Les contractants fédéraux sont tenus de prendre des mesures positives pour employer et faire progresser dans l'emploi les personnes handicapées et les vétérans protégés. Une sensibilisation, un recrutement et une rétention efficaces sont essentiels à cet effort. Comme l'OFCCP l'a déclaré à plusieurs reprises, elle considère le placement réussi de ces groupes cibles comme l'indicateur le plus révélateur de la conformité d'un sous-traitant fédéral à cette exigence et des efforts suffisants qu'il a déployés de bonne foi. Voici quelques réflexions à prendre en compte lorsque vous évaluez l'efficacité de vos efforts de recrutement actuels et planifiez l'amélioration de la sensibilisation et du recrutement à l'avenir.
Développer des relations étroites avec des sources de recrutement pour tous les niveaux d'emploi
Il existe un certain nombre de sources potentielles de candidats handicapés et d'anciens combattants protégés. Il peut s'agir d'organisations de services, de collèges et d'universités, de centres de réadaptation professionnelle, d'agences pour l'emploi locales et d'État, et bien d'autres encore. Les contractants fournissent généralement une liste de ces sources lorsqu'ils soumettent leur plan d'action positive (AAP) pour examen.
L'OFCCP s'attend à ce que, si elle contacte l'une des organisations répertoriées, celle-ci confirme qu'elle mène une action active et continue de sensibilisation et de recrutement auprès de votre entreprise. Si l'OFCCP apprend que l'organisation ne reconnaît pas votre entreprise, qu'elle n'a pas traité avec vous depuis plusieurs années ou qu'elle ne reçoit que des courriers ou des courriels de routine sans suivi ni interaction personnelle, elle ne jugera pas vos efforts de bonne foi crédibles ou suffisants. Entretenir des relations étroites avec un certain nombre de sources de recrutement prend du temps ; cependant, cela vous donne, à vous ou à votre agent si vous externalisez le recrutement, l'occasion de comprendre réellement quels types de clients la source de recrutement sert et si ces clients ont ou peuvent facilement acquérir le type de connaissances, de compétences et d'aptitudes que vous recherchez réellement. Plus la source de recrutement comprend vos besoins en matière d'embauche, plus elle peut se rapprocher de la qualité du candidat qui a une forte probabilité d'être embauché avec succès.
Il est également important que vos efforts de sensibilisation et de recrutement des personnes handicapées et des vétérans protégés s'étendent à tous les niveaux et à tous les types de postes au sein de votre entreprise. Selon le mode de recrutement de votre entreprise, il se peut qu'une division ou un département s'engage à sensibiliser les personnes handicapées et/ou les vétérans protégés et procède à la quasi-totalité du recrutement de ces candidats, alors que d'autres divisions ou départements sont beaucoup plus passifs dans cet effort. Il peut en résulter un déséquilibre de représentation au sein de votre personnel, qui peut être perçu par l'agence comme un problème de direction. En d'autres termes, il peut sembler que vous ne souhaitiez engager des personnes handicapées que pour certains types d'emplois et pas pour d'autres. Cela peut s'avérer particulièrement problématique si les unités qui procèdent à tous les recrutements ont un potentiel de promotion et de croissance inférieur à celui de nombreux autres secteurs de votre entreprise. Il est donc important d'être conscient des schémas d'embauche qui résultent de vos efforts de sensibilisation et de recrutement. Étant donné que la loi prévoit des efforts de bonne foi et non des résultats garantis, vous pouvez contrer cette impression en montrant que vous avez déployé des efforts similaires pour un large éventail de postes, mais peut-être sans le même volume d'opportunités. Vous pouvez également démontrer que les candidats que vous avez engagés étaient clairement plus qualifiés.
Garantir l'accessibilité du processus de candidature
Pour que le processus de sensibilisation et de recrutement soit couronné de succès, la procédure de candidature doit être accessible aux personnes handicapées et aux vétérans protégés. Les candidats doivent être informés que des aménagements pour les personnes handicapées sont disponibles au cours de la procédure de candidature et recevoir des instructions et des délais pour demander ces aménagements. Les délais doivent être fixés suffisamment à l'avance pour vous permettre de vous assurer que les aménagements seront disponibles au moment de la procédure de candidature où ils seront nécessaires. Par exemple, si vous prévoyez un salon de l'emploi ou un autre événement de recrutement, les personnes doivent être informées de la procédure à suivre pour demander des interprètes en langue des signes, des formats alternatifs pour les médias imprimés ou d'autres aménagements raisonnables, et ce suffisamment à l'avance pour que les services et le matériel nécessaires soient disponibles pour l'événement. De même, si des tests font partie du processus de candidature, les candidats doivent être informés de la manière de demander les aménagements nécessaires pour passer le test. Si l'aménagement implique une modification de la manière ou des moyens de passer le test, comme l'octroi d'un délai supplémentaire, il est important de savoir si cela affecte la validité de l'instrument de test. Il s'agit d'une information que vous auriez idéalement dû demander lorsque vous avez fait valider le test.
Mener des entretiens légaux en respectant les règles d'étiquette pour les candidats handicapés et les vétérans protégés
Il y a un certain nombre de choses à garder à l'esprit lors des entretiens avec les personnes handicapées et les vétérans protégés qui sont également des personnes handicapées. Tout d'abord, bien que l'OFCCP ait invité le public à se prononcer sur la question de savoir si les enquêtes préalables à l'embauche sur le handicap devraient être autorisées à des fins d'action positive, à l'heure actuelle, pratiquement toutes les enquêtes sur le handicap sont interdites au stade de l'entretien. À l'exception des questions nécessaires à la mise en place des aménagements demandés dans le cadre de la procédure de candidature, les questions sur le handicap devraient être évitées jusqu'à ce qu'une offre d'emploi conditionnelle ait été faite et dans le strict respect des restrictions applicables à ce type de questions. L'OFCCP et l'EEOC fournissent tous deux sur leurs sites web(www.eeoc.gov et www.dol.gov) des informations sur le moment et la manière dont les demandes de renseignements sur les handicaps peuvent être faites conformément à l'article 503 de la loi sur la réhabilitation et à la loi américaine sur les handicaps. En général, ces demandes et tout examen médical ne doivent être effectués qu'après l'offre et avant l'entrée en fonction, à condition qu'ils soient demandés à tous les candidats entrant en fonction.
Les entretiens doivent se concentrer sur les exigences du poste et sur les qualifications du candidat en rapport avec le poste, et non sur le handicap. Il convient de noter qu'un candidat n'est pas tenu de prouver qu'il souffre d'un handicap pour avoir le droit de contester ce qu'il estime être une enquête illégale sur le handicap. Par exemple, si vous demandez à un ancien combattant protégé, avant l'offre, s'il souffre du syndrome de stress post-traumatique, l'ancien combattant n'a pas besoin de prouver qu'il souffre réellement du handicap pour contester l'illégalité de la demande. Cette question serait probablement considérée comme discriminatoire au titre de l'article 503 en raison de l'aspect "handicap" de la question, mais aussi, si elle n'est posée qu'à des vétérans connus, elle peut être contestée comme une discrimination fondée sur le statut de vétéran.
Outre les exigences légales, il est également important de sensibiliser les enquêteurs à l'étiquette attendue dans les relations avec les personnes handicapées. Le site web du ministère du travail, www.dol.gov, propose un lien vers le National Center on Workforce Disability (NCWD), où vous pouvez trouver des informations sur les directives sociales relatives aux entretiens avec des personnes handicapées(http://www.onestops.info/article.php?article_id=2). Il fournit des conseils généraux utiles, comme le fait de ne pas aider automatiquement un candidat sans lui demander au préalable s'il souhaite cette aide, par exemple lorsqu'une personne ayant une faible capacité de préhension éprouve des difficultés à saisir une poignée de porte. La CNFD conseille également de ne pas présumer automatiquement que la réponse à cette demande sera positive.
La CNFD fournit également des conseils sur l'étiquette à adopter pour les personnes souffrant de handicaps spécifiques tels que la cécité, les déficiences auditives, les déficiences cognitives et les handicaps nécessitant l'utilisation d'un fauteuil roulant. Voici quelques exemples de conseils : lors d'un entretien avec une personne aveugle, identifiez toutes les personnes présentes dans la pièce ; lors d'un entretien avec une personne sourde, adressez votre attention et vos questions au candidat, et non à l'interprète en langue des signes ; pour les personnes souffrant de troubles cognitifs, demandez au candidat de résumer ce que vous avez dit pour vous assurer qu'il a bien compris ; et pour les personnes utilisant un fauteuil roulant, mettez-vous au même niveau visuel que le candidat si la conversation doit durer plus d'une minute environ.
Le succès d'un effort de recrutement et de sensibilisation doit être renforcé par une procédure de candidature et d'entretien qui démontre clairement que votre entreprise est véritablement un employeur qui respecte l'égalité des chances et que le candidat se sentira à l'aise pour travailler dans votre entreprise parce que vous êtes à l'aise avec une main-d'œuvre diversifiée, y compris les personnes handicapées et les anciens combattants protégés, et que vous vous engagez à l'embaucher.
Il est important que les recruteurs, les employés impliqués dans le processus de candidature et d'embauche, les managers et, en fin de compte, les futurs collègues soient formés et sensibilisés à l'étiquette appropriée pour interagir avec des personnes souffrant de divers handicaps. Il est préférable que ce type de formation s'inscrive dans le cadre de votre programme habituel de formation à l'égalité des chances et non en réponse au handicap d'un candidat ou d'un employé en particulier. Par exemple, vous pouvez mettre en place un programme permanent axé, à chaque session, sur différents types de handicaps.
L'éducation et la sensibilisation peuvent également contribuer à dissiper les mythes, les craintes et les stéréotypes concernant non seulement les personnes handicapées, mais aussi les anciens combattants de retour au pays. L'éducation peut éliminer la discrimination qui résulte de l'ignorance et de la méconnaissance de ces populations. Il est important que vous examiniez le contenu de cette formation pour vous assurer qu'elle est juridiquement valable et qu'elle n'est pas dispensée d'une manière qui, en soi, est offensante sur la base du handicap et du statut d'ancien combattant protégé. Veillez à ce que la formation provienne d'une source fiable, bien informée et sensible qui comprend les problèmes particuliers liés au handicap ou au statut d'ancien combattant qui font l'objet de la formation.
Document, document, document !
La documentation de vos efforts de sensibilisation et de recrutement peut être aussi importante que les efforts eux-mêmes. Par exemple, vous avez peut-être travaillé dur pour développer des relations personnelles avec des sources de recrutement, mais vous vous apercevez que la personne avec laquelle vous avez établi une relation étroite n'est plus disponible lorsque l'OFCCP programme un contrôle de conformité ou que la source de recrutement n'a pas les mêmes obligations ou incitations que vous en matière d'archivage et ne peut pas corroborer votre description de l'étendue de vos efforts de recrutement avec elle. Par conséquent, il est important que vous consigniez vos réunions, vos appels téléphoniques et votre correspondance électronique et papier avec la source de recrutement et que vous gardiez des traces des personnes qui ont été recommandées par cette source et que vous sachiez si ces recommandations ont abouti à des placements réussis. Vous devez également conserver des documents expliquant pourquoi les candidats qui n'ont pas été sélectionnés n'ont pas été retenus.
Ces dossiers peuvent également être utiles pour évaluer si la source de recrutement vaut la peine d'être maintenue ou pour expliquer pourquoi vous ne l'utilisez plus. L'utilisation d'une source de recrutement qui ne produit jamais de candidats viables année après année sera probablement considérée comme la preuve que vous ne faites pas d'efforts suffisants de bonne foi. Si vous sous-traitez votre effort de recrutement ou si vos recruteurs sont distincts de votre personnel chargé de l'action positive et de l'égalité des chances, il est important qu'ils comprennent vos obligations en matière d'action positive et d'égalité des chances et qu'ils conservent le type de dossiers dont votre entreprise aura besoin pour prouver sa conformité. Les obligations de conformité restent la responsabilité de l'entreprise, même si elle fait appel à des recruteurs tiers.
S'il est essentiel d'établir et de documenter les interactions personnelles avec les sources de recrutement, il est également important de documenter l'effort publicitaire en direction des personnes handicapées et des anciens combattants protégés. Par exemple, conservez des copies des annonces et des publicités placées dans des publications ciblant les personnes handicapées et les vétérans protégés, et documentez l'utilisation de membres de ces groupes dans votre matériel de recrutement et dans les médias en ligne et imprimés. Assurez-vous que vos avis de vacance sont disponibles dans des formats accessibles et que vos sites web le sont également. Si vous recrutez par l'intermédiaire du site web d'un fournisseur tiers, assurez-vous que son site web est accessible. Conservez une trace de tous les efforts particuliers que vous avez déployés pour attirer et retenir des candidats qualifiés handicapés et des vétérans protégés qualifiés, y compris les aménagements apportés dans le cadre du processus de recrutement et d'emploi.
Conservez les documents attestant de la formation que vous avez dispensée à vos recruteurs et aux personnes impliquées dans le processus d'embauche. Conservez les documents relatifs à votre processus d'identification et d'approbation de la formation et des formateurs qui dispensent votre formation à la sensibilité, ainsi que le contenu de la formation et les personnes qui y ont participé. Si vous faites appel à des sources extérieures pour le recrutement, les candidatures ou la formation, conservez tout document attestant de leurs connaissances et de leurs antécédents en matière de recrutement efficace de personnes handicapées et de vétérans protégés, y compris tout effort que vous avez fait pour vérifier leurs compétences dans ces domaines lorsque vous les avez sélectionnées pour vous fournir ces services.
Embaucher la meilleure personne pour le poste
Les efforts de sensibilisation et de recrutement les plus fructueux permettent d'associer le bon candidat au bon poste. Il n'est pas dans l'intérêt de la personne handicapée ou de l'ancien combattant protégé d'être embauché uniquement en raison de son statut protégé. Il est important, pour le maintien dans l'emploi et la réussite professionnelle, que la personne soit embauchée avant tout parce qu'elle possède les connaissances, les compétences et les aptitudes requises pour occuper le poste avec succès. Vous devez embaucher un excellent candidat qui se trouve être handicapé ou un ancien combattant protégé, et non pas n'importe quelle personne qui fera grimper vos chiffres pour l'OFCCP. Il ne s'agit pas d'une proposition de type "ou bien, ou bien". En menant des actions de sensibilisation, de recrutement et d'engagement suffisantes pour embaucher des personnes handicapées et des vétérans protégés, vous pouvez trouver des candidats qualifiés qui deviendront des employés performants. Les lois appliquées par l'OFCCP imposent l'obligation d'employer et de faire progresser dans l'emploi les personnes handicapées et les vétérans protégés. En recrutant des personnes handicapées et des vétérans protégés bien qualifiés pour occuper les bons postes, vous vous acquittez facilement de votre obligation de faire progresser ces personnes sur le plan de l'emploi.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
