La plupart des employeurs sont bien conscients de l'importance d'avoir des descriptions de poste bien rédigées, précises et efficaces. En effet, de bonnes descriptions de poste présentent plusieurs avantages, notamment, mais sans s'y limiter, les suivants :
- Ils aident les responsables du recrutement à déterminer si une personne sera capable d'exercer les fonctions d'un poste particulier, avec ou sans aménagement raisonnable.
- Ils définissent des attentes claires concernant le poste, tant pour les employés qui l'occupent que pour les responsables qui évaluent leurs performances.
- Ils permettent aux employeurs d'évaluer plus efficacement les demandes d'aménagements liés au handicap ou à la religion à la lumière des tâches requises pour le poste.
- Ils peuvent être utiles pour se défendre contre des accusations de discrimination ou d'autres contestations judiciaires.
D'autre part, des descriptions de poste mal rédigées, obsolètes ou inexactes peuvent imposer des exigences inutiles, nuire à la capacité de l'employeur à recruter des personnes qualifiées pour les postes à pourvoir et donner lieu à des poursuites judiciaires supplémentaires plus difficiles à défendre. Par conséquent, même si l'évaluation des exigences physiques, mentales et environnementales d'un poste prend souvent beaucoup de temps, il est recommandé aux employeurs de revoir régulièrement leurs descriptions de poste afin de s'assurer que les informations et les exigences contenues dans ces descriptions sont à jour et reflètent fidèlement les tâches du poste et les exigences nécessaires pour les accomplir. Cela est d'autant plus important pour les entrepreneurs fédéraux qui sont tenus d'établir un calendrier et de procéder à des examens « périodiques » de toutes les qualifications physiques et mentales requises pour un poste afin de s'assurer que les qualifications qui tendent à écarter des candidats sont liées au poste et conformes aux nécessités de l'entreprise.
Comment un employeur peut-il évaluer de manière critique les exigences physiques, mentales et autres d'un poste et maintenir des descriptions de poste précises et bien rédigées ? Vous trouverez ci-dessous quelques recommandations et bonnes pratiques.
- Utilisez des dates d'entrée en vigueur. Lorsque vous rédigez une description de poste, indiquez la date d'entrée en vigueur de celle-ci et mettez-la à jour chaque fois que la description est révisée. Cela garantira que seule la version la plus récente de la description de poste est utilisée dans le cadre des candidatures, des évaluations d'aménagements et des évaluations de rendement ou des mesures disciplinaires. Le fait d'indiquer les dates d'entrée en vigueur servira également de rappel pour revoir les descriptions de poste dont les dates d'entrée en vigueur sont plus anciennes.
- Établissez un calendrier de révision. Établissez un calendrier pour réviser toutes les descriptions de poste afin de garantir l'exactitude et la légalité de toutes les exigences physiques, mentales ou environnementales liées au poste. En général, la meilleure pratique consiste à réviser ces exigences chaque fois qu'un poste est vacant et doit être pourvu, et/ou au moins une fois par an. Notez qu'il n'est pas nécessaire de réviser tous les postes en même temps ; la révision peut être échelonnée en fonction du niveau du poste, du service, du lieu ou de toute autre méthode qui semble logique pour l'employeur. L'important est d'établir un calendrier et de le respecter.
- Définissez la responsabilité de la révision. Confiez la révision à une ou plusieurs personnes spécifiques et assurez-vous qu'elles comprennent leur responsabilité dans le processus de révision et leurs responsabilités en matière de révision (voir ci-dessous).
- Comprendre les fonctions essentielles/requises du poste. Lors de l'évaluation des tâches et des exigences énoncées dans une description de poste, il est important de bien comprendre quelles tâches sont essentielles/requises et lesquelles ne le sont pas pour l'exercice des fonctions. De manière générale, les tâches peuvent être considérées comme essentielles si : (a) le poste existe pour accomplir cette tâche ; (b) seul un nombre limité d'employés est capable d'exécuter la tâche et celle-ci ne peut être réattribuée sans difficulté majeure ; ou (c) la tâche est hautement spécialisée et nécessite une expertise ou une compétence particulière pour être exécutée. Pour déterminer si une fonction est essentielle, demandez-vous s'il est possible de supprimer cette tâche ou de la répartir entre d'autres personnes ; si ce n'est pas le cas, la fonction est probablement essentielle à l'emploi. De même, le temps consacré à l'exécution de la tâche et les conséquences de ne pas l'exécuter sont également des éléments importants à prendre en considération. Par exemple, si un employé consacre la majeure partie de son temps à l'exécution d'une tâche ou d'un ensemble de tâches particulières, ces tâches sont susceptibles d'être considérées comme des fonctions essentielles du poste. De même, une fonction qui n'est pas nécessaire d'exécuter très souvent, mais qui est essentielle au poste et dont la non-exécution aurait des conséquences importantes (par exemple, un pilote qui fait atterrir un avion, un pompier qui évacue une personne d'un bâtiment, etc.), est également susceptible d'être une fonction essentielle du poste. Enfin, des éléments tels que l'expérience professionnelle des employés actuels et anciens, les attentes de la direction et les exigences de production, ainsi que les termes des conventions collectives sont autant de facteurs à prendre en compte pour évaluer quelles fonctions sont essentielles.
- Identifier et établir les exigences du poste. Une fois les fonctions et tâches requises comprises, l'évaluateur doit ensuite identifier et documenter les capacités physiques et mentales et/ou autres compétences ou aptitudes requises pour exercer ces fonctions essentielles. Pour ce faire, l'évaluateur doit solliciter des informations auprès de toutes les sources disponibles, y compris les responsables, les employés qui occupent actuellement ou ont occupé ce poste dans le passé, le personnel chargé de la santé et de la sécurité, les conseillers en ressources humaines et juridiques, ainsi que toute autre ressource disposant d'informations pertinentes. Seules les exigences physiques, mentales ou environnementales liées à l'emploi en question et nécessaires à l'exécution des fonctions essentielles peuvent être répertoriées comme exigences du poste et utilisées comme qualifications minimales pour le poste.
- Éliminer/modifier les exigences du poste si nécessaire. Dans certains cas, les descriptions de poste peuvent contenir des exigences physiques, mentales ou autres (par exemple, des exigences en matière de levage, des exigences en matière de diplôme, etc.) qui ne sont tout simplement pas nécessaires à l'exercice du poste. Étant donné que ces exigences peuvent écarter des candidats qui sont par ailleurs qualifiés pour occuper le poste, si l'évaluateur identifie des exigences physiques, mentales ou autres qui ne sont pas liées au poste en question ou qui ne sont pas nécessaires à l'exercice de celui-ci, ces exigences doivent être supprimées ou modifiées en conséquence. Dans tous les cas, les exigences doivent être axées sur la capacité d'une personne à accomplir les tâches liées à l'emploi ou à obtenir des résultats, et non sur des hypothèses concernant la manière dont ces tâches sont généralement accomplies ou la méthode normalement utilisée pour les accomplir.
- Documenter les exigences de manière appropriée. Une fois que les exigences appropriées du poste ont été identifiées/confirmées, l'évaluateur doit s'assurer que les tâches, les exigences et les qualifications associées sont correctement documentées dans la description du poste. Dans la plupart des cas, la documentation doit inclure au minimum : (a) un bref résumé des fonctions du poste (en distinguant les fonctions essentielles des fonctions non essentielles) avec une estimation du temps consacré à chaque fonction et de la fréquence à laquelle elles sont exercées ; (b) une liste des exigences physiques, mentales, environnementales et autres nécessaires pour exercer les fonctions essentielles du poste ; (c) toute exigence particulière liée au travail, telle que les horaires, les heures supplémentaires ou les exigences en matière d'assiduité ; et (d) toute autre information que l'employeur estime devoir communiquer aux candidats et aux employés concernant les tâches et les attentes liées au poste.
- Intégrez des clauses de non-responsabilité. Enfin, les descriptions de poste bien rédigées comprendront une mention rappelant aux candidats et aux employés que la description de poste est un résumé des tâches et responsabilités liées au poste, qu'elle ne vise pas à couvrir toutes les tâches possibles et qu'elle est susceptible d'être modifiée à la discrétion de l'employeur. En outre, il est utile de noter que les employés doivent être en mesure d'accomplir les tâches essentielles du poste et de satisfaire aux exigences du poste, avec ou sans aménagement raisonnable.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
