Une urgence vient de se produire dans votre immeuble commercial et vous devez immédiatement en informer vos locataires. Que faites-vous ?
Les entreprises d'aujourd'hui doivent naviguer dans un environnement de risques de plus en plus complexe. Cependant, si vous maîtrisez l'art et la science de la communication, vous renforcez vos capacités de gestion des incidents. Et, par conséquent, vous augmentez vos chances et celles de vos locataires de rester à flot après une crise.
En cas d'urgence, la communication est essentielle pour assurer la sécurité de vos locataires. Voici un aperçu des procédures d'alerte d'urgence les plus importantes à mettre en place en 2020.
Pourquoi les notifications d'urgence sont importantes
Il est essentiel de mettre en place des procédures d'alerte d'urgence pour plusieurs raisons. D'une part, des menaces telles que les cyberattaques, les actes terroristes, la violence au travail et les catastrophes naturelles peuvent survenir à tout moment. Elles peuvent mettre en danger vos activités et vos biens. D'autre part, ce type de catastrophe peut causer du tort aux membres du personnel qui travaillent dans votre bâtiment.
Les réglementationsnationales, locales etfédéralesexigent également que les propriétaires d'immeubles élaborent des plans d'action d'urgence ainsi que des plans de sécurité afin d'assurer la sécurité de leurs locataires, gestionnaires immobiliers et visiteurs.
Grâce à laplateforme de notification d'urgence oude gestion des incidents, vous pouvez vous préparer plus facilement à ce type de catastrophes. Vous pouvez également y réagir plus rapidement lorsqu'elles se produisent. Au final, vous pouvez protéger à la fois vos employés et vos biens. Les procédures appropriées vous aideront à informer correctement les locataires et leurs employés sur la conduite à tenir en cas de crise. Elles permettront également de minimiser les répercussions d'une catastrophe sur une entreprise.
Outil de gestion des incidents
Les technologies de pointe constituent aujourd'hui l'un des outils les plus précieux pour gérer un large éventail d'incidents, tels que les ouragans, les tempêtes hivernales et les incidents isolés. Par exemple, un outil de pointe vous permettra d'envoyer des alertes aux locataires et aux employés à l'aidede divers moyens de communication. Ces moyens comprennent, par exemple, les notifications push, les e-mails, les SMS et les messages vocaux. Plus vous utilisez de moyens pour envoyer un message d'urgence, plus vous avez de chances d'atteindre tous vos destinataires, où qu'ils se trouvent à ce moment-là.
Cependant, en plus de vous permettre d'envoyer des notifications d'urgence à grande échelle, la plateforme que vous choisissez devrait vous permettre de planifier la continuité de vos activités.
En d'autres termes, votre solution doit faire plus que simplement envoyer des messages. Elle doit être une plateforme unique qui vous permette également de dispenser des formations (nous y reviendrons plus tard), de partager des documents et de gérer les incidents. Une solution complète vous permettra d'économiser de l'argent, de gagner du temps et de mieux vous préparer aux crises.
Assurez-vous également que le système que vous choisissez est fiable. Il doit être capable d'alerter tout le monde immédiatement. Sinon, vos locataires et leurs employés risquent davantage de subir des blessures graves, voire mortelles. De plus, la solution technologique avancée que vous choisissez doit rester relativement simple et conviviale. Il est également impératif de choisir une solution qui offre un service clientèle performant afin d'obtenir les meilleurs résultats à chaque fois.
Formation aux procédures d'urgence
Mettre en place les plans et procédures adéquats pour faire face aux crises ne représente que la moitié du chemin. Vous devez également former personnellement vos locataires et leurs employés à la gestion des catastrophes. Pourquoi ? Parce que même si vous disposez d'un plan d'intervention d'urgence, si vos locataires ne le connaissent pas, ils ne sauront pas quoi faire en cas de crise.
Lorsque vous proposez une formation à vos locataires, commencez par vous assurer qu'ils connaissent bien les principes de base que vous avez établis en matière de préparation aux situations d'urgence. Vous pouvez supposer que vos locataires connaissent déjà les meilleures pratiques de base. Cependant, ce n'est peut-être pas le cas, ce qui signifie que les autres informations que vous leur communiquez lors de la formation risquent également de tomber dans l'oreille d'un sourd. En bref, plus vous passez en revue les principes de base avec vos locataires, plus vous avez de chances qu'une situation d'urgence soit gérée efficacement.
Veillez également à revoir régulièrement vos plans d'intervention d'urgence, au moins une fois par an.
Les sessions de formation interactives en ligne sont généralement les plus pratiques à utiliser. Cela est particulièrement vrai lorsque vous avez un grand nombre de locataires ou d'employés à former. Grâce à la formation en ligne, vos locataires et leurs employés peuvent suivre votre programme de préparation en fonction de leur propre emploi du temps. Ils peuvent même suivre leurs progrès pendant la formation.
Enfin, veillez à encourager activement vos locataires à suivre votre formation sur les mesures d'urgence. Si vous organisezune formation en présentiel, vous pouvez offrir des friandises ou un déjeuner pour attirer les participants. Vous pouvez également offrir des chèques-cadeaux à ceux qui suivent la formation en ligne. Plus vous ferez preuve de créativité, plus vous aurez de chances d'atteindre un taux de participation à la formation proche de 100 %.
Comment Preparis peut vous aider dans la gestion des incidents
Nous proposons un outil de gestion des incidents haut de gamme,Preparis Alerts, pour vous aider à gérer efficacement les crises.
Preparis Alerts est une application de notification d'urgence qui offre les avantages uniques de rapports analytiques et de partage de documents via le cloud. Elle fournit également des fonctionnalités de messagerie d'urgence bidirectionnelle, ainsi que des formations en ligne dispensées par des experts à l'intention des employés. L'application peut également s'avérer utile pour attribuer des tâches, générer et gérer des plans, et assurer le suivi de vos documents pertinents.
Grâce à cette application, vous pouvez démontrer votre conformité aux normes de sécurité du secteur. De plus, vous pouvez offrir à vos employés une visibilité sur la préparation de l'organisation en cas de crise.
Contactez-nouspour en savoir plus sur la manière dont Preparis peut vous aider à améliorer considérablement vos procédures d'urgence en 2020 et au-delà.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
