Para los bufetes de abogados, se ha vuelto imprescindible resolver los problemas que afectan a los procesos relacionados con los casos. La gestión de casos mediante la automatización del flujo de trabajo es una solución que puede mejorar el servicio al cliente y generar beneficios económicos.
En una publicación anterior, analizamos las presiones que se ejercen sobre los bufetes de abogados para que sean más eficientes y receptivos. Evolucionar para satisfacer estas demandas puede resultar intimidante para algunos bufetes, pero las mejores soluciones de automatización de flujos de trabajo legales pueden hacer que su primera incursión en la transformación digital sea relativamente sencilla y rentable.
Los estudios han demostrado que la falta de comunicación es una de las mayores amenazas a las que se enfrentan los bufetes de abogados, especialmente los más pequeños. Cuanto mayor es el volumen de trabajo, más probable es que las revisiones de los asuntos y las comunicaciones periódicas (tanto internas como con los clientes) se vean afectadas. Según un informe, el 40 % de las quejas contra los bufetes de abogados están relacionadas confallos de comunicación.
Esos fallos se deben casi en su totalidad a procesos manuales anticuados que no pueden hacer frente a la tarea de supervisar y controlar todos los casos y proyectos legales en curso dentro de un bufete. Se cuelan los errores humanos; el tedio de lidiar con tareas repetitivas embota la atención de los abogados y el personal. El resultado puede ser un desenlace negativo del litigio, además de tener que rendir cuentas ante un cliente molesto.
A la zaga de la curva tecnológica
Por desgracia, muchos bufetes de abogados siguen estando muy rezagados en lo que respecta a la transformación digital que podría remediar estos problemas. Un estudio de la Facultad de Derecho de Georgetown reveló que la falta de inversión en herramientas de productividad y nuevas estrategias comerciales ha lastrado a los bufetes de abogados:
Un abogado medio factura ahora 156 horas menos al año que hace once años,
lo que supone un coste para los bufetes de 74 100 dólares en ingresos perdidos cada año.
Por desgracia, sus colegas internos no están en mejor situación. Un informe reciente de Gartner reveló que menos de una quinta parte de los departamentos jurídicos corporativos estaban preparados para las iniciativas digitales, aunque el mismo informe reveló que:
«El 19 % de las organizaciones jurídicas que están preparadas para la digitalización realizan tres veces y media menos proyectos con una asunción de riesgos inadecuada y dos veces y media menos proyectos retrasados».
La automatización del flujo de trabajo legal, cuando se implementa mediante una solución SaaS, puede potenciar una gestión de casos centralizada, transparente y altamente eficiente para los bufetes de abogados. Al estandarizar los procesos repetitivos, elimina el error humano de la ecuación, entre otras muchas ventajas que exploraremos a continuación.
Sin embargo, para los bufetes de abogados, una de lasventajas más apreciadas puede ser que la adopción de una herramienta moderna y de primera categoría para la automatización de los flujos de trabajo jurídicos SaaS puede estar libre de los dolores de cabeza que supone la integración y las curvas de aprendizaje que tanto temían.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización del flujo de trabajo para la gestión de casos?
Para un bufete de abogados, la rentabilidad comienza con el hecho de que ahora se pueden automatizar las tareas repetitivas que requieren mucho tiempo y se elimina el papel del proceso. ¿Otra serie de ventajas? La facilidad de implementación y la simplicidad de uso que ofrece una solución de software de automatización de flujos de trabajo de primer nivel:
- Los mejores de ellos puedenintegrarse perfectamente con los sistemas heredados de un bufete de abogados, la plataforma de gestión de la práctica y muchas otras aplicaciones en las que ya confían sus empleados.
- Las interfaces sencillas y fáciles de usar les permiten diseñar, realizar un seguimiento y gestionar el flujo de trabajo de la gestión de casos con facilidad.
- La creación de formularios a través de interfaces intuitivas les permite crear formularios básicos o sofisticados con lógica empresarial integrada.
- Cada flujo de trabajo de gestión de casos se puede personalizar según las necesidades de un área de práctica determinada o un caso específico.
Se mitigan los errores, los retrasos y los riesgos de cumplimiento:
- El envío de las tareas pendientes a los participantes adecuados en el proceso es preciso y rápido.
- La estandarización de formularios y flujos de trabajo minimiza los errores y reduce los riesgos de incumplimiento normativo.
- El acceso a los elementos de los casos en toda la empresa (o incluso por parte de los clientes) puede regularse mediante una aplicación centralizada basada en roles y permisos.
- Los documentos y otros activos del caso pueden digitalizarse y almacenarse de forma centralizada, para que nunca se pierdan.
- Los flujos de trabajo se puedenrespaldar automáticamente en un archivo seguro en la nube y se puede acceder a ellos fácilmente para su revisión.
«La evolución del sector jurídico se está produciendo ahora más rápido que nunca. Aunque muchos sobrevivirán, solo los más aptos, los más capaces de adaptarse y de aceptar el cambio, prosperarán».
«La evolución del sector jurídico se está produciendo ahora más rápido que nunca. Aunque muchos sobrevivirán, solo los más aptos, los más capaces de adaptarse y de aceptar el cambio, prosperarán».
Tamara Box
Socia directora – Europa y Oriente Medio, Reed Smith LLC
Se mejora la participación y la colaboración en el flujo de trabajo:
- Las partes interesadas participan en las revisiones y aprobaciones solo cuando es necesario, lo que optimiza la utilización de los abogados y el personal.
- Las notificaciones y alertas garantizan una respuesta rápida por parte de los participantes y las partes interesadas.
- La integración de la firma electrónica garantiza aprobaciones seguras en la secuencia adecuada.
Se han mejorado las funciones de análisis, generación de informes y gestión:
- Las herramientas de generación de informes permiten acceder a informes en diversos formatos para garantizar la transparencia y una supervisión adecuada.
- La visibilidad en tiempo real de los flujos de trabajo de gestión de casos entre equipos, áreas de práctica o toda la empresa permite una gobernanza superior.
- Los flujos de trabajo se pueden ajustar para maximizar la eficiencia.
Encontrar el lado positivo (o si no...)
Un estudio de KMPG reveló que el 85 % de los responsables de la toma de decisiones en las empresas creen que solo disponen de un plazo de dos años para lograr avances significativos en la transformación digital antes de sufrir pérdidas económicas o empezar a quedarse atrás con respecto a la competencia. ¿Cuál es su ventaja? Las organizaciones basadas en datos tienen 23 veces más probabilidades de adquirir clientes, seis veces más probabilidades de retenerlos y 19 veces más probabilidades de obtener beneficios gracias a ello.
Por eso, los altos directivos de las empresas están presionando a los departamentos jurídicos internos y a otros gerentes para que se familiaricen con el mundo digital. Y es el tipo de presión que se transmite hacia abajo, a los proveedores de servicios jurídicos de la empresa.
Es evidente que la automatización de los flujos de trabajo de gestión de casos generaimportantes ganancias en eficiencia, productividad y ahorro de costes para un bufete de abogados. Esto les permite mantenerse al día con esta nueva realidad, ya que los clientes están analizan minuciosamente sus gastos en asesoría externa en busca de un mayor valor a un menor coste. Un bufete de abogados que es capaz de trasladar su eficiencia a sus clientes se está dando una ventaja competitiva.
Los servicios jurídicos que paga el cliente también han mejorado cualitativamente. Esto se debe a que los tiempos de respuesta son más rápidos, se producen menos errores, se mitigan los riesgos, existe una mayor colaboración entre el cliente y el abogado, etc. El resultado es una mayor satisfacción de los clientes.
¿Otra ventaja? La automatización de los flujos de trabajo jurídicos es una tecnología fundamental para la transformación digital. ¿Por qué? Es fácil de implementar y ofrece resultados positivos inmediatos, es decir, un rápido retorno de la inversión que puede impulsar a una organización a dar el siguiente paso en su evolución tecnológica jurídica.
Pero, como señaló Forbes, hay algunos en los bufetes de abogados (en concreto, «especialmente los socios que han disfrutado de un 2018 especialmente próspero» ) que no sienten ninguna urgencia por adoptar la transformación digital.
Durante el siglo XIX, había fabricantes de látigos para carruajes y de lámparas de aceite de ballena que probablemente sentían exactamente lo mismo.
