Tecnología, gestión del cambio y el futuro del ámbito jurídico: ¡reinventados en el CLOC Global Institute 2022!
Es un día seco, con una temperatura de 24 °C en Las Vegas, pero el ambiente se está caldeando en el interior del Hotel Bellagio, donde nos hemos reunido con líderes intelectuales de Navistar, Gilead, Lucid Motors y KPLabs para celebrar una reunión de mentes jurídicas. Damos inicio a nuestra mesa redonda CLOC 2022, Legal Reimagined: Conquering Today’s Challenges with Tomorrow’s Technology, el anfitrión de Mitratech, Justin Silverman, planteó una pregunta a la audiencia: «¿Cuál es la mejor manera de preparar su departamento jurídico para el futuro?».
Aunque las respuestas fueron variadas, la gran mayoría coincide en que «contar con una única fuente de información veraz» e «implementar una pila tecnológica integrada» son fundamentales para el éxito a largo plazo. Nuestra propia investigación revela que muchos equipos jurídicos ya están dando algunos de estos pasos; según nuestra reciente encuesta con ALM, el 58 % de los encuestados aceleró la adopción de tecnología como resultado de los acontecimientos de 2020-2021, mientras que el 40 % afirma estar utilizando la tecnología para compartir o ampliar los procesos y procedimientos revisados jurídicamente a otras unidades. Sabiendo que añadir nuevas soluciones a una pila tecnológica existente, o crear una desde cero, puede ser un reto, nuestros expertos revelan algunas ideas clave para mejorar la implementación y la adopción.
Acelerando con una hoja de ruta tecnológica
Cuando se trata de aprovechar la tecnología legal o la automatización para impulsar el éxito a largo plazo, ¿por dónde se debe empezar? Según Tony Mozeleski, director de Operaciones Legales de Lucid Motors, el mejor enfoque es trazar un plan estratégico:
«En Lucid, el lujo es no verse limitado por demasiados procesos [al ser una empresa emergente]... así que lo primero que hice fue elaborar una hoja de ruta».
Para una empresa que acaba de empezar como Lucid, que acaba de salir a bolsa y no cuenta con sistemas establecidos, esto se tradujo en una hoja de ruta tecnológica de tres años destinada a integrar plenamente los departamentos de departamentos de Asuntos Jurídicos, Cumplimiento Normativo y Políticas Públicas. Comenzando por sus sistemas de gestión de asuntos y facturación electrónica, la hoja de ruta hace hincapié en la necesidad de soluciones que puedan comunicarse entre sí, lo que, según explica Tony, facilita la gestión de la retención de información en todos los sistemas jurídicos.
Pero, ¿qué ocurre con las organizaciones que ya cuentan con sistemas heredados? Crear una pila tecnológica desde cero es una batalla, pero conseguir que los usuarios acepten los nuevos sistemas en lugar de las soluciones preexistentes puede suponer otro obstáculo completamente distinto. A la hora de planificar su hoja de ruta tecnológica en este último caso, es fundamental obtener comentarios y el apoyo de los miembros del equipo, y encontrar su «porqué» es tan importante como las funciones que habilita.
«La gestión del cambio es algo muy importante: el primer paso es responder a las preguntas: ¿por qué lo hacemos? ¿Cómo nos facilitará la vida? Hay que dar una respuesta al «por qué». – Marianne Troscinski, consultora de operaciones legales en Navistar.
Al fin y al cabo, no se trata solo de tecnología, sino también de la cultura empresarial. Al crear un ecosistema que fomente la colaboración y la transparencia, se puede empezar a cambiar la percepción y la relación de los equipos interconectados, especialmente uno como el jurídico, que a menudo tiene fama de estar en su propio mundo. Justin Hectus, director de informática de KPLabs, ofrece una solución:
«¿Cómo se puede evitar que el departamento jurídico sea un punto de fricción en la organización? Empiece por crear unapuerta de entrada al servicio jurídico» optimizada y dar visibilidad a los altos directivos».
A través de estos portales de solicitudes, los equipos pueden solicitar y comunicarse rápidamente con el departamento jurídico, obtener visibilidad sobre el estado de dichas solicitudes e incluso utilizar el autoservicio y comenzar a eliminar los silos entre departamentos como el jurídico, redefiniéndolos como departamentos tecnológicamente avanzados y preparados para la innovación. A la hora de transformar su departamento jurídico en un socio comercial estratégico, la visibilidad y la comunicación abiertas son fundamentales.
«A menudo implementamos la tecnología de arriba abajo, pero si se pudiera invertir ese enfoque y apoyar la visión de otra persona, alguien que está en primera línea, lo mejor sería asociarse con aquellas personas que obtendrán un impacto inmediato de la tecnología». — Justin Hectus, director de informática de KPLabs.
¿Te quedarás para el resto de CLOC 2022?
No se desespere si se ha perdido nuestra mesa redonda; aún está a tiempo de ponerse al día con nuestro equipo de Mitratech en CLOC 2022. Nuestra velada Legal Reimagined Soirée comienza esta noche, 10 de mayo, de 19:00 a 23:00 (hora del Pacífico) en Prime Steakhouse, y podrá encontrarnos allí toda la semana en el stand n.º 213.
