Bundesauftragnehmer sind verpflichtet, positive Maßnahmen zu ergreifen, um Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen einzustellen und beruflich zu fördern. Eine effektive Öffentlichkeitsarbeit, Personalbeschaffung und Mitarbeiterbindung sind für diese Bemühungen von entscheidender Bedeutung. Wie die OFCCP wiederholt betont hat, betrachtet sie die erfolgreiche Vermittlung dieser Zielgruppen als den aussagekräftigsten Indikator dafür, ob ein Auftragnehmer der Bundesregierung die Anforderungen erfüllt und ausreichende Bemühungen in gutem Glauben unternommen hat. Hier sind einige Überlegungen, die Sie bei der Bewertung der Wirksamkeit Ihrer aktuellen Personalbeschaffungsmaßnahmen und bei der Planung von Verbesserungen der Öffentlichkeitsarbeit und Personalbeschaffung in der Zukunft berücksichtigen sollten.
Enge Beziehungen zu Rekrutierungsquellen für alle Jobebenen aufbauen
Es gibt eine Reihe potenzieller Quellen für Bewerber mit Behinderungen und geschützte Veteranen. Dazu können Dienstleistungsorganisationen, Hochschulen und Universitäten, berufliche Rehabilitationszentren, staatliche und lokale Arbeitsämter und viele andere gehören. In der Regel legen Auftragnehmer bei der Einreichung ihrer Affirmative Action Plans (AAP) zur Prüfung eine Liste dieser Quellen vor.
Die OFCCP erwartet, dass die kontaktierten Organisationen bestätigen, dass sie aktiv und kontinuierlich Kontakt zu Ihrem Unternehmen suchen und Mitarbeiter für dieses rekrutieren. Wenn die OFCCP erfährt, dass die Organisation Ihr Unternehmen entweder nicht kennt, seit mehreren Jahren keinen Kontakt mehr zu Ihnen hat oder nur routinemäßige Postsendungen oder E-Mails erhält, ohne dass es zu weiteren Kontakten oder persönlichen Interaktionen kommt, wird sie Ihre Behauptungen, Sie hätten sich in gutem Glauben bemüht, nicht für glaubwürdig oder ausreichend halten. Der Aufbau enger Beziehungen zu einer Reihe von Rekrutierungsquellen erfordert Zeit, bietet Ihnen oder Ihrem Vertreter, wenn Sie die Rekrutierung auslagern, jedoch die Möglichkeit, wirklich zu verstehen, welche Arten von Kunden die Rekrutierungsquelle bedient und ob diese Kunden über die Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten verfügen, die Sie tatsächlich suchen, oder diese leicht erwerben können. Je besser die Rekrutierungsquelle Ihre Einstellungsbedürfnisse versteht, desto eher kann sie Bewerber finden, die mit hoher Wahrscheinlichkeit erfolgreich eingestellt werden können.
Es ist auch wichtig, dass Ihre Bemühungen zur Anwerbung und Einstellung von Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen sich auf alle Ebenen und Arten von Positionen innerhalb Ihres Unternehmens erstrecken. Je nachdem, wie Ihr Unternehmen rekrutiert, kann es vorkommen, dass eine Abteilung oder ein Bereich sich für die Anwerbung von Menschen mit Behinderungen und/oder geschützten Veteranen engagiert und praktisch alle Einstellungen dieser Kandidaten vornimmt, während viele andere Abteilungen oder Bereiche in dieser Hinsicht viel passiver sind. Dies kann zu einer unausgewogenen Vertretung in Ihrer Belegschaft führen, was von der Behörde als Steuerungsproblem angesehen werden könnte. Mit anderen Worten: Es könnte den Anschein haben, als seien Sie nur bereit, Menschen mit Behinderungen für bestimmte Arten von Tätigkeiten einzustellen, für andere hingegen nicht. Dies kann besonders problematisch sein, wenn die Einheiten, die alle Einstellungen vornehmen, ein geringeres Beförderungs- und Wachstumspotenzial haben als viele andere Bereiche Ihres Unternehmens. Es ist daher wichtig, sich der Einstellungsmuster bewusst zu sein, die sich aus Ihren Outreach- und Rekrutierungsbemühungen ergeben. Da laut Gesetz gute Absichten und keine garantierten Ergebnisse vorgeschrieben sind, können Sie diesem Eindruck entgegenwirken, indem Sie zeigen, dass Sie ähnliche Bemühungen für eine Vielzahl von Positionen unternommen haben, jedoch möglicherweise ohne die gleiche Anzahl an Stellenangeboten. Möglicherweise können Sie auch nachweisen, dass die von Ihnen eingestellten Kandidaten eindeutig besser qualifiziert waren.
Sicherstellung der Barrierefreiheit des Bewerbungsverfahrens
Damit der Outreach- und Rekrutierungsprozess erfolgreich verläuft, muss das Bewerbungsverfahren für Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen zugänglich sein. Bewerber sollten darüber informiert werden, dass während des Bewerbungsverfahrens Vorkehrungen für Behinderungen getroffen werden können, und sie sollten Anweisungen und Fristen für die Beantragung solcher Vorkehrungen erhalten. Ihre Fristen sollten ausreichend Vorlaufzeit bieten, damit Sie sicherstellen können, dass die Anpassung zu dem Zeitpunkt des Bewerbungsverfahrens verfügbar ist, zu dem sie benötigt wird. Wenn Sie beispielsweise eine Jobmesse oder eine andere Rekrutierungsveranstaltung planen, sollten die Personen rechtzeitig über das Verfahren zur Beantragung von Gebärdensprachdolmetschern, alternativen Formaten für Printmedien oder anderen angemessenen Anpassungen informiert werden, damit die erforderlichen Dienstleistungen und Materialien für die Veranstaltung sichergestellt werden können. Wenn Tests Teil des Bewerbungsverfahrens sind, müssen die Bewerber ebenfalls darüber informiert werden, wie sie die für die Teilnahme am Test erforderlichen Vorkehrungen beantragen können. Wenn die Vorkehrungen eine Änderung der Art und Weise oder der Mittel zur Durchführung des Tests beinhalten, z. B. die Gewährung von zusätzlicher Zeit, ist es wichtig herauszufinden, ob dies die Gültigkeit des Testinstruments beeinträchtigt. Diese Informationen hätten Sie idealerweise bereits bei der Validierung des Tests einholen sollen.
Führen Sie rechtmäßige Vorstellungsgespräche durch, die die angemessenen Umgangsformen gegenüber Bewerbern mit Behinderungen und geschützten Veteranen beachten.
Bei Vorstellungsgesprächen mit Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen, die ebenfalls Menschen mit Behinderungen sind, sind einige Dinge zu beachten. Erstens: Obwohl die OFCCP die Öffentlichkeit dazu aufgerufen hat, sich dazu zu äußern, ob Fragen zur Behinderung vor der Einstellung zum Zwecke der positiven Diskriminierung zulässig sein sollten, sind derzeit praktisch alle Fragen zur Behinderung in der Vorstellungsphase tabu. Abgesehen von Fragen, die für die Bereitstellung der gewünschten Anpassungen im Bewerbungsverfahren erforderlich sind, sollten Fragen zur Behinderung vermieden werden, bis zumindest ein bedingtes Stellenangebot vorliegt, und dann unter strikter Einhaltung der für solche Fragen geltenden Beschränkungen. Sowohl die OFCCP als auch die EEOC stellen auf ihren Websites (www.eeoc.gov und www.dol.gov) Informationen darüber zur Verfügung, wann und wie Fragen zu Behinderungen in Übereinstimmung mit Abschnitt 503 des Rehabilitation Act und dem Americans with Disabilities Act gestellt werden können. Im Allgemeinen sollten diese Fragen und etwaige medizinische Untersuchungen nur nach der Stellenzusage und vor Dienstantritt gestellt werden, vorausgesetzt, dass sie allen Bewerbern für die Stelle gestellt werden.
Die Vorstellungsgespräche sollten sich auf die Anforderungen der Stelle und die Qualifikationen des Bewerbers in Bezug auf die Stelle konzentrieren und nicht auf die Behinderung. Sie sollten beachten, dass ein Bewerber nicht nachweisen muss, dass er tatsächlich eine Behinderung hat, um das Recht zu haben, eine seiner Meinung nach unzulässige Frage zur Behinderung anzufechten. Wenn Sie beispielsweise einen geschützten Veteranen vor der Stellenzusage fragen, ob er oder sie an einer posttraumatischen Belastungsstörung leidet, muss der Veteran nicht tatsächlich eine Behinderung haben, um die Rechtswidrigkeit der Frage anzufechten. Diese Frage würde aufgrund des Aspekts der Behinderung wahrscheinlich als diskriminierend im Sinne von Abschnitt 503 angesehen werden, aber auch, wenn sie nur bekannten Veteranen gestellt wird, könnte sie als Diskriminierung aufgrund des Veteranenstatus angefochten werden.
Zusätzlich zu den gesetzlichen Anforderungen ist es auch wichtig, Interviewer für die Umgangsformen zu sensibilisieren, die im Umgang mit Menschen mit Behinderungen erwartet werden. Die Website des Arbeitsministeriums, www.dol.gov, enthält einen Link zum National Center on Workforce Disability (NCWD), wo Sie Informationen zu den sozialen Richtlinien für Vorstellungsgespräche mit Menschen mit Behinderungen finden (http://www.onestops.info/article.php?article_id=2). Dort finden Sie nützliche allgemeine Ratschläge, z. B. dass Sie einem Bewerber nicht automatisch Hilfe anbieten sollten, ohne ihn zuvor zu fragen, ob er diese Hilfe wünscht, beispielsweise wenn eine Person mit eingeschränkter Greiffähigkeit Probleme mit einem Türgriff hat. Das NCWD rät außerdem, nicht automatisch davon auszugehen, dass die Antwort auf diese Frage „Ja” lautet.
Das NCWD gibt auch Ratschläge zum angemessenen Umgang mit Menschen mit bestimmten Behinderungen wie Blindheit, Hörbeeinträchtigungen, kognitiven Beeinträchtigungen und Behinderungen, die die Verwendung eines Rollstuhls erfordern. Einige Beispiele für die Art der angebotenen Ratschläge sind: Wenn Sie ein blindes Mädchen interviewen, nennen Sie alle Personen im Raum; Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Fragen bei einem Vorstellungsgespräch mit einer gehörlosen Person auf den Bewerber und nicht auf den Gebärdensprachdolmetscher. Bitten Sie Personen mit kognitiven Beeinträchtigungen, das Gesagte zusammenzufassen, um sicherzustellen, dass sie es verstanden haben. Begeben Sie sich bei Personen, die einen Rollstuhl benutzen, auf Augenhöhe mit dem Bewerber, wenn das Gespräch länger als etwa eine Minute dauert.
Der Erfolg von Rekrutierungs- und Outreach-Maßnahmen muss durch einen Bewerbungs- und Vorstellungsprozess untermauert werden, der deutlich macht, dass Ihr Unternehmen wirklich ein Arbeitgeber ist, der Chancengleichheit fördert, und dass sich der Bewerber dort wohlfühlen wird, weil Sie sich für die Einstellung einer vielfältigen Belegschaft, einschließlich Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen, engagieren.
Es ist wichtig, dass Personalvermittler, Mitarbeiter, die am Bewerbungs- und Einstellungsprozess beteiligt sind, Führungskräfte und letztendlich auch zukünftige Kollegen über die richtigen Umgangsformen im Umgang mit Menschen mit verschiedenen Behinderungen aufgeklärt und sensibilisiert werden. Diese Art der Aufklärung sollte am besten im Rahmen Ihres regulären Schulungsprogramms zur Chancengleichheit durchgeführt werden und nicht als Reaktion auf die Behinderung eines bestimmten Bewerbers oder Mitarbeiters. Sie könnten beispielsweise ein fortlaufendes Programm anbieten, bei dem jede Sitzung sich auf verschiedene Arten von Behinderungen konzentriert.
Aufklärung und Sensibilisierung können auch dazu beitragen, Mythen, Ängste und Vorurteile nicht nur gegenüber Menschen mit Behinderungen, sondern auch gegenüber Kriegsveteranen zu beseitigen. Aufklärung kann Diskriminierung beseitigen, die aus Unwissenheit und Missverständnissen gegenüber diesen Personengruppen resultiert. Es ist wichtig, dass Sie den Inhalt solcher Schulungen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie rechtlich einwandfrei sind und nicht in einer Weise durchgeführt werden, die aufgrund einer Behinderung oder des geschützten Veteranenstatus an sich beleidigend ist. Stellen Sie sicher, dass die Schulung von einer zuverlässigen, sachkundigen und sensiblen Quelle stammt, die die besonderen Probleme von Menschen mit Behinderungen oder Veteranen versteht, die Gegenstand der Schulung sind.
Dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren!
Die Dokumentation Ihrer Bemühungen im Bereich der Kontaktaufnahme und Personalbeschaffung kann genauso wichtig sein wie die Bemühungen selbst. Beispielsweise haben Sie vielleicht hart daran gearbeitet, persönliche Beziehungen zu Personalbeschaffungsquellen aufzubauen, nur um dann festzustellen, dass die Person, zu der Sie eine enge Beziehung aufgebaut haben, nicht mehr verfügbar ist, wenn die OFCCP eine Konformitätsprüfung plant, oder dass die Personalbeschaffungsquelle nicht denselben Aufzeichnungspflichten oder Anreizen unterliegt wie Sie und Ihre Beschreibung des Umfangs Ihrer Personalbeschaffungsbemühungen nicht bestätigen kann. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Besprechungen, Telefonate und die elektronische und schriftliche Korrespondenz mit der Rekrutierungsquelle dokumentieren und dass Sie Aufzeichnungen darüber führen, wer über diese Quelle vermittelt wurde und ob diese Vermittlungen zu erfolgreichen Vermittlungen geführt haben. Sie sollten auch Aufzeichnungen darüber führen, warum Vermittlungen, die nicht ausgewählt wurden, abgelehnt wurden.
Diese Aufzeichnungen können auch hilfreich sein, um zu beurteilen, ob es sich lohnt, die Rekrutierungsquelle beizubehalten, oder um zu erklären, warum Sie sie nicht mehr nutzen. Die Nutzung einer Rekrutierungsquelle, die Jahr für Jahr keine geeigneten Kandidaten hervorbringt, wird wahrscheinlich als Beweis dafür angesehen, dass Sie sich nicht ausreichend bemüht haben. Wenn Sie Ihre Rekrutierungsbemühungen auslagern oder wenn Ihre Personalvermittler nicht zu Ihren Mitarbeitern für affirmative action und Chancengleichheit gehören, ist es wichtig, dass sie Ihre Verpflichtungen in Bezug auf affirmative action und Chancengleichheit verstehen und die Art und Weise der Aufzeichnungen führen, die Ihr Unternehmen zum Nachweis der Einhaltung der Vorschriften benötigt. Die Verpflichtungen zur Einhaltung der Vorschriften bleiben auch dann beim Unternehmen, wenn Sie externe Personalvermittler einsetzen.
Die Einrichtung und Dokumentation persönlicher Interaktionen mit den Rekrutierungsquellen ist zwar von entscheidender Bedeutung, aber es ist auch wichtig, die Werbemaßnahmen zu dokumentieren, die sich an Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen richten. Bewahren Sie beispielsweise Kopien von Ankündigungen und Anzeigen auf, die in Publikationen für Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen geschaltet wurden, und dokumentieren Sie die Verwendung von Mitgliedern dieser Gruppen in Ihren Rekrutierungsmaterialien sowie in Online- und Printmedien. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stellenanzeigen in barrierefreien Formaten verfügbar sind und dass Ihre Websites barrierefrei sind. Wenn Sie über die Website eines Drittanbieters rekrutieren, stellen Sie sicher, dass dessen Website barrierefrei ist. Führen Sie Aufzeichnungen über alle besonderen Anstrengungen, die Sie unternommen haben, um qualifizierte Bewerber mit Behinderungen und qualifizierte geschützte Veteranen zu gewinnen und zu halten, einschließlich der im Einstellungs- und Beschäftigungsprozess vorgenommenen Anpassungen.
Führen Sie Aufzeichnungen über die Schulungen, die Sie Ihren Personalvermittlern und den am Einstellungsprozess beteiligten Personen angeboten haben. Führen Sie Aufzeichnungen über Ihren Prozess zur Identifizierung und Überprüfung der Schulungen und Schulungsleiter, die Ihre Sensibilisierungsschulungen durchführen, sowie über den Inhalt der Schulungen und die Teilnehmer. Wenn Sie externe Quellen für die Personalbeschaffung, Bewerbung oder Schulung nutzen, bewahren Sie alle Aufzeichnungen auf, die deren Kenntnisse und Erfolgsbilanz bei der effektiven Rekrutierung von Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen belegen, einschließlich aller Bemühungen, die Sie unternommen haben, um deren Fähigkeiten in diesen Bereichen bei der Auswahl für die Erbringung dieser Dienstleistungen für Sie zu überprüfen.
Stellen Sie die beste Person für die Stelle ein
Die erfolgreichsten Maßnahmen zur Kontaktaufnahme und Personalbeschaffung bringen den richtigen Kandidaten mit dem richtigen Job zusammen. Es ist weder für Menschen mit Behinderung noch für geschützte Veteranen von Vorteil, nur aufgrund ihres geschützten Status eingestellt zu werden. Für die Mitarbeiterbindung und den Erfolg im Job ist es wichtig, dass die Person in erster Linie eingestellt wird, weil sie über das Wissen, die Fähigkeiten und Fertigkeiten verfügt, die für eine erfolgreiche Ausübung der Tätigkeit erforderlich sind. Sie sollten einen hervorragenden Kandidaten einstellen, der zufällig eine Behinderung hat oder ein geschützter Veteran ist, und nicht einfach irgendjemanden, der Ihre Zahlen für die OFCCP verbessert. Das ist keine Entweder-oder-Entscheidung. Mit ausreichender Öffentlichkeitsarbeit, Rekrutierung und Engagement für die Einstellung von Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen können Sie qualifizierte Bewerber finden, die zu erfolgreichen Mitarbeitern werden. Die Verpflichtung gemäß den von der OFCCP durchgesetzten Gesetzen besteht darin, Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen zu beschäftigen und beruflich zu fördern. Indem Sie gut qualifizierte Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen in den richtigen Positionen einstellen, können Sie Ihrer Verpflichtung, diese Menschen beruflich zu fördern, leicht nachkommen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
