您的商业大楼刚刚发生紧急情况，您需要立即通知租户。您该怎么做？
当今企业必须应对日益复杂的风险格局。然而，若能精通沟通的艺术与科学，便能提升事件管理能力。进而增强自身及租户在危机过后维持运营的机会。
在紧急情况下，沟通是确保租户安全的核心。以下是2020年需实施的若干紧急通知程序概要。
为何紧急通知至关重要
建立应急通知程序至关重要，原因有以下几点：首先，网络攻击、恐怖活动、职场暴力和自然灾害等威胁随时可能发生，它们会危及您的运营和财产安全。此外，此类灾难还可能对在您大楼内工作的员工造成伤害。
州、地方及联邦法规还要求建筑业主制定应急行动计划和生命安全计划，以保障租户、物业管理人员及访客的安全。
借助应急通知或事件管理平台，您能更轻松地为这类灾害做好准备。当灾害发生时，您也能更迅速地作出响应。最终，您既能保护员工安全，又能保障财产安全。完善的应急流程将帮助您充分告知租户及其员工危机中的应对措施，同时最大限度降低灾害对业务的影响。
事件管理工具
尖端技术是当今管理各类事件（如飓风、冬季风暴及孤立事件）最宝贵的工具之一。 例如，一流的工具能通过多种媒介向租户和员工发送警报。这些媒介包括推送通知、电子邮件、短信及语音消息。紧急信息采用的媒介渠道越多，就越能确保无论接收者身处何地，都能及时触达所有目标人群。
然而，除了能够提供大规模紧急通知外，您选择的平台还应支持开展业务连续性规划。
换言之，您的解决方案不应仅限于发送消息。它需要成为一站式平台，同时支持提供培训（稍后详述）、共享文档及管理突发事件。一套全面的解决方案将助您节省成本、提升效率，并为危机做好更充分的准备。
此外，务必确保所选系统具备可靠性，能够即时通知所有相关人员。否则，租户及其员工可能面临更高的伤亡风险。同时，所选的先进技术解决方案仍需保持相对简洁且易于操作。选择配备强大客户支持的解决方案同样至关重要，这能确保每次都能获得最佳效果。
应急程序培训
制定完善的危机应对计划和流程仅是成功的一半。您还需亲自培训租户及其员工如何应对灾害。为什么？因为即使您已制定应急预案，若租户对此不熟悉，危机发生时他们仍会束手无策。
在为租户提供培训时，首先要确保他们熟悉您已建立的应急准备基础知识。您或许认为租户已掌握基本最佳实践，但事实可能并非如此——这意味着培训中传递的其他信息也将石沉大海。简而言之，您与租户反复确认的基础知识越扎实，应急响应就越可能高效完成。
此外，请确保定期检查应急响应计划——至少每年一次。
互动式在线培训课程通常最为便捷。当需要培训大量租户或员工时，这种优势尤为突出。通过在线培训，租户及其员工可根据自身时间安排完成准备工作，甚至能在培训过程中实时追踪进度。
最后，请务必积极鼓励租户完成应急响应培训。若举办线下培训，可提供茶点或午餐吸引参与者；若开展线上培训，则可为完成者发放礼品卡。培训形式越具创意，实现近100%参与率的可能性就越大。
Preparis 如何助力事件管理
我们提供顶级事件管理工具PreparisAlerts，助您高效应对危机。
Preparis Alerts是一款应急通知应用，具备独特的分析报告功能及基于云端的文档共享优势。该应用提供双向应急消息传递能力，并配备专家在线员工培训服务。此外，它还能便捷地完成任务分配、方案生成与管理，以及相关文件的追踪工作。
通过这款应用，您可以证明自己符合行业安全标准。此外，您还能让员工了解组织的危机应对准备情况。
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编者按： 本文章最初发表在 Preparis 业务连续性软件网站上。2024 年 10 月，Mitratech 收购了业务连续性规划和应急响应解决方案的领先供应商Preparis。对内容进行了更新，以反映 Mitratech 扩大的产品范围、行业进步和监管动态。
