大多数雇主都深知撰写清晰准确、行之有效的职位描述的重要性。事实上，优秀的职位描述具有诸多益处，包括但不限于以下几点：
- 它们帮助招聘经理判断个人能否胜任特定职位的工作职责，无论是否提供合理便利。
- 他们为执行该工作的员工和评估绩效的管理者都制定了明确的工作期望。
- 这些规定使雇主能够根据岗位职责要求，更有效地评估残疾或宗教相关便利措施的申请。
- 在应对歧视指控或其他法律挑战时，这些材料可能具有重要价值。
另一方面，措辞不当、内容过时或存在不准确的职位描述可能导致不必要的要求，影响雇主招聘合格人才的能力，并引发更难辩护的额外法律索赔。 因此，尽管评估岗位的体力、心理及环境要求往往耗时费力，雇主仍应定期审查职位描述，确保其中所载信息及岗位要求与时俱进，准确反映岗位职责及履行职责所需条件。 对于联邦承包商而言，此项工作尤为重要。他们必须制定时间表并定期审查所有身体和心理岗位资质要求，确保任何可能筛选求职者的岗位资质要求均与工作相关且符合业务必要性。
那么，雇主究竟该如何批判性地评估岗位的体能、心理及其他要求，并保持准确、规范的岗位描述？以下是一些建议和最佳实践。
- 使用生效日期。 编制职位描述时，应注明该职位描述的生效日期，并在每次修订时更新生效日期。 此举可确保在处理职位申请、合理便利评估、绩效考核或纪律处分时，仅采用最新版本的职位描述。 书面标注生效日期还能提醒相关人员及时审查所有生效日期较旧的职位描述。
- 制定审查计划。建立审查所有职位描述的时间表，以确保职位中任何身体、心理或环境要求均准确且合法。通常最佳实践是在职位空缺需要填补时，以及/或至少每年一次审查这些职位要求。 需注意的是，无需同时审查所有岗位，可按职位等级、部门、地点或其他对雇主合理的方式分阶段进行。关键在于制定并严格遵守审查计划。
- 明确审核责任归属。将审核任务分配给特定人员（或多人），并确保其理解自身对审核流程的责任归属及具体审核职责（详见下文）。
- 理解核心/必要工作职能。在评估职位描述中规定的职责和工作要求时，必须充分理解哪些职责是履行该职位所必需的核心职能，哪些则属于非核心职能。通常而言，若满足以下任一条件，该职责可被视为核心职能：(a) 该职位的存在即为执行该任务； (b) 仅有少数员工能胜任该任务，且重新分配该任务将造成重大困难；或(c) 该任务高度专业化，需特殊技能或能力方能完成。判断职能是否核心时，需思考：能否取消该任务或将其职责重新分配给他人？若无法实现，则该职能更可能属于岗位核心职能。 同样，执行任务所耗时间及未执行任务的后果也是重要考量因素。例如，若员工主要时间用于执行特定任务或任务组合，则该任务极可能被认定为岗位核心职能。 此外，即使某项职能执行频率不高，但若其对工作至关重要且未执行将产生重大后果（如飞行员降落飞机、消防员从建筑物中救出人员等），也可能属于岗位核心职能。 最后，在评估哪些工作职能属于核心职能时，还应综合考量现任及离职员工的工作经验、管理层预期与生产需求，以及集体谈判协议条款等因素。
- 确定并建立岗位要求。在明确岗位所需职能和任务后，审核人员必须确定并记录履行这些基本职能所需的身体和心理能力及/或其他技能或能力。 为此，审核人员应从所有可用渠道收集信息，包括：管理者、当前或曾从事该岗位的员工、健康安全专员、人力资源及法律顾问，以及任何掌握相关信息的资源。仅与特定岗位直接相关且执行核心职能所必需的身体、心理或环境要求，方可列为岗位要求并作为该职位的最低任职资格。
- 必要时应取消或修改职位要求。某些情况下，职位描述可能包含与工作表现无关的体能要求、心理要求或其他要求（例如举重要求、学历要求等）。 由于此类要求可能筛除其他方面完全胜任的候选人，若审核人员发现与特定岗位无关或非工作必需的身体、心理或其他要求，应予以删除或相应调整。 所有要求均应聚焦于个人完成工作相关任务或产生成果的能力，而非基于对任务通常执行方式或常规完成方法的预设。
- 规范记录岗位要求。在明确/确认岗位要求后，审核人员应确保岗位职责及相关要求与资格条件在岗位说明书中得到恰当记录。通常情况下，记录内容至少应包含：(a) 岗位职能简述（区分核心职能与非核心职能），并估算各项职能所需时间及执行频率； (b) 履行核心职能所需的身体、心理、环境及其他条件清单；(c) 特殊工作要求（如轮班制度、工时安排、加班规定或出勤要求）；(d) 雇主认为应向应聘者及员工传达的其他岗位职责与期望信息。
- 加入免责声明。 最后，完善的职位描述应包含提醒应聘者和员工的条款：该描述仅为工作职责与责任的概括性说明，并非涵盖所有可能的工作内容，且雇主可酌情调整。 此外，需特别说明：员工必须能够履行核心工作职责并满足岗位要求，无论是否获得合理便利措施。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
