Q&R #6 : Quelles sont les 6 étapes clés de la mise en œuvre de l'automatisation des flux de travail ?
Si vous souhaitez mettre en œuvre l'automatisation du flux de travail, c'est une excellente chose ! Mais avant de passer à l'action, suivez ces six étapes clés de l'automatisation du flux de travail.
L'adoption d'une approche méthodique du déploiement de votre solution WFA, avec un guide de flux de travail étape par étape, fera toute la différence en termes de succès et de retour sur investissement immédiats et substantiels.
Étape 1 : Identifier les processus qui posent le plus de problèmes à votre service ou à votre organisation.
La "douleur" ressentie par votre entreprise peut consister en une perte de temps, d'argent ou même de conformité aux risques. Commencez par examiner les flux de travail qui impliquent un grand nombre de personnes ou qui comportent trop d'étapes compliquées. Ce sont généralement les processus où l'on trouve le plus d'erreurs et d'inefficacité.
Étape 2 : Étudier des cas d'utilisation similaires dans votre secteur d'activité.
Faites-vous partie des RH, des opérations juridiques, du gouvernement ou de la finance ? Voyez ce que d'autres font avec leurs flux de travail. Souvent, le succès de l'automatisation des processus est reproductible avec des ajustements, de sorte que vous pouvez les utiliser comme modèles. Vous pouvez également combiner différents cas d'utilisation et personnaliser le fonctionnement de votre processus automatisé. Découvrez comment nos amis de Yahoo ont transformé leurs opérations juridiques.
Étape 3 : Étudier les possibilités d'automatisation du flux de travail.
Souvent, on s'inquiète du degré d'implication des services informatiques, car cette implication est généralement synonyme de coûts et de retards. Vous devez vous interroger sur la facilité de mise en œuvre et d'utilisation de la plateforme ou de la solution. Permet-elle vraiment de concevoir des formulaires et des flux de travail par "glisser-déposer" ou nécessite-t-elle un codage lourd ? S'agit-il d'une solution de type "rip-and-replace" ou s'intègrera-t-elle sans problème à vos systèmes existants ? Pour en savoir plus sur les éléments clés à prendre en compte dans le choix d'un fournisseur de solutions d'automatisation, cliquez ici.
Étape 4 : Déterminer les processus à automatiser en priorité.
D'emblée, vous voudrez peut-être vous attaquer à ceux qui nécessitent de nombreuses étapes ou qui impliquent un certain nombre de parties prenantes. L 'automatisation du flux de travail peut être la clé pour éliminer les étapes redondantes ou compliquées afin d'accomplir le travail. Elle peut également éliminer l'erreur humaine en prenant en charge une grande partie du travail qui ne nécessite pas de réflexion critique, libérant ainsi le temps des personnes de votre entreprise pour produire des idées innovantes et beaucoup plus complexes.
Étape 5 : Créer un plan pour la mise en œuvre du flux de travail et la modification des processus.
Le succès de la mise en œuvre d'une nouvelle technologie dépend souvent de la capacité des dirigeants à réfléchir clairement à l'impact de ce nouveau plan sur le département et même sur l'organisation. Mettez en place un plan de gestion du changement qui tienne compte de la formation, de l'impact sur les flux de travail actuels et de la communication avec les employés. Vous voudrez que votre transformation numérique inspire vos employés, et non qu'elle les déconcerte. Si vous réussissez à gérer ce changement, vous transformerez beaucoup d'entre eux en évangélistes enthousiastes.
Étape 6 : Définissez vos indicateurs de performance pour mesurer le retour sur investissement de votre nouvelle plateforme.
La mise en œuvre de l'automatisation du flux de travail peut apporter un grand nombre d'améliorations et d'avantages, il convient donc de définir ceux qui importent le plus à votre organisation. Par exemple, considérez le nombre d'heures et les coûts liés à la correction d'erreurs provenant de processus manuels et banals. Si votre ICP quantifie les économies réalisées grâce à l'automatisation des flux de travail, il s'agit d'un moyen supplémentaire de rendre compte de la manière dont l'entreprise obtient un retour sur investissement avéré.
Vous voulez en savoir plus ? Téléchargez le Guide ThinkSmart de l'automatisation des flux de travail, disponible ci-dessous. Il s'agit d'un aperçu complet de tous les aspects du choix de la bonne solution et des avantages qu'elle apportera à votre organisation.
