Automatización del flujo de trabajo Preguntas y respuestas nº 6: ¿Cuáles son los 6 pasos clave para implantar la automatización del flujo de trabajo?
Si está pensando en implantar la automatización del flujo de trabajo, ¡genial! Pero antes de hacerlo, siga estos seis pasos clave del flujo de trabajo de automatización.
Adoptar un enfoque metódico para desplegar su solución WFA con una guía de flujo de trabajo paso a paso marcará la diferencia en términos de lo inmediatos y sustanciales que serán su éxito y su ROI.
Paso 1: Identifique los procesos que más dificultades causan a su departamento u organización.
El "dolor" que siente su empresa puede consistir en cualquier pérdida de tiempo, dinero o incluso en el cumplimiento de riesgos. Empiece por examinar los flujos de trabajo en los que intervienen muchas personas o que tienen demasiados pasos complicados. Suelen ser los procesos en los que surgen más errores e ineficacia.
Paso 2: Analice casos de uso similares en su sector.
¿Pertenece a RRHH, Operaciones Jurídicas, Administración Pública o Finanzas? Vea lo que otros están haciendo con sus flujos de trabajo. A menudo, el éxito de la automatización de procesos es repetible con ajustes, por lo que puede utilizarlos como plantillas. También puede combinar diferentes casos de uso y personalizar cómo se ejecutará su proceso automatizado. Vea cómo nuestros amigos de Yahoo transformaron sus operaciones legales.
Paso 3: Considere sus opciones para la automatización del flujo de trabajo.
A menudo preocupa el grado de implicación de los informáticos, porque su participación suele significar costes y retrasos. Hay que tener en cuenta la facilidad de implantación y uso de la plataforma o solución. ¿Permite realmente el diseño de formularios y flujos de trabajo mediante arrastrar y soltar, o requiere una codificación compleja? ¿Se trata de una solución de usar y tirar, o se integrará sin problemas con sus sistemas actuales? Puede obtener más información sobre las consideraciones clave a la hora de elegir un proveedor de automatización aquí.
Paso 4: Priorizar qué procesos automatizar primero.
De entrada, es posible que desee abordar los que requieren muchos pasos o en los que intervienen varias partes interesadas. La automatización del flujo de trabajo puede ser la clave para eliminar pasos redundantes o complicados. También puede eliminar el error humano al encargarse de gran parte del trabajo que no requiere pensamiento crítico, liberando el tiempo de las personas de su empresa para producir ideas innovadoras y mucho más complejas.
Paso 5: Crear un plan en torno a la implantación del flujo de trabajo y el cambio de procesos.
El éxito de la implantación de cualquier nueva tecnología depende a menudo de que los directivos piensen claramente en cómo afectará este nuevo plan al departamento e incluso a la organización. Disponga de un plan de gestión del cambio que tenga en cuenta la formación, el impacto en los flujos de trabajo actuales y la comunicación a los empleados. Querrá que su transformación digital inspire a sus empleados, no que los confunda. Si gestiona con éxito este cambio, convertirá a muchos de ellos en entusiastas evangelizadores.
Paso 6: Establezca sus KPI para medir el ROI de su nueva plataforma.
Existen muchas mejoras y ventajas potenciales derivadas de la implantación de la automatización del flujo de trabajo, así que defina las que más importan a su organización. Por ejemplo, considere el número de horas y costes que supone corregir errores de procesos manuales y mundanos. Si su KPI cuantifica el ahorro que ha obtenido de la automatización del flujo de trabajo, es una forma más de informar sobre cómo está proporcionando un ROI probado a la empresa.
¿Desea obtener más información? Descargue a continuación la Guía ThinkSmart para la automatización de flujos de trabajo. Es una visión completa de todos los aspectos de la elección de la solución adecuada y de las ventajas que aportará a su organización.
