À quoi s'attendre lors d'un audit de l'OFCCP ?

Avec près de 5 000 évaluations de conformité des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux par année fiscale au cours des dernières années, il est probable que l'un de vos sites reçoive un avis d'examen de conformité dans les plus brefs délais. Tous les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent être bien préparés à un avis d'audit. Être pris au dépourvu si l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) frappe à votre porte peut s'avérer une erreur coûteuse pour n'importe quelle entreprise.

Comment un entrepreneur est-il informé d'un contrôle de conformité ?

Dans la plupart des cas, la lettre d'annonce de programmation de l'entreprise (Corporate Scheduling Announcement Letter - CSAL) est la première notification d'un contrôle de conformité potentiel. Cet avis de courtoisie informe le directeur général ou la personne désignée de l'existence d'un ou de plusieurs sites devant recevoir une lettre de programmation au cours de l'exercice fiscal.

Il n'est pas rare qu'un entrepreneur fédéral reçoive un appel d'un responsable de la conformité lui posant des questions telles que le nom d'un membre de l'équipe de direction et le nombre d'employés sur le site. C'est un bon signe que l'établissement recevra une lettre de programmation officielle. Prenez le temps de discuter avec la réceptionniste de la manière de traiter ce type d'appel. Une approche proactive avec votre personnel peut vous donner quelques jours de plus pour rassembler les documents de soumission pour l'audit documentaire.

Une fois la lettre de programmation reçue, l'entrepreneur dispose de 30 jours à compter de la date de réception de la lettre pour soumettre les informations demandées à l'OFCCP. Une demande écrite doit être soumise à l'agent de conformité si un délai supplémentaire est nécessaire. Si l'OFCCP autorise une prolongation, il ne s'agit généralement que de quelques jours supplémentaires.

Quel type d'information est demandé dans la lettre de programmation ?

La lettre de programmation est une demande formelle de la partie écrite du plan d'action positive, qui figure dans la lettre d'accompagnement, et de 11 éléments contenus dans la liste détaillée. (Il convient de noter que la lettre de programmation fait actuellement l'objet de modifications qui devraient être assez importantes. La nouvelle lettre devrait être annoncée prochainement). Les informations suivantes doivent être fournies :

1. Récit pour les femmes et les minorités
2. Narratif pour les anciens combattants couverts et les invalides
3. Analyse des effectifs ou unité organisationnelle
4. Analyse des groupes d'emplois
5. Détermination de l'ancienneté par rapport à la disponibilité (analyse à deux facteurs)
6. Objectifs de placement
7. Atteinte des objectifs *
8. Convention collective, s'il s'agit d'un établissement syndical
9. Rapports EEO-1 pour les trois dernières années
10. Nombre de candidats, d'embauches, de promotions et de licenciements pour la période couverte par le plan *
11. Informations sur les rémunérations

*Si le contractant en est à six mois ou plus du programme d'action positive en cours au moment de la réception de la lettre de programmation, des rapports supplémentaires correspondant à au moins six mois de la nouvelle période du plan sont demandés.

Quelles informations supplémentaires ont été demandées dernièrement par l'OFCCP ?

L'année dernière, il est devenu courant pour les contractants de recevoir une lettre ou un courriel de suivi demandant des informations supplémentaires dans le cadre de l'examen du contrôle documentaire, par exemple :

1. Politique FMLA
2. Liste des sources de recrutement et de sensibilisation avec leurs coordonnées
3. Rapports VETS-100/VETS-100A des deux dernières années
4. Liste des demandes d'aménagements religieux et résultats
5. Liste des demandes d'aménagements en faveur des personnes handicapées et résultats
6. Informations complémentaires susceptibles d'avoir une incidence sur la rémunération

1. Temps de travail
2. Date d'embauche initiale
3. Informations sur l'évaluation des performances
4. Département
5. Poste (si plusieurs postes sont disponibles)
6. Statut temps partiel/temps plein
7. Localisation
8. Gestionnaire
9. L'éducation
10. Certifications

7. Politique en matière d'origine nationale et de religion
8. Liste des employées qui sont revenues de leur congé de maternité
9. Raison des licenciements (liste des licenciements volontaires ou involontaires)
10. Copie de la demande d'emploi
11. Copie du formulaire d'auto-identification pour la race/l'ethnie et le sexe
12. Copie des annonces d'emploi/des offres d'emploi
13. Preuve que les emplois ont été affichés auprès de l'agence pour l'emploi locale/de l'État

Violations courantes découvertes lors d'un audit

Aujourd'hui, les infractions les plus courantes semblent relever des pratiques d'archivage. Il s'agit notamment de ne pas conserver les documents pendant la durée requise ou de ne pas conserver une copie des candidatures, des CV, des formulaires d'auto-identification, des résultats des tests et des notes d'entretien. Si vous êtes un entrepreneur employant au moins 150 personnes ou ayant conclu des contrats d'une valeur d'au moins 150 000 dollars, vous devez conserver une copie de votre plan d'action positive et de toutes les pièces justificatives pendant deux ans à compter de la date de production du document ou de l'action personnelle concernée, la date la plus tardive étant retenue. Si aucun des deux seuils n'est atteint, les documents doivent être conservés pendant un an. Si le site fait l'objet d'une enquête, par exemple du ministère de la Justice, de l'Equal Employment Opportunity Commission ou de l'OFCCP, les documents ne peuvent pas être détruits tant que l'enquête n'a pas été clôturée.

L'absence de mise en place d'un système d'audit interne et d'établissement de rapports est également une violation fréquente. En vertu de la réglementation, les entrepreneurs sont tenus de mesurer périodiquement l'efficacité du programme d'action positive. Il s'agit notamment d'examiner les activités telles que les candidatures et les embauches pour s'assurer que les décisions sont prises de manière non discriminatoire.

L'impact négatif dans les décisions d'embauche est une autre violation que les entrepreneurs doivent prendre des mesures pour éviter. Selon les directives uniformes sur les procédures de sélection des employés (Uniform Guidelines on Employee Selection Procedures - UGESP), si un impact défavorable est découvert, vous êtes tenu d'évaluer chaque étape du processus d'embauche. L'OFCCP analyse les décisions d'embauche, les promotions et les licenciements en comparant les sexes (hommes/femmes) et les races/ethnies. S'il s'avère que la classe défavorisée est sélectionnée ou licenciée à un taux statistiquement significatif par rapport à l'autre groupe (généralement défini comme deux écarts types ou plus), l'OFCCP procède à un examen plus approfondi des décisions prises.

Bien que les procédures de l'UGESP existent depuis les années 70, de nombreuses entreprises n'en connaissent pas les exigences et, par conséquent, n'examinent pas le processus d'embauche, ce qui entraîne une violation technique. La réalisation d'une analyse par étapes permet à l'entrepreneur de déterminer la phase du processus de recrutement à l'origine de l'impact négatif.

Enfin, le fait de ne pas publier les offres d'emploi externes auprès de l'agence pour l'emploi de l'État (également connue sous le nom de "One-Stop Career Center") constitue également une violation technique de la loi sur l'aide à la réadaptation des vétérans de l'ère vietnamienne (Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act). L'OFCCP examine également les registres des efforts de bonne foi des entrepreneurs pour attirer les anciens combattants, les personnes handicapées, les femmes et les minorités.

Conseils pour un audit réussi

La préparation est la clé d'un audit réussi. Voici quelques conseils pour augmenter les chances de réussite de l'audit.

1. Veiller à ce que la description du plan et l'analyse statistique soient préparées en temps voulu chaque année.
2. Réconcilier les données du plan de l'année précédente et de l'année en cours et être en mesure de rendre compte de tous les mouvements d'entrée et de sortie du plan.
3. Documenter tous les efforts de bonne foi, y compris la sensibilisation, les dons et le travail bénévole.
4. Organiser des réunions de gestion et tenir un registre des participants et des sujets abordés.
5. Effectuer des analyses de suivi périodiquement tout au long de l'année et examiner les résultats avec les acteurs clés.
6. Effectuer une analyse par étapes dans tous les domaines qui ont un impact négatif.
7. Réexaminer chaque année les rémunérations et procéder aux ajustements appropriés si des disparités salariales ne peuvent être expliquées.
8. Examiner les exigences du poste et les tests pour s'assurer qu'ils sont toujours valables pour le poste.
9. Effectuer des contrôles sur place et vérifier que les affiches exigées par le gouvernement fédéral sont correctement apposées.
10. Vérifiez que les installations peuvent accueillir correctement les personnes handicapées (par exemple, parking, toilettes, portes, fontaines d'eau).
11. Veillez à ce qu'il n'y ait pas d'affiches, d'économiseurs d'écran, d'images ou de graffitis offensants dans les locaux.
12. Organiser régulièrement des formations sur le harcèlement sexuel, l'ADAAA et toute autre formation appropriée sur l'EEO/AA.
13. Procéder à une évaluation des efforts de recrutement afin de déterminer si chaque organisation utilisée est efficace pour attirer des candidats qualifiés dans les domaines pour lesquels vous avez des objectifs de placement.

Maintenant que vous savez à quoi vous attendre lors d'un audit de l'OFCCP, vous pouvez consacrer plus efficacement du temps à votre PAA, ce qui vous permettra de vous assurer que si vous êtes contrôlé aujourd'hui, vous vivrez une expérience positive. L'essentiel est de ne pas oublier de préparer vos plans en temps voulu, de suivre les progrès réalisés dans les domaines problématiques, de rendre compte des résultats des analyses et de documenter et de conserver les enregistrements des efforts de bonne foi et de tous les autres documents de soutien.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.