In Ihrem Geschäftsgebäude ist gerade ein Notfall eingetreten, und Sie müssen Ihre Mieter sofort benachrichtigen. Was müssen Sie tun?
Die Unternehmen von heute müssen sich in einer immer komplexer werdenden Risikolandschaft zurechtfinden. Wenn Sie jedoch die Kunst und Wissenschaft der Kommunikation beherrschen, verbessern Sie Ihre Fähigkeiten im Krisenmanagement. Und das wiederum erhöht Ihre Chancen und die Ihrer Mieter, nach einer Krise über Wasser zu bleiben.
Im Notfall ist die Kommunikation das A und O, um die Sicherheit Ihrer Mieter zu gewährleisten. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über einige der wichtigsten Verfahren zur Benachrichtigung in Notfällen, die Sie im Jahr 2020 einführen sollten.
Warum eine Notfallbenachrichtigung wichtig ist
Die Einrichtung von Verfahren zur Benachrichtigung im Notfall ist aus mehreren Gründen wichtig. Zum einen können Bedrohungen wie Cyberangriffe, Terroranschläge, Gewalt am Arbeitsplatz und Naturkatastrophen jederzeit auftreten. Und sie können Ihren Betrieb und Ihr Eigentum gefährden. Außerdem können diese Arten von Katastrophen den Mitarbeitern, die in Ihrem Gebäude arbeiten, Schaden zufügen.
Staatliche, örtliche und bundesstaatliche Vorschriften verlangen von Gebäudeeigentümern auch die Erstellung von Notfallplänen sowie von Plänen für die Lebenssicherheit, um die Sicherheit ihrer Mieter, Hausverwalter und Besucher zu gewährleisten.
Mit der Plattform für Notfallbenachrichtigung oder Störfallmanagement können Sie sich leichter auf diese Art von Katastrophen vorbereiten. Sie können auch leichter darauf reagieren, wenn sie eintreten. Letztendlich können Sie sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihr Eigentum schützen. Mit den richtigen Verfahren können Sie die Mieter und ihre Mitarbeiter angemessen darüber informieren, was im Krisenfall zu tun ist. Sie werden auch die Auswirkungen einer Katastrophe auf ein Unternehmen minimieren.
Vorfall-Management-Tool
Spitzentechnologie ist eines der wertvollsten Instrumente, die heute für die Bewältigung einer Vielzahl von Ereignissen wie Hurrikans, Winterstürmen und Einzelereignissen zur Verfügung stehen. Mit einem erstklassigen Tool können Sie zum Beispiel über verschiedene Medien Warnungen an Mieter und Mitarbeiter senden. Zu diesen Medien gehören beispielsweise Push-Benachrichtigungen, E-Mails, Textnachrichten und Sprachnachrichten. Je mehr Medien Sie für die Versendung einer Notfallnachricht nutzen, desto größer sind die Chancen, dass Sie alle Empfänger erreichen, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.
Die von Ihnen gewählte Plattform sollte Ihnen jedoch nicht nur die Möglichkeit bieten, Massennotfallmeldungen zu versenden, sondern auch die Planung der Geschäftskontinuität ermöglichen.
Mit anderen Worten: Ihre Lösung sollte mehr können als nur Nachrichten zu versenden. Sie muss eine zentrale Plattform sein, mit der Sie auch Schulungen durchführen (dazu später mehr), Dokumente austauschen und Vorfälle verwalten können. Mit einer umfassenden Lösung können Sie Geld und Zeit sparen und sich besser auf Krisen vorbereiten.
Stellen Sie außerdem sicher, dass das von Ihnen gewählte System zuverlässig ist. Es muss in der Lage sein, jeden sofort zu benachrichtigen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Ihre Mieter und deren Angestellte getötet oder verletzt werden. Außerdem muss die von Ihnen gewählte fortschrittliche Technologielösung immer noch relativ einfach und benutzerfreundlich sein. Die Wahl einer Lösung, die über einen starken Kundensupport verfügt, ist ebenfalls unerlässlich, um jedes Mal die besten Ergebnisse zu erzielen.
Schulung zu Notfallverfahren
Das Vorhandensein der richtigen Pläne und Verfahren für den Umgang mit Krisen ist nur die halbe Miete. Sie müssen auch Ihre Mieter und deren Mitarbeiter persönlich im Umgang mit Katastrophen schulen. Und warum? Selbst wenn Sie einen Notfallplan haben, wissen Ihre Mieter nicht, was sie im Krisenfall tun sollen, wenn sie ihn nicht kennen.
Wenn Sie Ihren Mietern eine Schulung anbieten, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass die Mieter mit den Grundlagen der Notfallvorsorge vertraut sind. Sie gehen vielleicht davon aus, dass Ihre Mieter die grundlegenden Best Practices bereits kennen. Möglicherweise ist das aber nicht der Fall, was bedeutet, dass auch die anderen Informationen, die Sie ihnen in der Schulung vermitteln, auf taube Ohren stoßen werden. Je mehr Sie mit Ihren Mietern über die Grundlagen sprechen, desto wahrscheinlicher ist es, dass eine Notfallsituation effizient gemeistert werden kann.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Notfallpläne regelmäßig durchgehen - mindestens einmal pro Jahr.
Interaktive Online-Schulungen sind im Allgemeinen am bequemsten zu nutzen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie eine große Anzahl von Mietern oder Mitarbeitern schulen müssen. Bei Online-Schulungen können Ihre Mieter und deren Mitarbeiter die Vorbereitung nach ihren eigenen Zeitplänen absolvieren. Sie können sogar ihre Fortschritte während der Schulung verfolgen.
Schließlich sollten Sie Ihre Mieter aktiv dazu ermutigen, an der Notfallschulung teilzunehmen. Wenn Sie persönliche Schulungen durchführen, könnten Sie Leckereien oder ein Mittagessen anbieten, um die Teilnehmer zur Schulung zu locken. Oder Sie könnten Geschenkgutscheine für diejenigen ausgeben, die die Online-Schulung absolvieren. Je kreativer Sie sind, desto größer sind Ihre Chancen auf eine nahezu 100 %ige Teilnahme an den Schulungen.
Wie Preparis beim Incident Management helfen kann
Wir bieten Ihnen mitPreparis Alerts ein erstklassiges Tool für das Management von Zwischenfällen, das Sie bei der effektiven Bewältigung von Krisen unterstützt.
Preparis Alerts ist eine Notfallbenachrichtigungs-App, die die einzigartigen Vorteile von Analyseberichten sowie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten über die Cloud bietet. Darüber hinaus bietet sie bidirektionale Funktionen für Notfallnachrichten sowie eine fachkundige Online-Schulung der Mitarbeiter. Die App kann auch nützlich sein, um Aufgaben zuzuweisen, Pläne zu erstellen und zu verwalten und den Überblick über Ihre relevanten Dokumente zu behalten.
Mit dieser App können Sie nachweisen, dass Sie die Sicherheitsstandards der Branche einhalten. Außerdem können Sie Ihren Mitarbeitern einen Einblick in die Krisenbereitschaft des Unternehmens geben.
Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um mehr darüber zu erfahren, wie Preparis Ihnen helfen kann, Ihre Notfallverfahren im Jahr 2020 und darüber hinaus auf ein völlig neues Niveau zu bringen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
