He aquí una pesadilla para muchos directores de informática y directores técnicos que ya la han vivido antes: se está adoptando una tecnología o herramienta de software fundamental, pero su adopción exige desmantelar y sustituir las arquitecturas y el software existentes. No es de extrañar que se muestren un poco recelosos a la hora de dar el paso... o, si lo dan, se sientan absolutamente obligados a desechar los sistemas heredados y reconstruir todo desde cero.
Sin embargo, en el caso de la adopción de la automatización del flujo de trabajo, incorporar una nueva plataforma WFA a su empresa no debería significar que tenga que deshacerse de los sistemas heredados. Esos sistemas consolidados y aún viables tienen su lugar, como señaló Wolfram Jost, director técnico del proveedor de plataformas alemán Software AG, en una entrevista en 2017:
«Sin duda, la digitalización y, por ejemplo, el Internet de las cosas exigen nuevos procesos empresariales digitales, pero desechar, «romper y sustituir», las soluciones de software desarrolladas a lo largo de décadas sería como tirar el grano con la paja hasta un grado absurdo.
«Se estima que hay 350 000 millones de líneas de código COBOL en funcionamiento en todo el mundo, que procesan hasta 30 000 millones de transacciones, lo que representa un billón de dólares de negocio al día. Solo en Estados Unidos, el 95 % de las transacciones en cajeros automáticos, el 80 % de las transacciones en puntos de venta y más del 90 % de las reservas de vacaciones utilizan COBOL. Es probable que el estadounidense medio interactúe con este lenguaje más de 10 veces al día».
Casi todas las grandes empresas cuentan con tecnología heredada que sigue desempeñando un papel esencial. Pero los directores de informática y los directores técnicos que hemos mencionado también se ven presionados para evolucionar rápidamente y de forma rentable. Necesitan introducir plataformas más eficientes para ganar agilidad y reducir gastos, pero no pueden permitirse desechar los sistemas antiguos.
Integración, pero sin migrañas
Estos sistemas heredados están tan integrados en la infraestructura empresarial que sustituirlos no es solo un problema informático, sino un quebradero de cabeza para toda la organización. Los procesos empresariales y la rentabilidad pueden verse seriamente afectados.
A menudo, realizar el cambio no es viable desde el punto de vista financiero. Las exigencias de cumplimiento normativo o los modelos de negocio pueden cambiar, pero rara vez hay una razón lo suficientemente buena como para llevar a cabo una reforma integral que afecte a toda la operación y reduzca los resultados finales.
Por lo tanto, para mejorar la agilidad operativa, la capacidad de respuesta y la eficiencia, los responsables tecnológicos de estas empresas deben encontrar soluciones de software que ofrezcan una integración perfecta con las plataformas heredadas. Además, una solución WFA ideal también debería funcionar a la perfección con otras aplicaciones de software de terceros en las que la empresa pueda confiar.
La necesidad de una plataforma de automatización de flujos de trabajo fácil de adoptar, flexible y escalable que se ajuste a estas características es la razón por la que las empresas han tendido a adoptar soluciones basadas en SaaS capaces de integrarse fácilmente con las plataformas existentes. ¿Cómo debería funcionar esto en la práctica?
Unificando la empresa, un flujo de trabajo a la vez
Imaginemos que ha adoptado una plataforma WFA que promete este tipo de integración y que tiene que funcionar con un sistema ERP que ya está implementado:
- Cuando un formulario creado en el sistema WFA, como un formulario de pedido de cliente, se envía a través de un flujo de trabajo automatizado de recepción de pedidos, los datos del formulario también se envían al ERP a través de un conector.
- El ERP genera un pedido y pone en marcha un flujo de trabajo de cumplimiento en la plataforma WFA, nuevamente a través del conector.
- Un especialista en logística recibe una notificación de que se está procesando un pedido.
- Mientras tanto, la plataforma WFA almacena de forma centralizada todos los formularios y documentos asociados, de modo que los equipos de cobros o de atención al cliente pueden acceder a ellos a través del ERP.
Se elimina la introducción manual de datos, lo que agiliza el cumplimiento. Cada etapa del proceso está automatizada, uniendo sistemas y bases de datos dispares en un todo mucho más integrado y eficiente.
¿Otros beneficios? Ahora, se están materializando las eficiencias diarias y las mejoras en los procesos que conlleva la adopción de una plataforma de automatización de flujos de trabajo SaaS. Mejor aún, su empresa ha dado un gran paso adelante en la transformación digital, al tiempo que ha evitado los inconvenientes y los costes que habría supuesto un escenario de sustitución total.
Es un resultado beneficioso para todos los implicados: el director financiero, el director de informática y los empleados por igual.
