¿Qué esperar durante una auditoría de la OFCCP?

Con unas 5000 evaluaciones de cumplimiento de contratistas y subcontratistas federales por año fiscal en los últimos años, es probable que alguna de sus sedes reciba una notificación de revisión de cumplimiento más pronto que tarde. Todos los contratistas y subcontratistas federales deben estar bien preparados para una notificación de auditoría. Que la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) le pille desprevenido podría ser un error muy caro para cualquier empresa.

¿Cómo se notifica a un contratista una revisión de cumplimiento?

Para la mayoría, una carta de anuncio de programación corporativa (CSAL) se recibe como notificación inicial de una posible revisión de cumplimiento. Este aviso de cortesía informa al director ejecutivo o al contacto designado de una o varias ubicaciones que recibirán una carta de programación en el período fiscal.

No es raro que un contratista federal reciba una llamada de un responsable de cumplimiento normativo que le haga preguntas como el nombre de un miembro del equipo directivo superior y el número de empleados en el centro. Esto es una buena señal de que el centro recibirá una carta de programación oficial. Dedique ahora tiempo a discutir con la recepcionista cómo gestionar este tipo de llamadas. Un enfoque proactivo con su personal puede darle unos días más para reunir los materiales que debe presentar para la auditoría documental.

Una vez recibida la carta de programación, el contratista dispone de 30 días a partir de la fecha de recepción de la carta para enviar la información solicitada a la OFCCP. Si se necesita más tiempo, se debe enviar una solicitud por escrito al responsable de cumplimiento. Si la OFCCP autoriza una prórroga, normalmente solo se conceden unos pocos días adicionales.

¿Qué tipo de información se solicita en la carta de programación?

La carta de programación es una solicitud formal de la parte escrita del plan de acción afirmativa, que se indica en la carta de presentación, y de los 11 puntos que figuran en la lista detallada. (Tenga en cuenta que la carta de programación está siendo objeto de modificaciones que se prevé que serán bastante amplias. Se espera que la nueva carta se anuncie en un futuro próximo). Se debe presentar la siguiente información:

1. Narrativa para mujeres y minorías
2. Narrativa para veteranos y discapacitados cubiertos
3. Análisis de la plantilla o unidad organizativa
4. Análisis de grupos de puestos
5. Titularidad frente a disponibilidad (también conocido como análisis de dos factores)
6. Objetivos de colocación
7. Logro de objetivos *
8. Convenio colectivo, si hay instalaciones sindicales
9. Informes EEO-1 de los últimos tres años
10. Recuento de solicitantes, contrataciones, ascensos y despidos para el período del plan *
11. Información sobre compensación

*Si el contratista lleva seis meses o más en el Programa de Acción Afirmativa (AAP) actual en el momento de recibir la carta de programación, se solicitarán informes adicionales que reflejen al menos seis meses del nuevo período del plan.

¿Qué información adicional ha solicitado últimamente la OFCCP?

Durante el último año, se ha convertido en una práctica habitual que los contratistas reciban una carta o un correo electrónico de seguimiento en el que se les solicita información adicional como parte de la revisión de la auditoría documental, por ejemplo:

1. Política de la FMLA
2. Lista de fuentes de reclutamiento/divulgación con información de contacto
3. Informes VETS-100/VETS-100A de los últimos dos años
4. Lista de solicitudes de adaptaciones religiosas y resultado
5. Lista de solicitudes de adaptaciones para personas con discapacidad y resultado
6. Información adicional que podría afectar a la compensación

1. Tiempo en el trabajo
2. Fecha original de alquiler
3. Información sobre la evaluación del rendimiento
4. Departamento
5. Turno (si hay varios turnos disponibles)
6. Estatus a tiempo parcial/tiempo completo
7. Ubicación
8. Gerente
9. Educación
10. Certificaciones

7. Política sobre origen nacional y religión
8. Lista de todas las empleadas que regresaron de la baja por maternidad.
9. Motivo de los despidos (lista de despidos voluntarios frente a despidos involuntarios)
10. Copia de la solicitud de empleo
11. Copia del formulario de autoidentificación de raza/etnia y género.
12. Copia de anuncios de empleo/ofertas de trabajo
13. Prueba de que los puestos de trabajo se publicaron en el centro de empleo local/estatal.

Infracciones comunes detectadas en una auditoría

Las infracciones más comunes en la actualidad parecen estar relacionadas con las prácticas de mantenimiento de registros. Esto incluye no conservar los documentos durante el tiempo requerido o no guardar una copia de las solicitudes, los currículos, los formularios de autoidentificación, los resultados de las pruebas y las notas de las entrevistas. Si usted es un contratista con 150 o más empleados o con contratos por valor de 150 000 dólares o más, está obligado a conservar una copia de su plan de acción afirmativa y toda la documentación justificativa durante dos años a partir de la fecha de elaboración del documento o de la acción personal correspondiente, lo que sea posterior. Si no se alcanza ninguno de los dos umbrales, los registros deben conservarse durante un año. Si el lugar está siendo objeto de algún tipo de investigación, por ejemplo, por parte del Departamento de Justicia, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo o la OFCCP, los registros no pueden destruirse hasta que la investigación haya concluido.

El incumplimiento de la obligación de desarrollar un sistema interno de auditoría y presentación de informes también es una infracción habitual. Según la normativa, los contratistas están obligados a evaluar periódicamente la eficacia del programa de acción afirmativa. Esto incluye revisar actividades como las solicitudes y las contrataciones para garantizar que las decisiones se toman de forma no discriminatoria.

El impacto adverso en las decisiones de contratación es otra infracción que los contratistas deben evitar. Según las Directrices uniformes sobre procedimientos de selección de empleados (UGESP), si se descubre un impacto adverso, se debe evaluar cada paso del proceso de contratación. La OFCCP lleva a cabo análisis de las decisiones de contratación, ascensos y despidos comparando géneros (masculino/femenino) y raza/etnia. Si se descubre que la clase desfavorecida es seleccionada o despedida a una tasa estadísticamente significativa con respecto al otro grupo (normalmente definida como dos desviaciones estándar o más), la OFCCP revisaría más a fondo las decisiones tomadas.

Aunque los procedimientos de la UGESP existen desde los años 70, muchas empresas desconocen los requisitos y, por lo tanto, no revisan el proceso de contratación, lo que da lugar a una infracción técnica. La realización de un análisis por etapas permite al contratista identificar la fase del proceso de contratación que ha causado el impacto adverso.

Por último, no publicar las ofertas de empleo externas en la oficina estatal de empleo (también conocida como One-Stop Career Center) también constituye una infracción técnica en virtud de la Ley de Asistencia para la Readaptación de los Veteranos de la Era de Vietnam. La OFCCP también revisa los registros de los contratistas sobre los esfuerzos de buena fe para atraer a veteranos, personas con discapacidades, mujeres y minorías.

Consejos para una auditoría exitosa

La preparación es clave para una auditoría exitosa. A continuación, se ofrecen algunos consejos para aumentar las probabilidades de que la auditoría sea satisfactoria.

1. Asegúrese de que la descripción del plan y el análisis estadístico se preparen puntualmente cada año.
2. Conciliar los datos del plan del año anterior y del año actual y poder justificar todos los movimientos de entrada y salida del plan.
3. Documentar todos los esfuerzos realizados de buena fe, incluyendo actividades de divulgación, donaciones y trabajo voluntario.
4. Celebrar reuniones de gestión y llevar un registro de asistencia y de los temas tratados.
5. Realizar análisis de seguimiento periódicamente a lo largo del año y revisar los resultados con los principales actores.
6. Realizar análisis por pasos en cualquier área que tenga un impacto adverso.
7. Revisar la remuneración anualmente y realizar los ajustes salariales oportunos si no se pueden explicar las disparidades salariales.
8. Revisar los requisitos y pruebas del puesto para asegurarse de que siguen siendo válidos para el cargo.
9. Realizar revisiones in situ y comprobar que los carteles exigidos por el gobierno federal estén correctamente expuestos.
10. Compruebe que las instalaciones puedan acoger adecuadamente a personas con discapacidad (por ejemplo, aparcamiento, aseos, puertas, fuentes de agua).
11. Asegúrese de que no haya carteles, salvapantallas, imágenes o grafitis en ningún lugar de las instalaciones que puedan resultar ofensivos.
12. Impartir formación periódica sobre acoso sexual, la ADAAA y cualquier otra formación adecuada sobre igualdad de oportunidades en el empleo y acción afirmativa.
13. Realice una evaluación de los esfuerzos de reclutamiento para determinar si cada organización utilizada es eficaz a la hora de atraer candidatos cualificados en las áreas en las que tiene objetivos de colocación.

Ahora que ya sabe lo que puede esperar durante una auditoría de la OFCCP, podrá dedicar más tiempo a su AAP, lo que le ayudará a garantizar que, si le auditan hoy, la experiencia sea positiva. La clave es recordar preparar sus planes a tiempo, supervisar el progreso en cualquiera de sus áreas problemáticas, informar de los resultados de los análisis y documentar y mantener registros de los esfuerzos de buena fe, así como toda la demás documentación de apoyo.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.