La mayoría de los empleadores son muy conscientes de la importancia de contar con descripciones de puestos bien redactadas, precisas y eficaces. De hecho, unas buenas descripciones de puestos tienen varias ventajas, entre las que se incluyen, entre otras, las siguientes:
- Ayudan a los responsables de contratación a determinar si una persona será capaz de desempeñar las funciones de un puesto de trabajo concreto, con o sin ajustes razonables.
- Establecen expectativas claras sobre el trabajo tanto para los empleados que lo realizan como para los gerentes que evalúan el rendimiento.
- Permiten a los empleadores evaluar de manera más eficaz las solicitudes de adaptaciones relacionadas con la discapacidad o la religión a la luz de las funciones requeridas para el puesto de trabajo.
- Pueden ser útiles a la hora de defenderse contra denuncias por discriminación u otros problemas legales.
Por otro lado, las descripciones de puestos mal redactadas, desactualizadas o inexactas pueden imponer requisitos innecesarios, afectar negativamente la capacidad del empleador para contratar personas calificadas para los puestos y dar lugar a reclamaciones legales adicionales que son más difíciles de defender. Por consiguiente, aunque la evaluación de los requisitos físicos, mentales y ambientales de un puesto de trabajo suele llevar mucho tiempo, se recomienda a los empleadores que revisen periódicamente las descripciones de los puestos de trabajo para asegurarse de que la información y los requisitos que figuran en ellas están actualizados y reflejan con precisión las funciones del puesto y los requisitos necesarios para desempeñarlas. Esto es aún más importante para los contratistas federales, que están obligados a establecer un calendario y realizar revisiones «periódicas» de todos los requisitos físicos y mentales del puesto de trabajo para garantizar que cualquier requisito que tienda a descartar a los candidatos esté relacionado con el puesto y sea coherente con las necesidades de la empresa.
Entonces, ¿cómo puede un empleador evaluar de manera crítica los requisitos físicos, mentales y de otro tipo para un puesto de trabajo y mantener descripciones de puestos precisas y bien redactadas? A continuación se ofrecen algunas recomendaciones y buenas prácticas.
- Utilice fechas de vigencia. Al preparar una descripción del puesto, incluya la fecha de vigencia de la misma y actualícela cada vez que se revise. Esto garantizará que solo se utilice la versión más reciente de la descripción del puesto en relación con las solicitudes de empleo, las evaluaciones de adaptaciones y las evaluaciones de rendimiento o medidas disciplinarias. El hecho de haber escrito las fechas de vigencia también servirá como recordatorio para revisar cualquier descripción del puesto con fechas de vigencia más antiguas.
- Cree un calendario de revisión. Establezca un calendario para revisar todas las descripciones de los puestos de trabajo con el fin de garantizar la exactitud y legalidad de cualquier requisito físico, mental o ambiental del puesto. En general, la mejor práctica consiste en revisar estos requisitos cada vez que se abre una vacante y es necesario cubrirla, y/o al menos una vez al año. Tenga en cuenta que no es necesario revisar todos los puestos de trabajo a la vez; en su lugar, la revisión puede escalonarse por categoría laboral, departamento, ubicación o cualquier otro método que tenga sentido para el empleador. Lo importante es que se establezca un calendario y se respete.
- Establecer la responsabilidad de la revisión. Asignar la revisión a una persona (o personas) en particular y asegurarse de que comprendan su responsabilidad en el proceso de revisión y sus responsabilidades de revisión (que se analizan a continuación).
- Comprender las funciones esenciales/requeridas del puesto. Al evaluar las tareas y los requisitos establecidos en la descripción del puesto, es importante comprender plenamente cuáles son las tareas esenciales/requeridas y cuáles son las tareas no esenciales para el desempeño del puesto. En términos generales, las tareas del puesto pueden considerarse esenciales si: (a) el puesto existe para realizar esa tarea; (b) solo un número limitado de empleados pueden realizar la tarea y esta no puede reasignarse sin dificultades significativas; o (c) la tarea es altamente especializada y requiere una experiencia o habilidad especial para realizarla. Para determinar si una función es esencial, piense si es posible eliminar esa tarea o redistribuir la función laboral entre otras personas; si no es posible, es más probable que la función sea esencial para el trabajo. Del mismo modo, el tiempo dedicado a realizar la tarea y las consecuencias de no realizarla también son consideraciones importantes. Por ejemplo, si un empleado dedica la mayor parte de su tiempo a realizar una tarea o un conjunto de tareas concretas, es probable que dichas tareas se consideren funciones esenciales del puesto. Del mismo modo, una función que no es necesario realizar con mucha frecuencia, pero que es fundamental para el trabajo y tendría consecuencias importantes si no se realizara (por ejemplo, un piloto que aterriza un avión, un bombero que saca a una persona de un edificio, etc.), también es probable que sea una función esencial del trabajo. Por último, aspectos como la experiencia laboral de los empleados actuales y anteriores, las expectativas de la dirección y los requisitos de producción, así como las condiciones de los convenios colectivos, son elementos que deben tenerse en cuenta a la hora de evaluar qué funciones del puesto son esenciales.
- Identificar y establecer los requisitos del puesto. Una vez comprendidas las funciones y tareas requeridas para el puesto, el evaluador debe identificar y documentar qué capacidades físicas y mentales y/u otras habilidades o destrezas se requieren para desempeñar esas funciones esenciales. Para ello, el revisor debe recabar información de todas las fuentes disponibles, incluidos los directivos, los empleados que desempeñan actualmente el puesto o que lo han desempeñado en el pasado, el personal de salud y seguridad, los asesores jurídicos y de recursos humanos, y cualquier otro recurso que disponga de información pertinente. Solo los requisitos físicos, mentales o ambientales que se relacionen con el puesto concreto y que sean necesarios para desempeñar las funciones esenciales del puesto pueden figurar como requisitos del puesto y utilizarse como cualificaciones mínimas para el mismo.
- Elimine o modifique los requisitos del puesto según sea necesario. En algunos casos, las descripciones de los puestos pueden contener requisitos físicos, mentales o de otro tipo (por ejemplo, requisitos de levantamiento de peso, requisitos de titulación, etc.) que simplemente no son necesarios para el desempeño del puesto. Dado que estos requisitos pueden descartar a candidatos que, por lo demás, están cualificados para desempeñar el trabajo, si el revisor identifica requisitos físicos, mentales o de otro tipo que no guardan relación con el trabajo en cuestión o que no son necesarios para desempeñarlo, dichos requisitos deben eliminarse o modificarse en consecuencia. En todos los casos, los requisitos deben centrarse en la capacidad de la persona para realizar las tareas relacionadas con el puesto o mostrar resultados, y no en suposiciones sobre cómo se suelen realizar dichas tareas o el método por el que se completan normalmente.
- Requisitos de documentación adecuados. Una vez identificados/confirmados los requisitos adecuados para el puesto, el revisor debe asegurarse de que las funciones del puesto y los requisitos y cualificaciones relacionados estén debidamente documentados en la descripción del puesto. En la mayoría de los casos, la documentación debe incluir, como mínimo: (a) un breve resumen de las funciones del puesto (distinguiendo entre funciones esenciales y no esenciales) con una estimación del tiempo dedicado a cada función y la frecuencia con la que se realizan; (b) una lista de los requisitos físicos, mentales, ambientales y de otro tipo necesarios para desempeñar las funciones esenciales del puesto; (c) cualquier requisito laboral especial, como turnos, horario, horas extras o requisitos de asistencia; y (d) cualquier otra información que el empleador considere que debe comunicarse a los solicitantes y empleados en relación con las funciones y expectativas del puesto.
- Incorpore exenciones de responsabilidad. Por último, las descripciones de puestos bien redactadas incluirán un texto en el que se recuerde a los solicitantes y empleados que la descripción del puesto es un resumen de las funciones y responsabilidades del mismo, que no pretende abarcar todas las posibles funciones del puesto y que está sujeta a cambios a discreción del empleador. Además, es útil señalar que los empleados deben ser capaces de desempeñar las funciones esenciales del puesto y satisfacer los requisitos del mismo, con o sin adaptaciones razonables.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
