Das Vertrauen in die Datensicherheit im Internet wurde in diesem Jahr aufgrund von viel beachteten Datenverstößen und Ransomware-Angriffen etwas erschüttert. Die Welt hat eine Reihe von Rückschlägen und Ausfällen erlebt, darunter beispielsweise der Diebstahl sensibler personenbezogener Daten von mehr als 140 Millionen amerikanischen Kunden von Equifaxund der Ransomware-Angriff „WannaCry“ auf das britische Gesundheitssystem NHS, der viele IT-Systeme im britischen Gesundheitswesen lahmlegte.
Zwar haben Befürchtungen hinsichtlich der Cloud-Sicherheit einige Ansichten verändert, doch handelt es sich dabei um eine Minderheit, und die Cloud ist heute sicherer denn je – in manchen Fällen sogar sicherer als Desktop-Computer. Geschäftssicherheit, Governance und Compliance sind für die Mehrheit der börsennotierten und multinationalen Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da der Einsatz widerstandsfähigerer und innovativerer Technologien dazu beiträgt, die Geschäftsqualität zu fördern, den Ruf des Unternehmens zu schützen und die Rentabilität zu steigern.
Mit der zunehmenden Verbreitung flexibler, cloudbasierter Geschäftsmodelle nehmen Unsicherheiten ab und das Vertrauen in die Cloud wächst – insbesondere in der Rechts-, Banken- und Finanzbranche. Dieser Trend gibt auch internationalen Unternehmen Anlass zu Optimismus, die ihren Dokumentenerstellungsprozess verbessern und die Konsistenz ihrer Geschäftssysteme gewährleisten möchten – unabhängig von ihrem Standort oder der Sprache.
In den letzten zehn Jahren hat sich Cloud Computing in der Alltagssprache und in der Unternehmenssprache immer mehr etabliert, wobei viele Organisationen nach leistungsstarken und global standardisierten Methoden zur Umsetzung einheitlicher Geschäftsprozesse streben. Diese neue Denkweise, die gemeinhin als „digitale Transformation“ bezeichnet wird, wird von multinationalen Unternehmen als Mittel zur Erreichung einer umfassenden Geschäftstransformation durch Effizienz und eine verbesserte Customer Journey begrüßt.
Trotz Verbesserungen bei der Dokumentenautomatisierungssoftware (insbesondere hinsichtlich der Integrationsmöglichkeiten) arbeiten zahlreiche internationale Unternehmen nach wie vor mit veralteten, makrogesteuerten, selbst entwickelten Tools und uneinheitlichen manuellen Prozessen für die Dokumentenerstellung, die sich oft von Land zu Land unterscheiden.
Bei der Erstellung, Verwaltung und Einhaltung von Dokumenten geht es nicht mehr nur darum, Kontrolle und Transparenz über die Vorgänge innerhalb der Abteilungen zu gewährleisten, sondern um globale Integration. Herkömmliche Compliance-Richtlinien und Verfahren zur Dokumentenkontrolle behindern Unternehmen grundlegend, da sie zu streng kategorisiert sind. Dies ist eine ineffiziente Praxis, die den wahren Unternehmenswert nicht erkennt, der sich aus der Nutzung der Cloud zur proaktiven gemeinsamen Nutzung unternehmenskritischer Dokumentvorlagen in einem globalen Unternehmen ergibt.
Reputation und Compliance hängen eng mit dem komplexen Gleichgewicht zwischen Effizienz, Risiko und Ertrag zusammen, da Fehler in der Datengenauigkeit erhebliche finanzielle Auswirkungen haben können. Eine echte Cloud-basierte Softwarestrategie bietet großen Unternehmen in stark regulierten Branchen die Möglichkeit, Zusammenarbeit, Intelligenz und Mobilität zu verbessern.
Unternehmen erkennen zunehmend die Notwendigkeit, sich von der gängigen, fehleranfälligen Praxis zu verabschieden, ein Microsoft Word-Masterdokument als „Vorlage“ auf einem gemeinsamen Laufwerk zu speichern und die Mitarbeiter anzuweisen, künftig nur noch diese Vorlage zu verwenden. Es ist natürlich unmöglich, zu 100 % sicher zu sein, dass dieses Dokument auch tatsächlich einheitlich verwendet wird.
Ein berüchtigtes Beispiel für einen Sektor, der in den letzten Jahren im Rampenlicht der Medien stand, ist das Bankwesen, wo viele Unternehmen noch immer unter den Nachwirkungen der Finanzkrise von 2008 und dem jüngsten Phänomen der Zahlungsausfallversicherung (PPI) in Großbritannien und Irland leiden. Globale Bankunternehmen stehen mehr denn je unter Druck, verschiedene Branchenstandards im Qualitätsmanagement, ISO 9001 und die Einhaltung der Rahmenbedingungen der Finanzaufsichtsbehörde (wie Know Your Customer und Customer Due Diligence) zu erreichen und einzuhalten. Diese verstärkte Fokussierung auf Compliance hat dazu geführt, dass Internetsicherheit und die Genauigkeit von Kundendaten innerhalb globaler Banken noch nie einen so hohen Stellenwert hatten wie derzeit.
Unternehmen müssen erkennen, dass sie eine flexible und sichere Grundlage für die Dokumentenautomatisierung schaffen müssen, um sich von ihren Mitbewerbern abzuheben. Die unternehmensweite Standardisierung der Dokumentation bietet Unternehmen zweifellos eine enorme Chance, sich einen starken Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten, indem sie sicherstellen, dass die Dokumentation wirklich korrekt und aktuell ist.
Eine große Hürde für den erfolgreichen Einsatz von SaaS (Software as a Service) ist die Angst vor dem Unbekannten – ein Muster, das häufig in Unternehmen mit einer risikoscheuen Kultur zu beobachten ist. Die meisten Unternehmen, die Cloud Computing einführen, tun dies, um Kosten zu sparen und auf effiziente Weise neue Funktionen bereitzustellen. Vorreiter bei der Einführung der Cloud sehen bereits erhebliche Vorteile und sorgen für eine erfolgreiche digitale Transformation von Geschäftsprozessen und Betriebsmodellen.
Was Cloud Computing betrifft, so besteht einer der größten Zweifel an dieser Plattform darin, dass sie leicht zu knacken ist und ihre Sicherheit fragwürdig ist. Verantwortungsbewusste Anbieter wie Microsoft Azure und Amazon Web Services werden jedoch streng geprüft und halten sich an immer strengere Vorschriften.
Die cloudbasierte Infrastruktur ist äußerst robust und steht auf einem soliden Fundament. Sie ist widerstandsfähig gegen Angriffe, schützt die Privatsphäre von Informationen, trägt durch verschlüsselte Kommunikation zur Sicherheit von Kundendaten bei und unterliegt regelmäßigen Bedrohungsmanagement- und Penetrationstests.
Die Cloud-Distribution gilt als zukunftssicherer und flexibler als Desktop- und On-Premise-Software, da sie die Möglichkeit bietet, weltweit und sofort Updates durchzuführen. Eine universelle Methode zur Kontrolle datenbezogener Risiken und zur Einhaltung von Vorschriften fördert die Geschäftsverbesserung, schafft Mehrwert für die Aktionäre und ermöglicht es den Mitarbeitern an vorderster Front, sich auf die Gewinnmaximierung zu konzentrieren.
Warum sollte ich eine cloudbasierte Dokumentenautomatisierung in Betracht ziehen?
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum internationale Organisationen die Einführung eines cloudbasierten Modells zur Dokumentenautomatisierung (innerhalb privat gehosteter oder öffentlicher Cloud-Dienste) in Betracht ziehen sollten.
Ähnlich wie einige lokale Softwaretools ist die Cloud eine skalierbare Plattform, die optimierte Upgrades von Paketen ermöglicht, um zusätzliche Geschäftsbereiche und Standorte einzubeziehen. Der Hauptvorteil der Cloud- und SaaS-Technologie gegenüber lokalen Lösungen besteht darin, dass die Vorabinvestitionskosten erheblich reduziert werden und die monatlichen Betriebskosten niedriger sind. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass Wartung und Infrastruktur inbegriffen sind und keine jährlichen Kosten und Aufwendungen verursachen.
Da Chatbots und KI-gesteuerte Tools in einer Reihe von Branchen zunehmend an Bedeutung gewinnen, stellt diese Kombination von Technologien eine spannende Phase in der Entwicklung effizienterer Arbeitspraktiken dar. Es gibt eine Reihe von Gründen, die Sicherheit der cloudbasierten Softwareverteilung positiv zu bewerten, da sich diese Technologie weiterentwickeln und mit steigender Akzeptanz immer sicherer werden wird.
Je nach Situation oder Größe eines Unternehmens können zu einem bestimmten Zeitpunkt unterschiedliche Softwarevertriebsmethoden besser geeignet sein. Die Zeiten, in denen Unternehmen nur „vorsichtig ihre Zehen ins Wasser tauchten“, um Cloud-basierte Technologien auszuprobieren, sind jedoch endgültig vorbei. SaaS hat das Potenzial, eine echte Alternative zur herkömmlichen Vor-Ort-Methode der Beschaffung und Nutzung von Unternehmenssoftware zu werden.
HotDocs stellt einigen der weltweit größten und renommiertesten Unternehmen, Geschäftsbanken und Anwaltskanzleien Software zur Verfügung, mit der häufig verwendete Dokumente automatisch und präzise zusammengestellt werden können.
Unsere Technologie trägt nachweislich dazu bei, Risiken zu verringern, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern, die Qualität der geschäftskritischen Dokumentation zu erhöhen, Zeit zu sparen und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Sie ist identisch, unabhängig davon, ob Sie sie vor Ort, in der Cloud oder als Hybridlösung einsetzen.
HotDocs enthält robuste, branchenübliche APIs, mit denen Sie Ihre dynamischen, intelligenten interaktiven HotDocs-Interviews und -Formulare ganz einfach in Ihre Website oder Geschäftsanwendung integrieren und einbetten können.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf HotDocs.com veröffentlicht. Im Juni 2024 übernahm Mitratech die Advanced Document Automation Platform, HotDocs. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
