Los contratistas federales están obligados a tomar medidas afirmativas para contratar y promover en el empleo a personas con discapacidades y veteranos protegidos. Para ello, es esencial llevar a cabo actividades eficaces de divulgación, contratación y retención. Como ha declarado repetidamente la OFCCP, considera que la colocación satisfactoria de estos grupos específicos es el indicador más revelador de si un contratista federal ha cumplido con el requisito y ha realizado esfuerzos suficientes de buena fe. A continuación, se incluyen algunas ideas que debe tener en cuenta al evaluar la eficacia de sus actuales esfuerzos de contratación y planificar la mejora de la divulgación y la contratación en el futuro.
Establecer relaciones estrechas con fuentes de reclutamiento para todos los niveles laborales.
Existen varias fuentes potenciales de candidatos con discapacidades y veteranos protegidos. Entre ellas se pueden incluir organizaciones de servicios, colegios y universidades, centros de rehabilitación vocacional, oficinas de empleo estatales y locales, y muchas más. Por lo general, los contratistas proporcionan una lista de estas fuentes al presentar sus Planes de Acción Afirmativa (AAP) para su revisión.
La OFCCP esperará que, si se pone en contacto con una de las organizaciones que figuran en la lista, estas confirmen que están llevando a cabo una labor activa y continua de divulgación y contratación con su empresa. Si la OFCCP recibe la respuesta de que la organización no reconoce a su empresa, o que no ha tratado con usted en varios años, o que solo recibe correos o correos electrónicos rutinarios sin seguimiento ni interacción personal, no considerará creíbles ni adecuadas sus afirmaciones de esfuerzos de buena fe. Establecer una relación estrecha con varias fuentes de contratación lleva tiempo; sin embargo, le brinda a usted o a su agente, si subcontrata la contratación, la oportunidad de comprender verdaderamente a qué tipo de clientes atiende la fuente de contratación y si esos clientes tienen o pueden adquirir fácilmente el tipo de conocimientos, habilidades y capacidades que usted realmente busca. Cuanto más comprenda la fuente de contratación sus necesidades de contratación, más cerca estará de encontrar candidatos de calidad que tengan una alta probabilidad de ser contratados con éxito.
También es importante que sus esfuerzos de divulgación y contratación de personas con discapacidades y veteranos protegidos se extiendan a todos los niveles y tipos de puestos dentro de su empresa. Dependiendo de cómo contrate su empresa, puede darse el caso de que una división o departamento se comprometa a divulgar la información entre las personas con discapacidades y/o veteranos protegidos y se encargue prácticamente de toda la contratación de estos candidatos, mientras que muchas otras divisiones o departamentos sean mucho más pasivos en este esfuerzo. Esto puede dar lugar a un desequilibrio en la representación de su plantilla que la agencia puede interpretar como un problema de dirección. En otras palabras, puede parecer que solo está dispuesto a contratar a personas con discapacidad para determinados tipos de puestos y no para otros. Esto puede ser especialmente problemático si las unidades que realizan todas las contrataciones tienen un potencial de promoción y crecimiento inferior al de muchas otras áreas de su empresa. Por lo tanto, es importante ser consciente de los patrones de contratación que se derivan de sus esfuerzos de divulgación y contratación. Dado que la ley exige esfuerzos de buena fe y no resultados garantizados, puede contrarrestar esta impresión demostrando que ha realizado esfuerzos similares con una amplia gama de puestos, pero quizás sin el mismo volumen de oportunidades. También puede demostrar que los candidatos que contrató estaban claramente más cualificados.
Garantizar la accesibilidad del proceso de solicitud
Para que el proceso de divulgación y contratación sea exitoso, el proceso de solicitud debe ser accesible para las personas con discapacidades y los veteranos protegidos. Se debe notificar a los solicitantes que hay adaptaciones disponibles para discapacidades durante el proceso de solicitud y se les deben proporcionar instrucciones y plazos para solicitar dichas adaptaciones. Los plazos deben permitir un aviso con suficiente antelación para garantizar que la adaptación estará disponible en el momento del proceso de solicitud en que sea necesaria. Por ejemplo, si se está planificando una feria de empleo u otro evento de reclutamiento, se debe informar a las personas sobre el proceso para solicitar intérpretes de lengua de señas, formatos alternativos para medios impresos u otras adaptaciones razonables con tiempo suficiente para garantizar los servicios y materiales necesarios para el evento. Del mismo modo, si las pruebas forman parte del proceso de solicitud, se debe informar a los solicitantes sobre cómo solicitar las adaptaciones necesarias para realizar la prueba. Si la adaptación implica una modificación en la forma o los medios de realizar la prueba, como proporcionar tiempo adicional, es importante averiguar si esto afecta a la validez del instrumento de prueba. Esta es una información que, idealmente, debería haber solicitado cuando validó la prueba.
Realizar entrevistas legales que respeten el protocolo adecuado para los solicitantes con discapacidades y los veteranos protegidos.
Hay una serie de aspectos que deben tenerse en cuenta al entrevistar a personas con discapacidad y a veteranos protegidos que también son personas con discapacidad. En primer lugar, aunque la OFCCP ha solicitado la opinión del público sobre si deben permitirse las preguntas previas al empleo sobre la discapacidad con fines de acción afirmativa, en la actualidad prácticamente todas las preguntas sobre la discapacidad están prohibidas en la fase de la entrevista. A excepción de las preguntas necesarias para realizar y proporcionar las adaptaciones solicitadas en el proceso de solicitud, deben evitarse las preguntas sobre la discapacidad hasta que se haya realizado al menos una oferta de empleo condicional y, en ese caso, deben cumplirse estrictamente las limitaciones que se aplican a dichas preguntas. Tanto la OFCCP como la EEOC proporcionan información sobre cuándo y cómo se pueden realizar preguntas sobre discapacidades de conformidad con la sección 503 de la Ley de Rehabilitación y la Ley de Estadounidenses con Discapacidades en sus sitios web (www.eeoc.gov y www.dol.gov). En general, estas preguntas y cualquier examen médico solo deben realizarse después de la oferta y antes de la incorporación al puesto, siempre que se hagan a todos los candidatos que accedan al puesto.
Las entrevistas deben centrarse en los requisitos del puesto y en las cualificaciones del candidato relacionadas con el puesto, y no en la discapacidad. Debe tener en cuenta que un solicitante no está obligado a demostrar que tiene una discapacidad para poder impugnar lo que considera una pregunta ilegal sobre la discapacidad. Por ejemplo, si se le pregunta a un veterano protegido, antes de ofrecerle el puesto, si padece síndrome de estrés postraumático, el veterano no tendría que tener realmente la discapacidad para impugnar la ilegalidad de la pregunta. Es probable que esta pregunta se considere discriminatoria en virtud del artículo 503 debido al aspecto de la discapacidad que conlleva, pero además, si solo se le pregunta a veteranos conocidos, puede impugnarse como discriminación basada en la condición de veterano.
Además de los requisitos legales, también es importante sensibilizar a los entrevistadores sobre el protocolo que se espera que sigan al tratar con personas con discapacidad. El sitio web del Departamento de Trabajo, www.dol.gov, proporciona un enlace al Centro Nacional sobre Discapacidad en la Fuerza Laboral (NCWD), donde se puede encontrar información sobre las pautas sociales para entrevistar a personas con discapacidad (http://www.onestops.info/article.php?article_id=2). Ofrece consejos generales útiles, como no ayudar automáticamente a un solicitante sin preguntarle primero si desea ayuda, por ejemplo, cuando una persona con poca capacidad de agarre tiene dificultades para abrir una puerta. El NCWD también aconseja no dar por sentado que la respuesta a esa pregunta será afirmativa.
El NCWD también ofrece consejos sobre el protocolo adecuado para personas con discapacidades específicas, como ceguera, discapacidad auditiva, discapacidad cognitiva y discapacidades que requieren el uso de una silla de ruedas. Algunos ejemplos del tipo de consejos que se ofrecen son: cuando entreviste a una persona ciega, identifique a todas las personas presentes en la sala; al entrevistar a una persona sorda, dirija su atención y sus preguntas al solicitante, no al intérprete de lengua de signos; en el caso de personas con discapacidad cognitiva, pida al solicitante que resuma lo que usted ha dicho para asegurarse de que lo ha entendido; y en el caso de personas que utilizan silla de ruedas, sitúese a la misma altura de los ojos del solicitante si la conversación va a durar más de un minuto aproximadamente.
El éxito de una iniciativa de reclutamiento y divulgación debe reforzarse con un proceso de solicitud y entrevista que demuestre claramente que su empresa es verdaderamente un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y que el solicitante se sentirá cómodo trabajando allí porque usted se siente cómodo y comprometido con la contratación de una fuerza laboral diversa, que incluye a personas con discapacidades y veteranos protegidos.
Es importante que los reclutadores, los empleados que participan en el proceso de solicitud y contratación, los gerentes y, en última instancia, los futuros compañeros de trabajo reciban formación y sensibilización sobre el protocolo adecuado para interactuar con personas con diversas discapacidades. Este tipo de formación se lleva a cabo mejor como parte de su programa habitual de formación sobre igualdad de oportunidades y no como respuesta a la discapacidad de un solicitante o empleado en particular. Por ejemplo, podría tener un programa continuo en el que cada sesión se centrara en diferentes tipos de discapacidades.
La educación y la sensibilización también pueden ayudar a disipar mitos, miedos y estereotipos, no solo sobre las personas con discapacidad, sino también sobre los veteranos de guerra que regresan. La educación puede eliminar la discriminación que es resultado de la ignorancia y los malentendidos sobre estas poblaciones. Es importante que revise el contenido de dicha formación para asegurarse de que sea legalmente sólida y que no se imparta de una manera que, en sí misma, sea ofensiva por motivos de discapacidad y condición de veterano protegido. Asegúrese de que la formación provenga de una fuente fiable, conocedora y sensible que comprenda las cuestiones específicas relacionadas con la discapacidad o los veteranos que son objeto de la formación.
¡Documenta, documenta, documenta!
Documentar sus esfuerzos de divulgación y reclutamiento puede ser tan importante como los esfuerzos mismos. Por ejemplo, es posible que haya trabajado arduamente para desarrollar relaciones personales con fuentes de reclutamiento, solo para descubrir que la persona con la que ha establecido una relación cercana de divulgación y reclutamiento ya no está disponible cuando la OFCCP programa una revisión de cumplimiento, o puede descubrir que la fuente de reclutamiento no tiene las mismas obligaciones o incentivos de mantenimiento de registros que usted y no puede corroborar su descripción del alcance de sus esfuerzos de reclutamiento con ellos. Por lo tanto, es importante que documente sus reuniones, llamadas telefónicas y correspondencia electrónica y en papel con la fuente de reclutamiento, y que tenga registros de quiénes fueron referidos a través de esa fuente y si estas referencias dieron lugar a colocaciones exitosas. También debe mantener registros que expliquen por qué se descartaron las referencias que no fueron seleccionadas.
Estos registros también pueden ser útiles para evaluar si vale la pena mantener la fuente de reclutamiento o para explicar por qué ya no la utiliza. Utilizar una fuente de reclutamiento que nunca produce candidatos viables año tras año probablemente se considerará una prueba de que no se están realizando esfuerzos adecuados de buena fe. Si subcontrata sus esfuerzos de reclutamiento o si sus reclutadores están separados de su personal de acción afirmativa e igualdad de oportunidades, es importante que comprendan sus obligaciones de acción afirmativa e igualdad de oportunidades y mantengan el tipo y la clase de registros que su empresa necesitará para demostrar el cumplimiento. Las obligaciones de cumplimiento siguen recayendo en la empresa, incluso si utiliza reclutadores externos.
Si bien es fundamental establecer y documentar las interacciones personales con las fuentes de reclutamiento, también es importante documentar los esfuerzos publicitarios dirigidos a personas con discapacidades y veteranos protegidos. Por ejemplo, conserve copias de los anuncios y publicidades publicados en medios dirigidos a personas con discapacidades y veteranos protegidos, y documente el uso de miembros de estos grupos en sus materiales de reclutamiento y en los medios impresos y en línea. Asegúrese de que sus anuncios de vacantes estén disponibles en formatos accesibles y que sus sitios web estén en formatos accesibles. Si está reclutando a través del sitio web de un proveedor externo, asegúrese de que su sitio web sea accesible. Mantenga registros de cualquier esfuerzo especial que haya realizado para atraer y retener a candidatos calificados con discapacidades y veteranos protegidos calificados, incluidas las adaptaciones realizadas en el proceso de contratación y empleo.
Mantenga registros que muestren la formación que ha impartido a sus reclutadores y a las personas que participan en el proceso de contratación. Mantenga registros de su proceso de identificación y selección de la formación y los formadores que imparten su formación en materia de sensibilidad, así como del contenido de la formación y de quiénes asistieron a ella. Si utiliza fuentes externas para la contratación, la solicitud o la formación, conserve cualquier registro que demuestre sus conocimientos y su historial de contratación eficaz de personas con discapacidad y veteranos protegidos, incluyendo cualquier esfuerzo que haya realizado para determinar sus habilidades en estas áreas al seleccionarlos para que le presten estos servicios.
Contrata a la mejor persona para el puesto.
Las iniciativas de divulgación y contratación más exitosas son aquellas que emparejan al candidato adecuado con el puesto adecuado. No beneficia a las personas con discapacidad ni a los veteranos protegidos que se les contrate únicamente por su condición protegida. Para la retención y el éxito en el puesto, es importante que la persona sea contratada principalmente porque aporta los conocimientos, las habilidades y las capacidades necesarias para desempeñar con éxito el puesto. Debe contratar a un candidato excelente que resulte ser discapacitado o veterano protegido, y no simplemente a cualquiera que le permita cumplir con los requisitos de la OFCCP. No se trata de una propuesta excluyente. Con una divulgación, un reclutamiento y un compromiso suficientes para contratar a personas con discapacidades y veteranos protegidos, puede encontrar candidatos cualificados que se convertirán en empleados exitosos. La obligación que imponen las leyes aplicadas por la OFCCP es contratar y promover en el empleo a personas con discapacidades y veteranos protegidos. Al contratar a personas con discapacidades y veteranos protegidos bien cualificados para los puestos adecuados, usted cumple fácilmente con su obligación de promover a esas personas en el empleo.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
