EEO-1 Update: EEOC verfolgt Infos ohne Lohndaten

Eine Woche vor Ablauf der üblichen EEO-1-Einreichungsfrist am 31. März veröffentlichte die EEOC im Federal Register eine Bekanntmachung zur Datenerhebung mit einer 30-tägigen Kommentierungsfrist. Wie bereits in der ersten 60-Tage-Bekanntmachung vom September 2019 strebt die EEOC weiterhin eine dreijährige Genehmigung für die standardmäßige EEO-1-Datenerhebung (für die Jahre 2019, 2020 und 2021) an, jedoch mit einer neuen Kontrollnummer gemäß dem Paperwork Reduction Act (PRA). In der 30-Tage-Bekanntmachung bekräftigt die EEOC ihre Absicht, keine Genehmigung für die Erhebung von zusammengefassten Lohndaten der Komponente 2 zu beantragen. Wie in der 60-Tage- und der 30-Tage-Bekanntmachung zusammengefasst, kam die EEOC zu dem Schluss, dass der ungewisse Nutzen der Daten der Komponente 2 durch den Aufwand für die Arbeitgeber zur Erhebung der Daten aufgewogen wird.

Die EEOC erhielt 11.504 (rechtzeitige) Stellungnahmen als Reaktion auf die 60-Tage-Bekanntmachung. Fast alle öffentlichen Stellungnahmen unterstützten den Vorschlag der EEOC, weiterhin Daten der Komponente 1 zu erheben. Berichten zufolge empfahlen einige wenige Stellungnahmen Änderungen für Komponente 1. Insbesondere schlugen zwei dieser Kommentatoren vor, dass die EEOC die Aufnahme des nicht-binären Geschlechts als Option für die Berichterstattung in Betracht ziehen sollte.
Während die meisten Kommentatoren die Bedeutung der Beseitigung von Lohnungleichheiten betonten, gingen die Meinungen zur Einstellung von Komponente 2 stärker auseinander. Nachfolgend finden Sie eine allgemeine Übersicht über die Rückmeldungen nach der 60-Tage-Frist.

Hintergrundinformationen zur EEOC

• Vor Einreichung der 60-Tage-Mitteilung überprüfte das Office of Enterprise Data and Analytics (OEDA) der EEOC die 2016 verwendete Methodik zur Berechnung der EEO-1-Aufwandsabschätzungen. Die Mitarbeiter des OEDA kamen zu dem Schluss, dass die Berechnung der EEOC für 2016 den Aufwand unterschätzt hatte, da sie den Aufwand für die Einreichung der einzelnen Arten von EEO-1-Berichten nicht berücksichtigte. Konkret konzentrierte sich die Berechnung von 2016 nur auf die Gesamtberichte der Unternehmen (d. h. Berichte vom Typ 1 und 2), was dem Standardansatz des Office of Management and Budget (OMB) und des Government Accountability Office (GAO) entsprach. Die in der 30-Tage-Mitteilung beschriebene Methodik berücksichtigt den Aufwand für die Einreichung jeder einzelnen Art von Bericht, einschließlich der Betriebsberichte (d. h. Berichte vom Typ 3, 4, 6 und 8).

Unterstützung für die Entfernung von Komponente 2

• Viele Kommentare, die sich für die Abschaffung der Datenerhebung gemäß Komponente 2 aussprachen, hielten die in der 60-Tage-Mitteilung geschätzte Belastung angesichts der Erfahrungen der Unternehmen bei der Einreichung der Lohndaten für 2017 und 2018 für nach wie vor zu niedrig. Die Befragten wiesen auf mehrere Schwierigkeiten hin, von denen viele durch die Automatisierung künftiger Einreichungen nicht „überwunden” werden könnten, wenn die Einreichung wiederholt erfolgen sollte. Dazu gehören Schwierigkeiten bei der Zuordnung der Informationen aus Feld 1 des Formulars W-2 zu demografischen Daten, Änderungen des Mitarbeiterstatus während des Berichtsjahres und geschäftliche Veränderungen (z. B. Fusionen und Übernahmen). Die Behebung dieser Probleme erforderte eine manuelle Überprüfung und Anpassung vor der Einreichung.
• Viele Kommentatoren sind auch der Meinung, dass die zusammengefassten Lohndaten aus Komponente 2 für die Lösung von Fragen der Lohngleichheit unwirksam wären, da die Daten aus Feld 1 des Formulars W-2 und die geleisteten Arbeitsstunden ungenaue und ungeeignete Messgrößen seien. Die Löhne aus Feld 1 des Formulars W-2 spiegelten nicht das gesamte verdiente Einkommen wider, da sie auch Vergütungen für nicht geleistete Arbeitsstunden (z. B. Urlaub, Feiertage usw.) enthielten, die nicht mit den Daten zu den geleisteten Arbeitsstunden übereinstimmten. Die Kommentatoren argumentierten auch, dass die EEO-1-Berufskategorien und Gehaltsbänder zu weit gefasst seien, was zu ungenauen und irreführenden Vergleichen führe.
• Fragen hinsichtlich des Fehlens einer Pilotstudie vor dieser Datenerhebung wurden berücksichtigt.

Unterstützung für die Beibehaltung von Komponente 2

• In den Kommentaren zur Unterstützung der Datenerhebung im Rahmen von Komponente 2 wurde zum Ausdruck gebracht, dass es sich dabei um ein notwendiges und wirksames Instrument zur Ermittlung und Beseitigung von Lohnunterschieden handele. Viele waren der Ansicht, dass die aggregierten Daten Lohnentwicklungen aufzeigen und Probleme wie die berufliche Segregation offenlegen würden.
• Viele Kommentatoren sahen die Datenerhebung als ein unverzichtbares Instrument an und waren der Meinung, dass die Abschaffung der Datenerhebung gemäß Komponente 2 die Fähigkeit der EEOC zur Bekämpfung von Lohndiskriminierung untergraben würde.
• Die Mehrheit der Kommentatoren merkte an, dass die Abschaffung der Erhebung von Lohndaten verfrüht sei, und kritisierte die EEOC dafür, dass sie die erhobenen Daten aus den Jahren 2017 und 2018 nicht analysiert habe, um deren Nutzen zu bestimmen.
• Viele Kommentare, die die Datenerhebung gemäß Komponente 2 befürworteten, gingen davon aus, dass die Anforderung Arbeitgeber dazu motivieren würde, freiwillig die Gesetze zur Lohngleichheit einzuhalten. Darüber hinaus sind sie der Meinung, dass die Daten gemäß Komponente 2 nützliche Informationen für die Selbstbewertung der Arbeitgeber liefern würden.

Zusätzlich zu den Stellungnahmen, die im Rahmen der 60-Tage-Bekanntmachung eingegangen sind, hat die EEOC im November 2019 auch eine öffentliche Anhörung durchgeführt. Wie oben erwähnt, kam die EEOC letztendlich zu dem Schluss, dass „sie nicht behaupten kann, dass die Daten aus Komponente 2 für die Kommission bei der Erfüllung ihrer Aufgabe, illegale Diskriminierung am Arbeitsplatz zu bekämpfen, von erheblichem praktischen Nutzen sind“. Wenn die EEOC in Zukunft eine Erhebung von Lohndaten durchführt, wird sie dafür das Verfahren der Bekanntmachung und Stellungnahme nutzen und nicht das Verfahren der Informationserhebung. Die EEOC ist der Ansicht, dass es einen „transparenten und offenen Prozess“ geben sollte, der die Empfehlungen der Studie der National Academy of Sciences (NAS) aus dem Jahr 2012 nutzt, einschließlich einer wissenschaftlich fundierten Pilotstudie zur Erprobung des Erhebungsinstruments und der geplanten Verwendung der Daten.

Die Einreichungsfrist für EEO-1 für 2019 kann erst beginnen, wenn die EEOC die endgültige Genehmigung vom OMB erhalten hat. Gemäß dem PRA wird das OMB nach Ablauf der 30-tägigen Kommentierungsfrist die endgültige Bekanntmachung und das Formular prüfen und das Formular entweder genehmigen, ablehnen oder zur Überarbeitung zurücksenden. DCI geht davon aus, dass die von der EEOC vorgeschlagene Datenerhebung mit einer neuen Kontrollnummer und ohne Lohndaten vom OMB genehmigt wird; dies kann jedoch nicht garantiert werden. Wir empfehlen Arbeitgebern, ihre EEO-1-Daten für 2019 weiterhin auf der Grundlage der bisherigen Einreichungsanforderungen vorzubereiten, damit sie bereit sind, wenn die Einreichungswebsite geöffnet wird. Wie die EEOC den Arbeitgebern per E-Mail (28. Februar 2020) mitgeteilt und auf den EEO-1- und EEOC-Webseiten angegeben hat, wird die EEOC den Arbeitgebern eine Benachrichtigung zusenden, sobald der Beginn der Datenerhebung und der neue Stichtag bekannt sind. Kommentare zur 30-Tage-Frist sind bis spätestens 22. April 2020 einzureichen. Angesichts dieses Zeitplans sind wir wahrscheinlich noch mindestens einige Monate von der Einreichungsfrist für die EEO-1-Berichte für 2019 entfernt.

Amanda Bowman ist Associate Principal Consultant bei der DCI Consulting Group. Amanda berät Kunden zu Gesetzen und Vorschriften im Bereich Chancengleichheit und Fördermaßnahmen, damit diese die Compliance-Anforderungen der OFCCP erfüllen können. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an die DCI Consulting Group unter (202) 828-6900 oder besuchen Sie deren Website.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.