Puntos clave:
- Legal operations is the business function responsible for managing processes, technology, vendor relationships, and spend within corporate legal departments — enabling in-house legal to operate efficiently and demonstrate strategic value.
- Mitratech’s legal operations platform unifies matter management, legal spend, e-billing, legal hold, document automation, and workflow automation in a single system — the foundation for a well-run legal department.
- TAP workflow automation reduces administrative burden by automating matter intake, document routing, invoice approval, deadline reminders, and compliance reporting — freeing attorneys for the work that requires their expertise.
- PlatoBI analytics gives legal ops teams the data to demonstrate ROI in measurable terms: outside counsel spend reduction, matter cycle time improvements, billing guideline compliance rates, and budget forecast accuracy.
- Connecting legal operations data to finance and the C-suite moves legal from a cost center to a strategic business function — a shift that requires both the right technology and the right metrics.
It’s a common term, but what does Legal Operations really define?
Legal Operations is basically a term that encompasses in-house legal processes and practices that should function in a businesslike way. But it specifically focuses on areas such as financial management, service design, and analytics to make the legal department (more) efficient for modern corporations.
No todas las empresas cuentan con un departamento específico, formalmente titulado, dedicado a las Operaciones Jurídicas. A veces es el Director Juríd ico quien asume las responsabilidades, y otras veces éstas se reparten entre abogados, asistentes jurídicos y analistas.
Con COVID-19 poniendo el mundo patas arriba, las operaciones jurídicas tienen que centrarse en muchas áreas que antes eran menos prioritarias. En todos los sectores, las organizaciones han tenido que adaptarse rápidamente, y los departamentos jurídicos han tenido que hacer frente a cambios repentinos provocados por las presiones para obtener resultados rentables y productivos. Esto siempre ha sido un reto, pero ahora se enfrenta a un nuevo nivel de urgencia provocado por la pandemia.
Lo que la escalabilidad del software jurídico puede hacer hoy por usted en apoyo de ese cambio es crucial, pero la adopción de cualquier nueva herramienta o práctica debe partir de una comprensión más fundamental de lo que Operaciones Jurídicas puede hacer, debería hacer y cómo puede hacer que haga lo máximo posible. Y una vez que tengamos esto claro, quizá la pregunta más importante sea: ¿cómo podemos conseguirlo sin gastar grandes cantidades de dinero? sin gastar grandes cantidades de dinero?
La pandemia COVID-19 y las operaciones jurídicas
Seamos realistas: Actualmente, todas las empresas están luchando contra la pandemia y sus repercusiones en mayor o menor medida. Sin embargo, cuando se trata de operaciones jurídicas, se trata de un impacto directo que debe abordarse, ya que el cambio al trabajo desde casa (o trabajo remoto) dio lugar a una nueva serie de asuntos jurídicos que deben abordarse. El uso de nuevas herramientas, como ELM y el software de automatización de procesos jurídicos, ha pasado de ser una "opción interesante" a una "necesidad" prácticamente de la noche a la mañana.
Sin embargo, antes de analizar las nuevas preocupaciones, volvamos atrás y veamos qué significa realmente Operaciones Jurídicas y, lo que quizá sea más importante, cómo interviene la CLOC.
El auge de las operaciones jurídicas
¿Qué es CLOC? El Corporate Legal Operations Consortium, más conocido como CLOC, se autodefine como...
"...introdujo la función de Operaciones Jurídicas como una profesión reconocida en el sector y continúa impulsando la innovación y el cambio positivo en el sector a través de su alcance global...A medida que los departamentos y la función del profesional de operaciones jurídicas evolucionan, la comunidad global de CLOC continuará liderando y apoyando al profesional de Operaciones Jurídicas en la gestión de los departamentos jurídicos como un negocio dinámico y escalable."
CLOC define 12 áreas básicas que los profesionales de Operaciones Jurídicas pueden utilizar como puntos de referencia reconocidos por el sector para determinar lo que constituye una función eficaz de Operaciones Jurídicas. Estas áreas abarcan desde niveles básicos hasta niveles maduros y avanzados. Toda organización que decida alinearse con CLOC puede utilizar estas competencias para comprender las Operaciones Jurídicas, definir el alcance de su propio éxito e invertir en las competencias en consecuencia.
El Core 12 permite a las organizaciones identificar qué competencias necesitan una mayor inversión para alcanzar sus objetivos. Dado que muchas empresas se enfrentan a los mismos retos cuando tratan de optimizar la excelencia en estas áreas, CLOC ofrece orientación para apoyar a los profesionales jurídicos internos de todo el mundo.
Esas competencias básicas son:
- Alineación interfuncional
- Análisis de datos
- Gestión financiera
- Gestión de proveedores
- Gestión del conocimiento
- Apoyo tecnológico y de procesos
- Comunicaciones
- Prestación de servicios y modelos de apoyo alternativos
- Diseño, apoyo y gestión de la organización
- Apoyo en litigios y gestión de la propiedad intelectual
- Gobernanza de la información y gestión de registros
- Planificación estratégica
Principales funciones y ventajas de las operaciones jurídicas
Mejorar la eficacia operativa
Como ya se ha mencionado, aumentar la eficiencia es la razón fundamental de la existencia de los departamentos de Operaciones Jurídicas. Algunas de las formas en que pueden impulsar la eficiencia en toda la organización son:
- Planificación estratégica, especialmente en colaboración con el Consejo General.
- Planificación financiera, tanto interna como con asesores y proveedores externos.
- Operativas/analíticas, como e-discovery y dotación de personal
- Tecnología, incluido el despliegue y la aplicación de nuevas tecnologías en todo el departamento.
Gestión del gasto jurídico
Por supuesto, todas las organizaciones se centran en el retorno de la inversión y la rentabilidad, y una gran parte de esto se reduce a la gestión del gasto. Operaciones Jurídicas supervisa los gastos jurídicos, incluida la visibilidad y la reducción, y el presupuesto del departamento.
Introducir la automatización y estandarizar los procesos
Legal Operations estandarizará y automatizará las tareas repetitivas en todos los ámbitos, especialmente las administrativas, como la revisión de facturas. La automatización es clave para liberar un tiempo valioso que los empleados pueden dedicar a tareas más rentables.
Mejorar la productividad y la rentabilidad
Legal Operations optimiza el rendimiento de los bufetes de abogados para garantizar que usted obtiene el máximo valor posible por su dinero (es decir, el mayor beneficio por su dinero). Todos estos factores actúan conjuntamente para aumentar los niveles de productividad de su organización y los beneficios finales. Como hemos mencionado antes, McKinsey estima que la friolera del 23% del trabajo realizado por los abogados hoy en día puede ser automatizado por la tecnología existente.
Comprender el verdadero valor e impacto de un equipo de Operaciones Jurídicas va más allá de medir el ahorro de costes departamentales (o incluso de toda la empresa). Uno de los mayores beneficios que no es cuantificable es la capacidad de fortalecer las relaciones entre unidades de negocio como Finanzas, Recursos Humanos y TI.
Adoptar con éxito la tecnología de operaciones jurídicas
Según el Informe Global Legal Department Benchmarking Survey 2021 de KPMG International, las principales prioridades de los profesionales jurídicos en los próximos años son la extracción de información de los documentos (55%), la automatización de documentos (54%) y el análisis de datos (45%).
Las herramientas para la toma automática de decisiones (10%) ofrecen un gran potencial, pero de momento apenas se utilizan en los departamentos jurídicos. Las tecnologías más nuevas son las que las organizaciones parecen dudar en adoptar, lo que indica que los profesionales jurídicos pueden estar esperando a ver el éxito que tienen antes de subirse al carro.
Según KPMG, el 33% de las empresas encuestadas tienen un presupuesto reservado para aplicaciones de tecnología jurídica. El importe medio total del presupuesto de tecnología jurídica es de 248.041 dólares, lo que representa una media del 13% del presupuesto global del departamento jurídico. Las limitaciones presupuestarias pueden suponer un reto para las operaciones jurídicas, pero es algo que puede cambiar a medida que las organizaciones se dan cuenta de las ventajas que puede ofrecer la tecnología jurídica.
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¿Qué son las operaciones jurídicas? La ola del presente, no sólo del futuro
Las operaciones jurídicas, que en su día fueron una novedad de la que fueron pioneros unos pocos visionarios empresariales, se están extendiendo por todo el mundo. Aunque al principio eran competencia de los grandes departamentos jurídicos, cada vez son más los departamentos jurídicos medianos e incluso pequeños que aprovechan sus ventajas.
Cada vez incorporan más soluciones de operaciones jurídicas para ayudar a sus departamentos jurídicos a funcionar con la máxima eficacia. Desde la automatización del flujo de trabajo para automatizar los procesos manuales repetitivos hasta las soluciones de retención legal que le ofrecen una gestión integral de un proceso de retención legal de forma defendible, coherente y notificable, existen tecnologías disponibles para respaldar el floreciente crecimiento de esta parte ahora esencial de los departamentos jurídicos de las empresas.
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