Con unas evaluaciones de cumplimiento de contratistas y subcontratistas federales cercanas a las 5.000 por año fiscal en los últimos años, es probable que una de sus sedes reciba un aviso de revisión de cumplimiento más pronto que tarde. Todos los contratistas y subcontratistas federales deben estar bien preparados para recibir un aviso de auditoría. Estar desprevenido si la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) llama a su puerta podría ser un error costoso para cualquier empresa.
¿Cómo se notifica a un contratista una revisión de cumplimiento?
En la mayoría de los casos, se recibe una Carta Corporativa de Anuncio de Programación (CSAL) como notificación inicial de una posible revisión de cumplimiento. Este aviso de cortesía informa al Director General o a la persona de contacto designada de los centros individuales o múltiples que van a recibir una carta de programación en el periodo fiscal.
No es inusual que un contratista federal reciba una llamada de un responsable de cumplimiento en la que se le hagan preguntas como el nombre de un miembro del equipo directivo superior y el recuento de empleados en la instalación. Esta es una buena señal de que el establecimiento recibirá una carta de programación oficial. Tómese su tiempo ahora para discutir cómo manejar este tipo de llamada con la recepcionista. Un enfoque proactivo con su personal puede darle unos días más para reunir los materiales de presentación para la auditoría de recepción.
Una vez recibida la carta de programación, el contratista dispone de 30 días a partir de la fecha de recepción de la carta para presentar a la OFCCP la información solicitada. Si se necesita más tiempo, se debe presentar una solicitud por escrito al funcionario encargado del cumplimiento. Si la OFCCP autoriza una prórroga, por lo general son sólo unos días más.
¿Qué tipo de información se solicita en la carta de programación?
La carta de programación es una solicitud formal de la parte escrita del plan de acción afirmativa, que figura en la carta de presentación, y de 11 elementos contenidos en el listado pormenorizado. (Tenga en cuenta que la carta de programación está sufriendo lo que se espera que sean modificaciones bastante extensas. Se espera que la nueva carta se anuncie en un futuro próximo). Deberá presentarse la siguiente información:
- Narrativa para mujeres y minorías
- Narrativa para veteranos cubiertos y discapacitados
- Análisis del personal o unidad organizativa
- Análisis de grupos de puestos
- Incumbencia frente a disponibilidad (también conocido como análisis de 2 factores)
- Objetivos de colocación
- Consecución de objetivos *
- Convenio colectivo, si se trata de un centro sindical
- Informes EEO-1 de los tres últimos años
- Recuentos de solicitudes, contrataciones, ascensos y ceses para el periodo del plan *
- Información sobre indemnizaciones
*Si el contratista lleva seis meses o más en el actual Programa de Acción Afirmativa (PAA) en el momento de recibir la carta de programación, se solicitan informes adicionales que reflejen al menos seis meses del nuevo periodo del plan.
¿Qué información adicional ha solicitado últimamente la OFCCP?
Desde hace un año, es habitual que los contratistas reciban una carta de seguimiento o un correo electrónico en el que se les solicita información adicional en el marco de la revisión de la auditoría documental, como por ejemplo
- Política FMLA
- Lista de fuentes de reclutamiento / divulgación con información de contacto
- Informes VETS-100/VETS-100A de los dos últimos años
- Lista de solicitudes de adaptación por motivos religiosos y resultado
- Lista de solicitudes de adaptación por discapacidad y resultados
- Información adicional que podría afectar a la compensación
- Tiempo de trabajo
- Fecha de contratación original
- Información sobre la evaluación del rendimiento
- Departamento
- Turno (si hay varios turnos disponibles)
- Tiempo parcial/Tiempo completo
- Ubicación
- Director
- Educación
- Certificaciones
- Política sobre origen nacional y religión
- Lista de las empleadas que se han reincorporado tras la baja por maternidad
- Motivo del cese (lista de ceses voluntarios frente a involuntarios)
- Copia de la solicitud de empleo
- Copia del formulario de autoidentificación de raza/etnia y sexo
- Copia de los anuncios de empleo/publicaciones de trabajo
- Prueba de que los puestos de trabajo se publicaron en el centro de empleo local/estatal
Infracciones comunes descubiertas en una auditoría
Las infracciones más comunes hoy en día parecen corresponder a las prácticas de mantenimiento de registros. Esto incluye no conservar los documentos durante el tiempo requerido o no conservar una copia de las solicitudes, currículos, formularios de autoidentificación, resultados de pruebas y notas de entrevistas. Si usted es un contratista con 150 o más empleados o 150.000 dólares o más en contratos, está obligado a conservar una copia de su plan de acción afirmativa y toda la documentación de apoyo durante dos años a partir de la fecha de producción del documento o de la acción de personal implicada, lo que ocurra más tarde. Si no se alcanza ninguno de los dos umbrales, los registros deben conservarse durante un año. Si la empresa está siendo investigada por el Departamento de Justicia, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo o la OFCCP, los documentos no podrán destruirse hasta que se haya cerrado la investigación.
La falta de desarrollo de un sistema interno de auditoría e información es también una infracción frecuente. La normativa obliga a los contratistas a medir periódicamente la eficacia del programa de discriminación positiva. Esto incluye la revisión de actividades como las solicitudes y las contrataciones para garantizar que las decisiones se toman de forma no discriminatoria.
El impacto adverso en las decisiones de contratación es otra infracción que los contratistas deben tomar medidas para evitar. De acuerdo con las Directrices Uniformes sobre Procedimientos de Selección de Empleados (UGESP), si se descubre un impacto adverso, es necesario evaluar cada paso del proceso de contratación. La OFCCP realiza análisis de las decisiones de contratación, ascensos y despidos comparando géneros (hombre/mujer) y raza/etnia. Si se descubre que la clase desfavorecida es seleccionada o despedida en una proporción estadísticamente significativa con respecto al otro grupo (normalmente definida como dos desviaciones estándar o más), la OFCCP revisará más a fondo las decisiones tomadas.
Aunque los procedimientos UGESP existen desde los años 70, muchas empresas desconocen los requisitos y, por tanto, no revisan el proceso de contratación, lo que da lugar a una infracción técnica. La realización de un análisis por etapas permite al contratista determinar con precisión la fase del proceso de contratación que causó el impacto adverso.
Por último, el hecho de no publicar ofertas de empleo externas en la oficina de empleo estatal (también conocida como One-Stop Career Center) también constituye una infracción técnica en virtud de la Ley de Asistencia para la Readaptación de Veteranos de la Era de Vietnam (Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act). La OFCCP también revisa los registros de Esfuerzos de Buena Fe de los contratistas para atraer a veteranos, personas con discapacidad, mujeres y minorías.
Consejos para una auditoría con éxito
La preparación es la clave del éxito de una auditoría. He aquí algunos consejos para aumentar las probabilidades de éxito de una auditoría.
- Garantizar que la narrativa del plan y el análisis estadístico se preparan a tiempo cada año.
- Conciliar los datos del plan del año anterior con los del año en curso y ser capaz de dar cuenta de todos los movimientos dentro y fuera del plan.
- Documente todos los esfuerzos de buena fe, incluidas las actividades de divulgación, las donaciones y el trabajo voluntario.
- Celebrar reuniones de gestión y llevar un registro de asistencia y temas tratados.
- Realizar análisis de seguimiento periódicamente a lo largo del año y revisar los resultados con los agentes clave.
- Realice un análisis de los pasos en cualquier área que tenga un impacto adverso.
- Revisar anualmente la remuneración y realizar los ajustes oportunos en caso de que no se puedan explicar las disparidades salariales.
- Revisar los requisitos del puesto y las pruebas para asegurarse de que siguen siendo válidos para el puesto.
- Realizar revisiones in situ y comprobar que los carteles exigidos por el gobierno federal están correctamente expuestos.
- Compruebe que las instalaciones pueden acoger adecuadamente a personas con discapacidad (por ejemplo, aparcamiento, aseos, puertas, fuentes de agua).
- Asegúrese de que no haya carteles, protectores de pantalla, imágenes o pintadas en ningún lugar de las instalaciones que puedan resultar ofensivos.
- Realizar formación periódica sobre acoso sexual, ADAAA y cualquier otra formación apropiada sobre EEO/AA.
- Lleve a cabo una evaluación de los esfuerzos de contratación para determinar si cada organización utilizada es eficaz a la hora de atraer candidatos cualificados en las áreas en las que tiene Objetivos de Colocación.
Ahora que tiene una idea de lo que puede esperar durante una auditoría de la OFCCP, podrá dedicar más tiempo a su PAA, lo que le ayudará a asegurarse de que, si es auditado hoy, tendrá una experiencia de auditoría positiva. La clave es recordar preparar sus planes a tiempo, supervisar el progreso en cualquiera de sus áreas problemáticas, informar los resultados de los análisis, y documentar y mantener registros de los Esfuerzos de Buena Fe, y toda la demás documentación de apoyo.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
