Die meisten Arbeitgeber sind sich der Bedeutung gut formulierter, präziser und aussagekräftiger Stellenbeschreibungen bewusst. Gute Stellenbeschreibungen bieten in der Tat mehrere Vorteile, darunter unter anderem die folgenden:
- Sie helfen Personalverantwortlichen dabei, zu entscheiden, ob eine Person in der Lage sein wird, die Aufgaben einer bestimmten Stelle mit oder ohne angemessene Vorkehrungen zu erfüllen.
- Sie legen klare Erwartungen an die Arbeit sowohl für die Mitarbeiter, die die Arbeit ausführen, als auch für die Manager, die die Leistung bewerten, fest.
- Sie ermöglichen es Arbeitgebern, Anträge auf behinderten- oder religionsbezogene Anpassungen unter Berücksichtigung der erforderlichen Arbeitsaufgaben effektiver zu bewerten.
- Sie können nützlich sein, um sich gegen Diskriminierungsvorwürfe oder andere rechtliche Herausforderungen zu verteidigen.
Andererseits können schlecht formulierte, veraltete oder ungenaue Stellenbeschreibungen unnötige Anforderungen auferlegen, die Fähigkeit des Arbeitgebers beeinträchtigen, qualifizierte Personen für Stellen einzustellen, und zusätzliche Rechtsansprüche hervorrufen, die schwieriger zu verteidigen sind. Daher ist es für Arbeitgeber ratsam, ihre Stellenbeschreibungen regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die darin enthaltenen Informationen und Anforderungen aktuell sind und die Aufgaben der Stelle sowie die für deren Ausübung erforderlichen Anforderungen genau widerspiegeln, auch wenn die Bewertung der körperlichen, geistigen und umgebungsbezogenen Anforderungen einer Stelle oft zeitaufwändig ist. Dies ist umso wichtiger für Auftragnehmer der Bundesregierung, die verpflichtet sind, einen Zeitplan aufzustellen und „regelmäßige” Überprüfungen aller körperlichen und geistigen Qualifikationsanforderungen für eine Stelle durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Qualifikationsanforderungen, die dazu führen können, dass Bewerber aussortiert werden, arbeitsplatzbezogen sind und den geschäftlichen Erfordernissen entsprechen.
Wie kann ein Arbeitgeber die körperlichen, geistigen und sonstigen Anforderungen einer Stelle kritisch bewerten und genaue, gut formulierte Stellenbeschreibungen erstellen? Nachfolgend finden Sie einige Empfehlungen und bewährte Verfahren.
- Verwenden Sie Gültigkeitsdaten. Geben Sie bei der Erstellung einer Stellenbeschreibung das Gültigkeitsdatum der Stellenbeschreibung an und aktualisieren Sie dieses Gültigkeitsdatum bei jeder Überarbeitung der Stellenbeschreibung. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die aktuellste Version der Stellenbeschreibung im Zusammenhang mit Bewerbungen, Bewertungen von Unterkünften und Leistungsbewertungen oder Disziplinarmaßnahmen verwendet wird. Die Angabe von Gültigkeitsdaten dient auch als Erinnerung daran, alle Stellenbeschreibungen mit älteren Gültigkeitsdaten zu überprüfen.
- Erstellen Sie einen Überprüfungsplan. Legen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung aller Stellenbeschreibungen fest, um die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit aller körperlichen, geistigen oder umgebungsbezogenen Anforderungen für die Stelle sicherzustellen. Im Allgemeinen empfiehlt es sich, diese Stellenanforderungen immer dann zu überprüfen, wenn eine Stelle frei wird und besetzt werden muss, und/oder mindestens einmal jährlich. Beachten Sie, dass nicht alle Stellen gleichzeitig überprüft werden müssen. Die Überprüfung kann stattdessen nach Stellenklasse, Abteilung, Standort oder einer anderen für den Arbeitgeber sinnvollen Methode gestaffelt erfolgen. Wichtig ist, dass ein Zeitplan erstellt und eingehalten wird.
- Legen Sie die Zuständigkeit für die Überprüfung fest. Weisen Sie die Überprüfung einer bestimmten Person (oder Personen) zu und stellen Sie sicher, dass diese ihre Zuständigkeit für den Überprüfungsprozess und ihre Überprüfungsaufgaben (siehe unten) verstehen.
- Verstehen Sie die wesentlichen/erforderlichen Aufgabenbereiche. Bei der Bewertung der in einer Stellenbeschreibung aufgeführten Aufgaben und Anforderungen ist es wichtig, genau zu verstehen, welche Aufgaben für die Ausübung der Tätigkeit wesentlich/erforderlich und welche nicht wesentlich sind. Im Allgemeinen können Aufgaben als wesentlich angesehen werden, wenn: (a) die Stelle zur Ausübung dieser Aufgabe existiert; (b) nur eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern in der Lage ist, die Aufgabe auszuführen, und die Aufgabe nicht ohne erhebliche Schwierigkeiten neu zugewiesen werden kann; oder (c) die Aufgabe hochspezialisiert ist und besondere Fachkenntnisse oder Fähigkeiten erfordert, um sie auszuführen. Bei der Entscheidung, ob eine Funktion wesentlich ist, sollten Sie überlegen, ob es möglich ist, diese Aufgabe zu streichen oder die Arbeitsaufgabe auf andere Personen zu verteilen; wenn dies nicht möglich ist, ist die Funktion wahrscheinlich für die Stelle wesentlich. Ebenso sind der Zeitaufwand für die Ausführung der Aufgabe und die Folgen einer Nicht-Ausführung wichtige Faktoren. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise den Großteil seiner Zeit mit der Ausführung einer bestimmten Aufgabe oder einer Reihe von Aufgaben verbringt, werden diese Aufgaben wahrscheinlich als wesentliche Funktionen der Stelle angesehen. Ebenso ist eine Funktion, die nicht sehr oft ausgeführt werden muss, aber für die Stelle von zentraler Bedeutung ist und deren Nicht-Ausführung erhebliche Konsequenzen hätte (z. B. ein Pilot, der ein Flugzeug landet, ein Feuerwehrmann, der eine Person aus einem Gebäude rettet usw.), wahrscheinlich ebenfalls eine wesentliche Funktion der Stelle. Schließlich sind auch Faktoren wie die Berufserfahrung aktueller und ehemaliger Mitarbeiter, die Erwartungen des Managements und die Produktionsanforderungen sowie die Bestimmungen von Tarifverträgen zu berücksichtigen, wenn es darum geht, zu beurteilen, welche Aufgaben einer Stelle wesentliche Funktionen sind.
- Identifizieren und festlegen der Arbeitsanforderungen. Sobald die erforderlichen Arbeitsfunktionen und Aufgaben verstanden sind, muss der Prüfer identifizieren und dokumentieren, welche körperlichen und geistigen Fähigkeiten und/oder sonstigen Fertigkeiten oder Fähigkeiten erforderlich sind, um diese wesentlichen Funktionen auszuführen. Zu diesem Zweck sollte der Prüfer Informationen aus allen verfügbaren Quellen einholen, darunter von Führungskräften, Mitarbeitern, die die Stelle derzeit ausüben oder in der Vergangenheit ausgeübt haben, Mitarbeitern des Gesundheits- und Sicherheitswesens, Personal- und Rechtsberatern sowie allen anderen Ressourcen mit relevanten Informationen. Nur körperliche, geistige oder umgebungsbezogene Anforderungen, die sich auf die jeweilige Stelle beziehen und für die Ausübung der wesentlichen Aufgaben erforderlich sind, dürfen als Stellenanforderungen aufgeführt und als Mindestqualifikationen für die Position herangezogen werden.
- Beseitigen/ändern Sie die Stellenanforderungen nach Bedarf. In einigen Fällen können Stellenbeschreibungen körperliche, geistige oder andere Anforderungen enthalten (z. B. Anforderungen hinsichtlich der Hebekraft, Bildungsabschluss usw.), die für die Ausübung der Tätigkeit einfach nicht erforderlich sind. Da diese Anforderungen dazu führen können, dass Bewerber, die ansonsten für die Stelle qualifiziert wären, ausgeschlossen werden, sollten solche Anforderungen, die sich nicht auf die jeweilige Stelle beziehen oder für deren Ausübung nicht erforderlich sind, entsprechend gestrichen oder geändert werden, wenn der Prüfer sie feststellt. In allen Fällen sollten sich die Anforderungen auf die Fähigkeit einer Person konzentrieren, die mit der Stelle verbundenen Aufgaben zu erfüllen oder Ergebnisse zu erzielen, und nicht auf Annahmen darüber, wie solche Aufgaben normalerweise ausgeführt werden oder mit welcher Methode sie normalerweise erledigt werden.
- Dokumentieren Sie die Anforderungen angemessen. Sobald die entsprechenden Stellenanforderungen identifiziert/bestätigt wurden, sollte der Prüfer sicherstellen, dass die Aufgaben sowie die damit verbundenen Anforderungen und Qualifikationen in der Stellenbeschreibung angemessen dokumentiert sind. In den meisten Fällen sollte die Dokumentation mindestens Folgendes enthalten: (a) eine kurze Zusammenfassung der Aufgaben (mit Unterscheidung zwischen wesentlichen und nicht wesentlichen Aufgaben) mit einer Schätzung des Zeitaufwands für jede Aufgabe und der Häufigkeit ihrer Ausführung; (b) eine Liste der körperlichen, geistigen, umgebungsbezogenen und sonstigen Anforderungen, die zur Ausübung der wesentlichen Aufgaben erforderlich sind; (c) besondere Arbeitsanforderungen wie Schicht-, Arbeitszeit-, Überstunden- oder Anwesenheitsanforderungen; und (d) alle weiteren Informationen, die nach Ansicht des Arbeitgebers den Bewerbern und Mitarbeitern in Bezug auf die Aufgaben und Erwartungen mitgeteilt werden sollten.
- Haftungsausschlüsse einfügen. Schließlich sollten gut formulierte Stellenbeschreibungen einen Hinweis enthalten, der Bewerber und Mitarbeiter daran erinnert, dass die Stellenbeschreibung eine Zusammenfassung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist, nicht alle möglichen Aufgaben abdeckt und nach Ermessen des Arbeitgebers geändert werden kann. Darüber hinaus ist es sinnvoll, darauf hinzuweisen, dass Mitarbeiter in der Lage sein müssen, die wesentlichen Aufgaben zu erfüllen und die Anforderungen der Stelle mit oder ohne angemessene Vorkehrungen zu erfüllen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
