Los contratistas federales están obligados a adoptar medidas de discriminación positiva para emplear y promocionar en el empleo a personas con discapacidades y veteranos protegidos. La divulgación, la contratación y la retención efectivas son esenciales para este esfuerzo. Como la OFCCP ha declarado en repetidas ocasiones, considera que la colocación satisfactoria de estos grupos objetivo es el indicador más revelador de si un contratista federal ha cumplido con el requisito y ha realizado suficientes esfuerzos de buena fe. A continuación se exponen algunas ideas a tener en cuenta a la hora de evaluar la eficacia de sus actuales esfuerzos de contratación y planificar la mejora de la divulgación y la contratación en el futuro.
Desarrollar relaciones estrechas con las fuentes de contratación para todos los niveles de empleo.
Existen varias fuentes potenciales de candidatos con discapacidades y veteranos protegidos. Puede tratarse de organizaciones de servicios, colegios y universidades, centros de rehabilitación profesional, oficinas de empleo estatales y locales, y muchas más. Normalmente, los contratistas facilitan una lista de estas fuentes cuando presentan sus Planes de Acción Afirmativa (PAA) para su revisión.
La OFCCP espera que si se pone en contacto con una de las organizaciones que figuran en la lista, ésta confirme que su empresa está llevando a cabo una labor activa de divulgación y contratación. Si la OFCCP se entera de que la organización no reconoce a su empresa, o no ha tratado con usted en varios años, o sólo recibe correos o correos electrónicos de rutina pero sin seguimiento o interacción personal, no encontrará creíbles o adecuadas sus afirmaciones de esfuerzos de buena fe. Mantener una relación estrecha con varias fuentes de contratación lleva tiempo; sin embargo, le da a usted o a su agente, si subcontrata la contratación, la oportunidad de comprender realmente a qué tipo de clientes atiende la fuente de contratación y si esos clientes tienen o pueden adquirir fácilmente el tipo de conocimientos, capacidades y aptitudes que usted busca realmente. Cuanto más entienda la fuente de contratación sus necesidades de contratación, más cerca estará de encontrar la calidad de candidato que tenga una alta probabilidad de éxito en el empleo.
También es importante que sus esfuerzos de divulgación y contratación de personas con discapacidad y veteranos protegidos se extiendan a todos los niveles y tipos de puestos dentro de su empresa. Dependiendo de cómo contrate su empresa, puede darse el caso de que una división o departamento se comprometa a llegar a las personas con discapacidad y/o veteranos protegidos y realice prácticamente toda la contratación de estos candidatos, mientras que muchas otras divisiones o departamentos son mucho más pasivos en este esfuerzo. Esto puede dar lugar a un desequilibrio en la representación de la mano de obra que la agencia puede percibir como un problema de dirección. En otras palabras, puede parecer que sólo está dispuesto a contratar a personas con discapacidad para determinados tipos de trabajo y no para otros. Esto puede ser especialmente problemático si las unidades que realizan todas las contrataciones tienen un menor potencial de promoción y crecimiento que muchas de las otras áreas de su empresa. Por lo tanto, es importante ser consciente de las pautas de contratación que se derivan de sus esfuerzos de divulgación y contratación. Dado que la ley contempla los esfuerzos de buena fe y no los resultados garantizados, puede contrarrestar esta impresión demostrando que ha realizado esfuerzos similares con una amplia gama de puestos, pero quizá sin el volumen de oportunidades. También puede demostrar que los candidatos que contrató estaban claramente más cualificados.
Garantizar la accesibilidad del proceso de solicitud
Para que el proceso de divulgación y contratación tenga éxito, el proceso de solicitud debe ser accesible para las personas con discapacidad y los veteranos protegidos. Los solicitantes deben ser informados de la disponibilidad de adaptaciones para personas con discapacidad durante el proceso de solicitud y recibir instrucciones y plazos para solicitar dichas adaptaciones. Los plazos deben notificarse con suficiente antelación para garantizar que las adaptaciones estén disponibles en el momento del proceso de solicitud en que se necesiten. Por ejemplo, si está planificando una feria de empleo u otro acto de contratación, deberá informar a las personas del proceso para solicitar intérpretes de lengua de signos, formatos alternativos para medios impresos u otras adaptaciones razonables con tiempo suficiente para garantizar los servicios y materiales necesarios para el acto. Del mismo modo, si los exámenes forman parte del proceso de solicitud, los solicitantes deben ser informados de cómo solicitar las adaptaciones necesarias para realizar el examen. Si las adaptaciones implican una alteración de la forma o los medios de realizar el examen, como proporcionar tiempo adicional, es importante averiguar si esto afecta a la validez del instrumento de examen. Lo ideal sería que se hubiera informado de esta información en el momento de validar el test.
Realización de entrevistas legales que respeten la etiqueta adecuada para los solicitantes con discapacidades y los veteranos protegidos
A la hora de entrevistar a personas con discapacidad y a veteranos protegidos que también sean personas con discapacidad, hay que tener en cuenta una serie de aspectos. En primer lugar, aunque la OFCCP ha invitado a la opinión pública a que se pronuncie sobre si deben permitirse las preguntas previas a la contratación acerca de la discapacidad a efectos de discriminación positiva, en la actualidad prácticamente todas las preguntas acerca de la discapacidad están prohibidas en la fase de entrevista. Aparte de las preguntas necesarias para realizar y proporcionar las adaptaciones solicitadas en el proceso de solicitud, las preguntas sobre discapacidad deben evitarse hasta que se haya realizado al menos una oferta condicional de empleo y, entonces, en estricto cumplimiento de las limitaciones que se aplican a dichas preguntas. Tanto la OFCCP como la EEOC facilitan información sobre cuándo y cómo pueden realizarse consultas sobre discapacidades de conformidad con el artículo 503 de la Ley de Rehabilitación y la Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades en sus sitios web(www.eeoc.gov y www.dol.gov). En general, estas preguntas y cualquier examen médico sólo deben hacerse después de la oferta y antes de entrar en servicio, siempre que se pregunten a todos los candidatos que acceden al puesto.
Las entrevistas deben centrarse en los requisitos del puesto y en las cualificaciones del candidato relacionadas con el puesto, y no en la discapacidad. Debe tener en cuenta que un candidato no está obligado a demostrar que tiene una discapacidad para poder impugnar lo que considera una pregunta ilegal sobre la discapacidad. Por ejemplo, si se pregunta a un veterano protegido, antes de la oferta, si padece síndrome de estrés postraumático, el veterano no tendría que tener realmente la discapacidad para impugnar la ilegalidad de la pregunta. Es probable que esta pregunta se considere discriminatoria en virtud del artículo 503 debido al aspecto de discapacidad de la pregunta, pero también, si sólo se pregunta a veteranos conocidos, puede impugnarse como discriminación basada en la condición de veterano.
Además de los requisitos legales, también es importante sensibilizar a los entrevistadores sobre la etiqueta que se espera en el trato con personas con discapacidad. El sitio web del Departamento de Trabajo, www.dol.gov, ofrece un enlace al National Center on Workforce Disability (NCWD) donde se puede encontrar información sobre las directrices sociales para entrevistar a personas con discapacidad(http://www.onestops.info/article.php?article_id=2). Proporciona consejos generales útiles, como no prestar ayuda automáticamente a un solicitante sin preguntarle antes si la desea, como cuando una persona con poca capacidad de agarre tiene problemas con el pomo de una puerta. El NCWD también aconseja no asumir automáticamente que la respuesta a esa pregunta será afirmativa.
La NCWD también ofrece consejos sobre la etiqueta adecuada para personas con tipos específicos de discapacidad, como ceguera, deficiencias auditivas, deficiencias cognitivas y discapacidades que requieren el uso de una silla de ruedas. Algunos ejemplos de los consejos ofrecidos son: al entrevistar a una persona ciega, identifique a todas las partes presentes en la sala; al entrevistar a una persona sorda, dirija su atención y sus preguntas al solicitante, no al intérprete de lengua de signos; para las personas con discapacidades cognitivas, pida al solicitante que resuma lo que usted ha dicho para asegurarse de que lo ha entendido; y para las personas que utilizan silla de ruedas, póngase a la misma altura de los ojos del solicitante si la conversación va a durar más de un minuto aproximadamente.
El éxito de un esfuerzo de contratación y divulgación debe reforzarse con un proceso de solicitud y entrevista que demuestre claramente que su empresa es realmente un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y que el solicitante se sentirá cómodo trabajando allí porque usted se siente cómodo y comprometido con la contratación de una plantilla diversa que incluya a personas con discapacidad y veteranos protegidos.
Es importante que los encargados de la selección de personal, los empleados que participan en el proceso de solicitud y contratación, los directivos y, en última instancia, los futuros compañeros de trabajo reciban formación y estén sensibilizados sobre el protocolo adecuado para interactuar con personas con diversas discapacidades. La mejor forma de llevar a cabo este tipo de formación es como parte del programa habitual de formación en igualdad de oportunidades y no como respuesta a la discapacidad de un solicitante o empleado en particular. Por ejemplo, podrías tener un programa continuo centrado en cada sesión en diferentes tipos de discapacidad.
La educación y la sensibilización también pueden ayudar a disipar mitos, temores y estereotipos no sólo sobre las personas con discapacidad, sino también sobre los veteranos de combate que regresan. La educación puede eliminar la discriminación que es el resultado de la ignorancia y los malentendidos sobre estas poblaciones. Es importante que revise el contenido de dicha formación para asegurarse de que es sólida desde el punto de vista jurídico y de que no se imparte de una manera que, en sí misma, resulte ofensiva por motivos de discapacidad y por la condición de veterano protegido. Asegúrese de que la formación procede de una fuente fiable, bien informada y sensible que comprenda los problemas particulares de la discapacidad o de los veteranos objeto de la formación.
¡Documentar, documentar, documentar!
Documentar sus esfuerzos de acercamiento y reclutamiento puede ser tan importante como los esfuerzos mismos. Por ejemplo, usted puede haber trabajado arduamente para desarrollar relaciones personales con las fuentes de reclutamiento y descubrir que la persona con la que ha establecido una estrecha relación de extensión y reclutamiento ya no está disponible cuando la OFCCP programa una revisión de cumplimiento, o puede descubrir que la fuente de reclutamiento no tiene las mismas obligaciones de mantenimiento de registros o incentivos que usted y no puede corroborar su descripción del alcance de sus esfuerzos de reclutamiento con ellos. Por lo tanto, es importante que documente sus reuniones, llamadas telefónicas y correspondencia electrónica y en papel con la fuente de contratación y que tenga constancia de quién fue remitido a través de esa fuente y si esas remisiones dieron lugar a colocaciones satisfactorias. También debe conservar registros que expliquen por qué no se seleccionó a las personas remitidas.
Estos registros también pueden ser útiles para evaluar si merece la pena mantener la fuente de reclutamiento o para explicar por qué ya no la utiliza. El uso de una fuente de reclutamiento que nunca produce candidatos viables año tras año probablemente se considerará una prueba de que no se están realizando esfuerzos de buena fe adecuados. Si subcontrata sus esfuerzos de contratación o si sus reclutadores son independientes de su personal de acción afirmativa e igualdad de oportunidades, es importante que entiendan sus obligaciones de acción afirmativa e igualdad de oportunidades y mantengan el tipo de registros que su empresa necesitará para demostrar el cumplimiento. Las obligaciones de cumplimiento siguen recayendo en la empresa incluso si recurre a reclutadores externos.
Si bien es fundamental establecer y documentar las interacciones personales con las fuentes de contratación, también es importante documentar el esfuerzo publicitario dirigido a personas con discapacidad y veteranos protegidos. Por ejemplo, conserve copias de los anuncios y avisos publicados en publicaciones dirigidas a personas con discapacidad y veteranos protegidos y documente el uso de miembros de estos grupos en sus materiales de contratación y en los medios de comunicación en línea e impresos. Asegúrate de que tus anuncios de vacantes estén disponibles en formatos accesibles y de que tus sitios web estén en formatos accesibles. Si contrata a través del sitio web de un proveedor externo, asegúrese de que su sitio web sea accesible. Lleve un registro de todos los esfuerzos especiales que haya realizado para atraer y retener a candidatos cualificados con discapacidades y veteranos protegidos cualificados, incluidas las adaptaciones realizadas en el proceso de contratación y empleo.
Mantenga registros que muestren la formación que ha proporcionado a sus reclutadores y a las personas implicadas en el proceso de contratación. Conserve registros de su proceso de identificación e investigación de la formación y de los formadores que imparten su formación sobre sensibilidad y del contenido de la formación, así como de quién asistió a la formación. Si recurre a fuentes externas para la contratación, solicitud o formación, conserve todos los registros que demuestren sus conocimientos y trayectoria en la contratación eficaz de personas con discapacidad y veteranos protegidos, incluido cualquier esfuerzo que haya realizado para determinar sus competencias en estas áreas a la hora de seleccionarlos para que le presten estos servicios.
Contratar a la mejor persona para el trabajo
Los esfuerzos de divulgación y contratación más fructíferos ponen en contacto al candidato adecuado con el puesto de trabajo adecuado. No beneficia a la persona con discapacidad o al veterano protegido que sólo se le contrate por su condición de protegido. Es importante para la retención, y el éxito en el trabajo, que la persona sea contratada principalmente porque aporta los conocimientos, destrezas y habilidades requeridas para un desempeño exitoso en el puesto. Debe contratar a un candidato excelente que sea discapacitado o veterano protegido, y no a cualquiera que le haga subir los números de la OFCCP. No se trata de una disyuntiva. Con la suficiente difusión, contratación y compromiso con la contratación de personas con discapacidad y veteranos protegidos, puede encontrar candidatos cualificados que se convertirán en empleados de éxito. La obligación en virtud de las leyes aplicadas por la OFCCP es emplear y promover en el empleo a personas con discapacidad y veteranos protegidos. Si contrata a personas con discapacidad y a veteranos protegidos bien cualificados para los puestos de trabajo adecuados, le resultará más fácil cumplir con su obligación de promocionar a estas personas en el empleo.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
