在过去几年中，每个财政年度对联邦承包商和分包商进行的合规性评估接近 5,000 次，因此您的某个工作地点很可能很快就会收到合规性审查通知。所有联邦承包商和分包商都应为审计通知做好充分准备。如果联邦合同合规项目办公室（OFCCP）来敲门，措手不及对任何公司来说都是代价高昂的错误。
承包商如何获得合规审查通知？
对于大多数人来说，收到公司日程安排通知函 (CSAL) 是潜在合规审查的初始通知。这份礼节性通知会告知首席执行官或指定联系人，在本财政期内有一个或多个地点将收到 "日程安排通知函"。
联邦承包商经常会接到合规官员的电话，询问一些问题，如高级管理团队成员的姓名和员工人数。这是一个很好的信号，表明该机构将收到正式的 "调度函"。现在就花时间与接待员讨论如何处理这类电话。与员工一起采取积极主动的方法，可能会给您多几天的时间来收集桌面审核所需的提交材料。
收到 "调度函 "后，承包商可在收到该函之日起 30 天内向 OFCCP 提交所要求的信息。如果需要更多时间，必须向合规官员提交书面申请。如果 OFCCP 确实批准延期，通常也只是多给几天时间。
日程安排函中要求提供哪类信息？
调度函是一份正式请求，要求提供平权行动计划的书面部分（在送文函中说明）和分 项清单中包含的 11 个项目。(请注意，《日程安排函》正在进行预计会相当广泛的修改。新的信函预计将在不久的将来公布）。应提交以下信息
- 女性和少数民族叙事
- 受保退伍军人和伤残军人说明
- 劳动力分析或组织单位
- 职位组分析
- 在职与可用性（又称双因素分析法）
- 安置目标
- 实现目标 *
- 集体谈判协议（如有工会设施
- 过去三年的 EEO-1 报告
- 计划期间的申请人、聘用、晋升和解雇计数 *
- 补偿信息
*如果承包商在收到调度函时，当前的 "平权行动方案"（AAP）已经实施了六个月或更长的时间，则需要提供新计划实施期至少六个月的补充报告。
OFCCP 最近要求提供哪些补充信息？
在过去的一年里，承包商通常会收到一封后续信函或电子邮件，作为案头审计审查的一部分，要求承包商提供更多信息，如
- FMLA 政策
- 附有联系信息的招聘/外联来源清单
- 过去两年的 VETS-100/VETS-100A 报告
- 宗教便利申请和结果清单
- 残疾便利申请和结果清单
- 可能影响赔偿的其他信息
- 工作时间
- 最初聘用日期
- 绩效评估信息
- 部门
- 班次（如有多个班次）
- 兼职/全职身份
- 地点
- 经理
- 教育
- 认证
- 关于民族血统和宗教的政策
- 休完产假返回工作岗位的员工名单
- 终止合同的原因（自愿终止合同与非自愿终止合同清单）
- 求职申请副本
- 种族/族裔和性别自我认同表副本
- 招聘广告/职位公告副本
- 在当地/州就业中心发布工作岗位的证明
审计中发现的常见违规行为
如今最常见的违规行为似乎属于记录保存做法。这包括未在规定时间内保存文件，或未保存申请表、简历、自我鉴定表、测试结果和面试记录的副本。如果您是拥有 150 名或 150 名以上员工或 150,000 美元或 150,000 美元以上合同金额的承包商，您必须将您的平权行动计划和所有支持文件的副本保存两年，时间从文件制作日期或涉及的人事行动日期起算，以较晚者为准。如果两者都未达到要求，则记录需保存一年。如果工作地点正在接受任何类型的调查，如司法部、平等就业机会委员会或 OFCCP 的调查，则在调查结束之前不得销毁记录。
未建立内部审计和报告制度也是常见的违规行为。根据规定，承包商必须定期衡量平权行动方案的效果。这包括审查申请和聘用等活动，以确保以非歧视的方式做出决定。
招聘决定中的不利影响是承包商应采取措施避免的另一种违规行为。根据《员工甄选程序统一指南》（UGESP），如果发现不利影响，您必须对招聘流程的每个步骤进行评估。OFCCP 会对雇用决定、晋升和解雇进行分析，对性别（男/女）和种族/民族进行比较。如果发现在统计意义上，被选中或被解雇的不利群体的比例高于其他群体（通常定义为两个标准差或更高），那么 OFCCP 将进一步审查所做的决定。
尽管 UGESP 程序早在 70 年代就已存在，但许多公司并不了解这些要求，因此未能对招聘流程进行审查，从而导致技术性违规。通过步骤分析，承包商可以找出造成不利影响的招聘流程阶段。
最后，根据《越战退伍军人调整援助法》（Viet Era Veterans Readjustment Assistance Act），未在州就业办公室（也称一站式职业中心）发布外部职位空缺也属于技术违规行为。OFCCP 还会审查承包商在吸引退伍军人、残疾人、女性和少数民族方面的诚信努力记录。
成功进行审计的技巧
准备工作是审计成功的关键。以下是一些提高审计成功可能性的技巧。
- 确保每年及时编制计划说明和统计分析。
- 核对上年度和本年度的计划数据，并能说明计划内和计划外的所有变动情况。
- 记录所有善举，包括外联、捐赠和志愿工作。
- 召开管理会议，并记录出席情况和会议主题。
- 全年定期进行监测分析，并与主要参与者一起审查结果。
- 对任何有不利影响的区域进行步骤分析。
- 每年审查薪酬，如果无法解释任何薪酬差异，则对薪酬进行适当调整。
- 审查工作要求和测试，确保它们对职位仍然有效。
- 进行现场审查，检查联邦要求的海报是否正确张贴。
- 检查有关设施是否能为残疾人提供适当的便利（如停车场、洗手间、门、饮水机）。
- 确保场所内没有任何可能引起反感的海报、屏保、图片或涂鸦。
- 定期开展有关性骚扰、ADAAA 和任何其他适当的 EEO/AA 培训。
- 对招聘工作进行评估，以确定所使用的每个组织是否能有效地在您的职位安排目标领域吸引合格的候选人。
现在，您已经对 OFCCP 审核期间的预期有所了解，您可以更有效地将时间用于您的 AAP，这将有助于确保如果您今天接受审核，您将有一个积极的审核经历。关键是要记住及时准备计划、监控任何问题领域的进展情况、报告分析结果、记录并保存诚信努力记录以及所有其他支持文件。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
