Si estás pensando en implementar la automatización de flujos de trabajo, ¡genial! Pero antes de dar ese paso, sigue estos seis pasos clave para la automatización de flujos de trabajo.
Adoptar un enfoque metódico para implementar su solución WFA con una guía paso a paso del flujo de trabajo marcará la diferencia en cuanto a la rapidez y la magnitud de su éxito y el retorno de la inversión.
Paso 1: Identifique los procesos que están causando más problemas a su departamento u organización.
El «dolor» que siente su empresa puede consistir en cualquier pérdida de tiempo, dinero o incluso riesgo de incumplimiento normativo. Empiece por examinar los flujos de trabajo en los que participan muchas personas o que tienen demasiados pasos complicados. Esos suelen ser los procesos en los que surgen más errores e ineficiencias.
Paso 2: Busque casos de uso similares en su sector.
¿Trabajas en recursos humanos, operaciones legales, administración pública o finanzas? Descubre cómo otros utilizan sus flujos de trabajo. A menudo, el éxito de la automatización de procesos se puede repetir con algunos ajustes, por lo que es posible que puedas utilizarlos como plantillas. También puedes combinar diferentes casos de uso y personalizar el funcionamiento de tu proceso automatizado. Descubre cómo nuestros amigos de Yahoo transformaron sus operaciones legales.
Paso 3: Considere sus opciones para la automatización del flujo de trabajo.
A menudo, existe preocupación por el grado de implicación del departamento de TI, ya que su participación suele implicar costes y retrasos. Debe tener en cuenta la facilidad con la que se implementa y utiliza la plataforma o solución. ¿Permite realmente el diseño de formularios y flujos de trabajo mediante arrastrar y soltar, o requiere una codificación compleja? ¿Se trata de una solución de sustitución completa o se integrará sin problemas con sus sistemas existentes? Puede obtener más información sobre los aspectos clave a tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de automatización aquí.
Paso 4: Priorizar qué procesos automatizar primero.
Para empezar, es posible que desee abordar aquellos que requieren muchos pasos o en los que participan numerosas partes interesadas. La automatización del flujo de trabajo puede ser la clave para eliminar pasos redundantes o complicados y realizar el trabajo. También puede eliminar los errores humanos al encargarse de gran parte del trabajo que no requiere pensamiento crítico, lo que libera tiempo a los empleados de su empresa para que puedan generar ideas innovadoras y mucho más complejas.
Paso 5: Crear un plan en torno a la implementación del flujo de trabajo y el cambio de procesos.
El éxito de la implementación de cualquier nueva tecnología suele depender de que los directivos reflexionen claramente sobre cómo afectará este nuevo plan al departamento e incluso a la organización. Disponga de un plan de gestión del cambio que tenga en cuenta la formación, el impacto en los flujos de trabajo actuales y la comunicación con los empleados. Lo ideal es que la transformación digital inspire a sus empleados, no que los confunda. Si gestiona con éxito este cambio, muchos de ellos se convertirán en entusiastas defensores de la misma.
Paso 6: Establezca sus KPI para medir el ROI de su nueva plataforma.
La implementación de la automatización de flujos de trabajo ofrece numerosas mejoras y ventajas potenciales, por lo que es importante definir cuáles son las más relevantes para su organización. Por ejemplo, considere el número de horas y los costes que supone corregir los errores de los procesos manuales y rutinarios. Si su KPI cuantifica el ahorro que ha obtenido gracias a la automatización de flujos de trabajo, será una forma más de informar sobre cómo está generando un retorno de la inversión demostrado para la empresa.
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