- De nombreux commentaires en faveur de la collecte de données dans le cadre du volet 2 estimaient que cette exigence inciterait les employeurs à se conformer volontairement aux lois sur l'égalité salariale. En outre, ils estiment que les données du volet 2 fourniraient des informations utiles pour l'auto-évaluation des employeurs.
Outre les commentaires reçus dans le cadre de l'avis de 60 jours, l'EEOC a également tenu une audience publique en novembre 2019. Comme indiqué ci-dessus, l'EEOC a finalement déterminé qu'« elle ne peut affirmer que les données de la composante 2 ont une utilité pratique significative pour aider la Commission à remplir sa mission de lutte contre la discrimination illégale en matière d'emploi ». Si l'EEOC poursuit la collecte de données salariales à l'avenir, elle utilisera le processus de réglementation par avis et commentaires, plutôt que le processus de demande de collecte d'informations. L'EEOC estime qu'il devrait y avoir un « processus transparent et ouvert » qui utilise les recommandations fournies dans l'étude de 2012 de l'Académie nationale des sciences (NAS), y compris une étude pilote scientifiquement solide pour tester l'instrument de collecte et l'utilisation prévue des données.
La période de dépôt des formulaires EEO-1 pour 2019 ne peut commencer tant que l'EEOC n'a pas reçu l'approbation finale de l'OMB. Conformément à la PRA, après la période de commentaires de 30 jours, l'OMB examinera l'avis final et le formulaire ; l'OMB approuvera, rejettera ou renverra le formulaire pour modification. DCI prévoit que la collecte de données proposée par l'EEOC, avec un nouveau numéro de contrôle et sans données salariales, sera approuvée par l'OMB ; toutefois, cela n'est pas garanti. Nous recommandons aux employeurs de continuer à préparer leurs données EEO-1 pour 2019 en se basant sur les exigences de déclaration précédentes, afin d'être prêts lorsque le site web de déclaration sera ouvert. Comme l'a communiqué l'EEOC aux employeurs par e-mail direct (28 février 2020) et comme indiqué sur les pages web EEO-1 et EEOC, l'EEOC enverra une notification directement aux employeurs lorsque la date d'ouverture de la collecte et la nouvelle date limite seront connues. Les commentaires sur l'avis de 30 jours doivent être soumis au plus tard le 22 avril 2020. Compte tenu de ce calendrier, nous sommes probablement à plusieurs mois, au moins, de la date limite de dépôt des rapports EEO-1 2019.
Amanda Bowman est consultante principale associée chez DCI Consulting Group. Amanda conseille ses clients sur les lois et réglementations relatives à l'égalité professionnelle et à la discrimination positive afin de répondre aux exigences de conformité de l'OFCCP. Pour plus d'informations, contactez DCI Consulting Group au (202) 828-6900 ou consultez leur site web.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
