Acaba de producirse una emergencia en su edificio comercial y necesita avisar a sus inquilinos de inmediato. ¿Qué hace?
Las empresas actuales deben navegar por un panorama de riesgos cada vez más complejo. Sin embargo, si domina el arte y la ciencia de la comunicación, mejorará sus capacidades de gestión de incidentes. Y, a su vez, aumentará sus posibilidades y las de sus inquilinos de mantenerse a flote tras una crisis.
Cuando se trata de una emergencia, la comunicación es fundamental para garantizar la seguridad de sus inquilinos. A continuación, le ofrecemos un resumen de algunos de los procedimientos de notificación de emergencias más importantes que se deben implementar en 2020.
Por qué es importante la notificación de emergencias
Contar con procedimientos de notificación de emergencias es fundamental por múltiples razones. Por un lado, amenazas como ciberataques, actos terroristas, violencia en el lugar de trabajo y desastres naturales pueden ocurrir en cualquier momento. Y pueden poner en riesgo sus operaciones y propiedades. Además, este tipo de desastres pueden causar daños a los miembros de la plantilla que trabajan en su edificio.
Las normativasestatales, locales yfederalestambién exigen a los propietarios de edificios que elaboren planes de acción de emergencia junto con planes de seguridad para garantizar la seguridad de sus inquilinos, administradores de propiedades y visitantes.
Con laplataforma de notificación de emergencias ogestión de incidentes, podrá prepararse más fácilmente para este tipo de desastres. También podrá responder con mayor rapidez cuando se produzcan. Al final, podrá proteger tanto a los trabajadores como a su propiedad. Los procedimientos adecuados le ayudarán a informar adecuadamente a los inquilinos y a sus empleados sobre qué hacer en caso de crisis. También minimizarán el impacto de un desastre en una empresa.
Herramienta de gestión de incidentes
La tecnología de vanguardia es una de las herramientas más valiosas disponibles en la actualidad para gestionar una amplia gama de incidentes, como huracanes, tormentas invernales e incidentes aislados. Por ejemplo, una herramienta de primera categoría le permitirá enviar alertas a inquilinos y empleados utilizandodiversos medios. Estos medios incluyen, por ejemplo, notificaciones push, correos electrónicos, mensajes de texto y mensajes de voz. Cuantos más medios utilice para enviar un mensaje de emergencia, mayores serán sus posibilidades de llegar a todos los destinatarios, independientemente de dónde se encuentren en ese momento.
Sin embargo, además de permitirle enviar notificaciones de emergencia masivas, la plataforma que elija debe permitirle participar en la planificación de la continuidad del negocio.
En otras palabras, su solución debe hacer algo más que enviar mensajes. Debe ser una plataforma integral que también le permita impartir formación (más adelante se ofrece más información al respecto), compartir documentos y gestionar incidentes. Una solución integral le permitirá ahorrar dinero y tiempo, y prepararse mejor para las crisis.
Además, asegúrese de que el sistema que elija sea fiable. Debe ser capaz de notificar a todo el mundo de inmediato. De lo contrario, sus inquilinos y sus empleados podrían correr un mayor riesgo de sufrir lesiones o incluso la muerte. Además, la solución tecnológica avanzada que elija debe ser relativamente sencilla y fácil de usar. Para obtener siempre los mejores resultados, también es imprescindible seleccionar una solución que cuente con un buen servicio de atención al cliente.
Formación sobre procedimientos de emergencia
Contar con los planes y procedimientos adecuados para hacer frente a las crisis es solo la mitad del camino. También es necesario formar personalmente a los inquilinos y a sus empleados sobre cómo actuar ante una catástrofe. ¿Por qué? Porque, aunque se disponga de un plan de respuesta ante emergencias, si los inquilinos no están familiarizados con él, no sabrán qué hacer cuando se produzca una crisis.
Cuando ofrezca formación a sus inquilinos, comience por asegurarse de que estén familiarizados con los conceptos básicos de preparación para emergencias que ha establecido. Es posible que dé por sentado que sus inquilinos ya conocen las prácticas recomendadas básicas. Sin embargo, es posible que no sea así, lo que significa que el resto de la información que les transmita en la formación tampoco les servirá de nada. En pocas palabras, cuanto más repase los conceptos básicos con sus inquilinos, más probable será que se gestione de forma eficaz una situación de respuesta ante emergencias.
Además, asegúrese de revisar sus planes de respuesta ante emergencias con regularidad, al menos una vez al año.
Las sesiones de formación interactivas en línea suelen ser las más cómodas de usar. Esto es especialmente cierto cuando hay que formar a un gran número de inquilinos o empleados. Con la formación en línea, sus inquilinos y sus trabajadores pueden completar su preparación según sus propios horarios. Incluso pueden realizar un seguimiento de su progreso durante la formación.
Por último, asegúrese de animar activamente a sus inquilinos a completar la formación sobre respuesta ante emergencias. Si impartela formación presencialmente, puede ofrecer aperitivos o almuerzo para atraer a la gente a la sesión formativa. O bien, puede regalar vales de regalo a quienes completen la formación en línea. Cuanto más creativo sea, más posibilidades tendrá de alcanzar una tasa de participación en la formación cercana al 100 %.
Cómo puede ayudar Preparis con la gestión de incidentes
Ofrecemos una herramienta de gestión de incidentes de primera línea,Preparis Alerts, para ayudarle a gestionar las crisis de forma eficaz.
Preparis Alerts es una aplicación de notificaciones de emergencia que ofrece las ventajas únicas de los informes analíticos y el intercambio de documentos mediante la nube. También proporciona funciones de mensajería de emergencia bidireccionales, así como formación en línea para empleados impartida por expertos. La aplicación también puede resultar útil para asignar tareas, generar y gestionar planes y realizar un seguimiento de los documentos relevantes.
Con esta aplicación, puede demostrar su cumplimiento de las normas de seguridad del sector. Además, puede proporcionar a sus empleados visibilidad sobre la preparación de la organización ante situaciones de crisis.
Póngase en contacto con nosotrospara obtener más información sobre cómo Preparis puede ayudarle a llevar sus procedimientos de emergencia a un nivel completamente nuevo en 2020 y más allá.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
