La confianza en la seguridad de los datos en Internet se ha visto algo afectada este año debido a las filtraciones de datos y los ataques de ransomware que han tenido gran repercusión mediática. El mundo ha sufrido una serie de contratiempos y paradas, entre los que se incluyen el robo de información personal confidencial de más de 140 millones de clientes estadounidenses de Equifaxy el ataque de ransomware WannaCry al Servicio Nacional de Salud (NHS) del Reino Unido, que paralizó muchos de los sistemas informáticos sanitarios del país.
Aunque los temores en torno a la seguridad de la nube han cambiado algunas opiniones, estas son minoritarias, y la nube es ahora más segura que nunca; y, en algunos casos, más segura que los ordenadores de sobremesa. La garantía empresarial, la gobernanza y el cumplimiento normativo son prioridades fundamentales para la mayoría de las empresas que cotizan en bolsa y las multinacionales, ya que la adopción de tecnologías más resilientes e innovadoras ayuda a promover la excelencia empresarial, proteger la reputación de la empresa y aumentar la rentabilidad.
Con la popularización de los modelos de negocio flexibles y basados en la nube, la incertidumbre está disminuyendo y la confianza en la nube está aumentando, especialmente en los sectores jurídico, bancario y financiero. Esta tendencia también ofrece optimismo a las empresas internacionales que buscan mejorar su proceso de producción de documentos y garantizar la coherencia en los sistemas empresariales, independientemente de su ubicación o idioma en todo el mundo.
Durante la última década, la computación en la nube se ha convertido en algo habitual en el vocabulario cotidiano y empresarial, y muchas organizaciones se esfuerzan por implementar métodos potentes y estandarizados a nivel mundial para llevar a cabo procesos empresariales coherentes. Comúnmente denominada «transformación digital», esta nueva mentalidad está siendo adoptada por empresas multinacionales como un medio para lograr una transformación empresarial global a través de la eficiencia y la mejora de la experiencia del cliente.
A pesar de las mejoras introducidas en el software de automatización de documentos (especialmente en lo que respecta a las oportunidades de integración), un número significativo de empresas internacionales siguen utilizando herramientas obsoletas, basadas en macros y desarrolladas internamente, así como procesos manuales inconsistentes para la producción de documentos, que a menudo varían de un país a otro.
La creación, gestión y cumplimiento normativo de documentos ya no se limita a proporcionar control y visibilidad sobre lo que ocurre dentro de los silos departamentales, sino que se trata de una integración global. Las políticas y procedimientos tradicionales de cumplimiento normativo y control de documentos suponen un freno fundamental para las empresas, ya que están categorizados de forma demasiado estricta. Se trata de una práctica ineficaz que no reconoce el verdadero valor corporativo de aprovechar la nube para compartir de forma proactiva plantillas de documentos críticos para la misión en toda una empresa global.
La reputación y el cumplimiento normativo dependen en gran medida del delicado equilibrio entre eficiencia, riesgo y recompensa, ya que cualquier error en la precisión de los datos puede tener importantes repercusiones financieras. Una estrategia de software verdaderamente basada en la nube ofrece a las grandes empresas de sectores altamente regulados la oportunidad de mejorar la colaboración, la inteligencia y la movilidad.
Las empresas están empezando a reconocer la necesidad de abandonar la práctica habitual y propensa a errores de almacenar un documento maestro de Microsoft Word como «plantilla» en una unidad compartida e informar al personal de que solo utilice esa plantilla en adelante. Es evidente que no hay forma de estar 100 % seguro de que este documento se utilice de forma coherente.
Un ejemplo notorio de un sector que ha sido objeto de atención mediática en los últimos años es el bancario, donde muchas empresas aún sufren las secuelas de la crisis financiera de 2008 y el reciente fenómeno de los seguros de protección de pagos (PPI) en el Reino Unido e Irlanda. Las entidades bancarias internacionales se ven sometidas a una presión mayor que nunca para cumplir y adherirse a diversas normas del sector en materia de gestión de la calidad, ISO 9001 y cumplimiento de los marcos de la Autoridad de Conducta Financiera (como «Conozca a su cliente» y «Diligencia debida con el cliente»). Este mayor énfasis en el cumplimiento ha hecho que la seguridad en Internet y la precisión de los datos de los clientes nunca hayan tenido tanta importancia dentro de los bancos internacionales como la que tienen actualmente.
Las empresas deben reconocer la necesidad de establecer una base flexible y segura para ofrecer una automatización documental que les diferencie de sus competidores. La estandarización de la documentación en toda la empresa representa sin duda una gran oportunidad para que las empresas construyan una sólida ventaja competitiva y ofrezcan más valor a los clientes, garantizando que la documentación sea realmente precisa y esté actualizada.
Uno de los principales obstáculos para el éxito de la implementación del SaaS (Software as a Service) es el miedo a lo desconocido, un patrón que se observa con frecuencia en empresas con una cultura reacia al riesgo. La mayoría de las empresas que adoptan la computación en la nube lo hacen para ahorrar costes y ofrecer nuevas capacidades de manera eficiente. Los líderes en la adopción de la nube ya están viendo importantes beneficios y están garantizando el éxito de la transformación digital de los procesos empresariales y los modelos operativos.
En lo que respecta al cloud computing, una de las principales dudas asociadas a esta plataforma es que es fácil de piratear y existen algunas incógnitas sobre su seguridad. Sin embargo, los proveedores responsables, como Microsoft Azure y Amazon Web Services, están estrictamente validados y cumplen con normativas cada vez más estrictas.
La infraestructura basada en la nube es extremadamente robusta y no está construida sobre arena. Es resistente a los ataques, protege la privacidad de la información, ayuda a mantener seguros los datos de los clientes mediante comunicaciones cifradas y está sujeta a una gestión regular de amenazas y pruebas de penetración.
La distribución en la nube se considera más flexible y preparada para el futuro que el software de escritorio y local, ya que ofrece la posibilidad de actualizar de forma global e instantánea. Un método universal para controlar los riesgos relacionados con los datos y el cumplimiento normativo mejora el negocio, genera valor para los accionistas y permite que la primera línea del negocio se centre en maximizar los beneficios.
¿Por qué debería considerar la automatización de documentos basada en la nube?
Hay varias razones por las que las organizaciones internacionales deberían considerar la implementación de un modelo de automatización de documentos basado en la nube (dentro de servicios de nube pública o alojados de forma privada).
Al igual que algunas herramientas de software locales, la nube es una plataforma escalable que permite actualizaciones más optimizadas de los paquetes para incluir unidades de negocio y ubicaciones adicionales. La principal ventaja de la tecnología en la nube y SaaS sobre la local es que los costes de capital iniciales se reducen considerablemente y los costes operativos mensuales son más bajos. Otra ventaja importante es que el mantenimiento y la infraestructura están incluidos, en lugar de suponer un coste y un esfuerzo anuales.
A medida que los chatbots y las herramientas basadas en inteligencia artificial ganan importancia en diversos sectores, esta combinación de tecnologías representa un momento apasionante en la evolución hacia prácticas de trabajo más eficientes. Hay varias razones para ser optimistas sobre la seguridad de la distribución de software basado en la nube, ya que esta tecnología seguirá evolucionando y será cada vez más segura a medida que aumente su nivel de adopción.
Los diferentes métodos de distribución de software pueden ser más adecuados para las empresas en un momento determinado, dependiendo de su situación o tamaño. Sin embargo, la época en la que las empresas simplemente «probaban el terreno» con la tecnología basada en la nube ha quedado definitivamente atrás. El SaaS tiene el poder de convertirse en una alternativa real al método tradicional de adquisición y consumo de software de nivel empresarial en las instalaciones.
HotDocs proporciona a algunas de las empresas, bancos comerciales y bufetes de abogados más grandes y prestigiosos del mundo un software que permite recopilar de forma automática y precisa la documentación de uso frecuente.
Nuestra tecnología ha demostrado ayudar a reducir riesgos, mejorar el cumplimiento normativo, aumentar la calidad de la documentación crítica, ahorrar tiempo y aumentar la satisfacción del cliente, y es idéntica tanto si se implementa en las instalaciones, en la nube o como solución híbrida.
HotDocs contiene API robustas y estándar del sector que le permiten integrar y incorporar fácilmente sus entrevistas y formularios interactivos HotDocs dinámicos e inteligentes en su sitio web o aplicación empresarial.
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
