La mayoría de los empresarios son conscientes de la importancia de contar con descripciones de puesto bien redactadas, precisas y eficaces. De hecho, las buenas descripciones de puestos tienen varias ventajas, entre las que se incluyen las siguientes:
- Ayudan a los responsables de contratación a determinar si una persona podrá desempeñar las tareas de un puesto concreto, con o sin adaptaciones razonables.
- Establecen expectativas claras sobre el puesto tanto para los empleados que lo desempeñan como para los directivos que evalúan su rendimiento.
- Permiten a los empresarios evaluar más eficazmente las solicitudes de adaptaciones relacionadas con la discapacidad o la religión a la luz de las obligaciones laborales requeridas.
- Pueden ser útiles a la hora de defenderse contra demandas por discriminación u otros desafíos legales.
Por otra parte, las descripciones de puestos de trabajo mal redactadas, anticuadas o inexactas pueden imponer requisitos innecesarios, repercutir negativamente en la capacidad del empresario para contratar a personas cualificadas para los puestos y dar lugar a reclamaciones legales adicionales más difíciles de defender. Por consiguiente, aunque la evaluación de los requisitos físicos, mentales y ambientales de un puesto de trabajo suele requerir mucho tiempo, es aconsejable que los empleadores revisen periódicamente las descripciones de sus puestos de trabajo para asegurarse de que la información y los requisitos del puesto contenidos en dichas descripciones están actualizados y reflejan con exactitud las funciones del puesto y los requisitos necesarios para desempeñar dichas funciones. Esto es aún más importante para los contratistas federales, que están obligados a establecer un calendario y realizar revisiones "periódicas" de todas las cualificaciones físicas y mentales del puesto para garantizar que las cualificaciones que tienden a excluir a los candidatos estén relacionadas con el trabajo y sean coherentes con las necesidades de la empresa.
Entonces, ¿cómo puede un empresario evaluar de forma crítica los requisitos físicos, mentales y de otro tipo de un puesto de trabajo y mantener descripciones de puestos precisas y bien redactadas? A continuación se ofrecen algunas recomendaciones y buenas prácticas.
- Utilice fechas de entrada en vigor. Al preparar una descripción del puesto, incluya la fecha de entrada en vigor de la descripción y actualícela cada vez que se revise. Esto garantizará que sólo se utilice la versión más actualizada de la descripción del puesto en relación con las solicitudes de empleo, las evaluaciones de adaptación y las evaluaciones del rendimiento o la disciplina. Disponer de fechas de entrada en vigor por escrito también servirá de recordatorio para revisar las descripciones de puestos con fechas de entrada en vigor más antiguas.
- Cree un calendario de revisión. Establezca un calendario de revisión de todas las descripciones de puestos para garantizar la exactitud y legalidad de los requisitos físicos, mentales o medioambientales del puesto. En general, la mejor práctica consiste en revisar estos requisitos cada vez que un puesto esté vacante y deba cubrirse, y/o al menos una vez al año. Tenga en cuenta que no es necesario revisar todos los puestos a la vez; en su lugar, la revisión puede escalonarse por grado de empleo, departamento, ubicación o cualquier otro método que tenga sentido para el empresario. Lo importante es establecer un calendario y cumplirlo.
- Establezca la propiedad de la revisión. Asigne la revisión a una persona (o personas) determinada(s) y asegúrese de que comprenden su implicación en el proceso de revisión y sus responsabilidades al respecto (que se explican más adelante).
- Comprender las funciones esenciales/requeridas del puesto. A la hora de evaluar las funciones y los requisitos del puesto establecidos en la descripción del mismo, es importante comprender perfectamente qué funciones son esenciales/requeridas y qué funciones no son esenciales para el desempeño del puesto. En términos generales, las funciones del puesto pueden considerarse esenciales si (a) el puesto existe para realizar esa tarea; (b) sólo un número limitado de empleados puede realizar la tarea y ésta no puede ser reasignada sin dificultades significativas; o (c) la tarea es altamente especializada y requiere una pericia o habilidad especial para realizarla. Para determinar si una función es esencial, piense si es posible eliminarla o redistribuirla entre otras personas; si no lo es, es más probable que la función sea esencial para el puesto. Del mismo modo, la cantidad de tiempo dedicado a realizar la tarea y las consecuencias de no realizarla también son consideraciones importantes. Por ejemplo, si un empleado pasa la mayor parte de su tiempo realizando una tarea o un conjunto de tareas concretas, es probable que dichas tareas se consideren funciones esenciales del puesto. Del mismo modo, una función que no deba realizarse muy a menudo, pero que sea fundamental para el trabajo y que tendría consecuencias importantes si no se realizara (por ejemplo, un piloto que aterriza un avión, un bombero que saca a una persona de un edificio, etc.), también es probable que sea una función esencial del trabajo. Por último, aspectos como la experiencia laboral de los empleados actuales y pasados, las expectativas de la dirección y los requisitos de producción, así como las condiciones de los convenios colectivos, deben tenerse en cuenta a la hora de evaluar qué funciones del puesto son esenciales.
- Identificar y establecer los requisitos del puesto. Una vez comprendidas las funciones y tareas requeridas del puesto, el revisor debe identificar y documentar qué capacidades físicas y mentales y/u otras destrezas o habilidades son necesarias para desempeñar esas funciones esenciales. Para ello, el revisor deberá solicitar información a todas las fuentes disponibles, incluidos los directivos, los empleados que desempeñan o han desempeñado el trabajo en el pasado, el personal de salud y seguridad, los asesores jurídicos y de recursos humanos y cualquier otro recurso que disponga de información pertinente. Únicamente los requisitos físicos, mentales o ambientales relacionados con el puesto de trabajo concreto y necesarios para desempeñar las funciones esenciales del mismo podrán enumerarse como requisitos del puesto de trabajo y utilizarse como cualificaciones mínimas para el mismo.
- Elimine/modifique los requisitos del puesto según sea necesario. En algunos casos, las descripciones de los puestos pueden contener requisitos físicos, mentales o de otro tipo (por ejemplo, requisitos para levantar objetos, requisitos de titulación, etc.) que simplemente no son necesarios para el desempeño del puesto. Dado que estos requisitos pueden excluir a candidatos que, por lo demás, están cualificados para desempeñar el puesto, si el revisor identifica requisitos físicos, mentales o de otro tipo que no guardan relación con el puesto concreto o que no son necesarios para desempeñarlo, dichos requisitos deberán eliminarse o modificarse en consecuencia. En todos los casos, los requisitos deben centrarse en la capacidad de una persona para realizar las tareas relacionadas con el puesto o mostrar resultados, y no en suposiciones sobre cómo se realizan normalmente dichas tareas o el método por el que se completan normalmente.
- Documentar adecuadamente los requisitos. Una vez identificados/confirmados los requisitos apropiados del puesto, el revisor debe asegurarse de que las funciones del puesto y los requisitos y cualificaciones relacionados se documentan adecuadamente en la descripción del puesto. En la mayoría de los casos, la documentación debe incluir, como mínimo: (a) un breve resumen de las funciones del puesto (distinguiendo entre funciones esenciales y no esenciales) con una estimación de la cantidad de tiempo dedicado a cada función y la frecuencia con que se realizan; (b) una lista de los requisitos físicos, mentales, ambientales y de otro tipo necesarios para realizar las funciones esenciales del puesto; (c) cualquier requisito laboral especial, como requisitos de turnos, horarios, horas extraordinarias o asistencia; y (d) cualquier otra información que el empleador considere que debe comunicarse a los solicitantes y empleados en relación con las funciones y expectativas del puesto.
- Incorpore cláusulas de exención de responsabilidad. Por último, las descripciones de puesto bien redactadas incluirán un texto que recuerde a los solicitantes y a los empleados que la descripción del puesto es un resumen de las obligaciones y responsabilidades del puesto, que no pretende abarcar todas las posibles obligaciones del puesto y que está sujeta a cambios a discreción del empleador. Además, es útil señalar que los empleados deben ser capaces de realizar las tareas esenciales del puesto y satisfacer los requisitos del mismo con o sin adaptaciones razonables.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
