La confiance dans la sécurité des données sur internet a été quelque peu ébranlée cette année, en raison de violations de données et d'attaques de ransomware très médiatisées. Le monde a connu un certain nombre de revers et de fermetures, comme le vol d'informations personnelles sensibles de plus de 140 millions de clients américains d'Equifaxet l'attaque du ransomware WannaCry du NHS qui a paralysé de nombreux systèmes informatiques de soins de santé au Royaume-Uni.
Si les craintes liées à la sécurité de l'informatique en nuage ont modifié certains points de vue, elles sont minoritaires et l'informatique en nuage est aujourd'hui plus sûre que jamais, et plus sûre que l'ordinateur de bureau dans certains cas. L'assurance commerciale, la gouvernance et la conformité sont des priorités essentielles pour la majorité des sociétés cotées en bourse et des multinationales, car l'adoption d'une technologie plus résiliente et plus innovante contribue à promouvoir l'excellence commerciale, à protéger la réputation de l'entreprise et à stimuler la rentabilité.
Avec la généralisation d'un modèle d'entreprise flexible et basé sur le cloud, les incertitudes se réduisent et la confiance dans le cloud s'installe, en particulier dans les secteurs juridique, bancaire et financier. Cette tendance est également porteuse d'optimisme pour les entreprises internationales qui cherchent à améliorer leur processus de production de documents et à garantir la cohérence de leurs systèmes d'entreprise, indépendamment de leur localisation géographique ou de leur langue.
Au cours de la dernière décennie, l'informatique en nuage est devenue plus habituelle dans la terminologie quotidienne et celle des entreprises, de nombreuses organisations s'efforçant d'adopter des méthodes puissantes et mondialement normalisées pour mettre en œuvre des processus commerciaux cohérents. Communément appelé "transformation numérique", ce nouvel état d'esprit est adopté par les multinationales comme un moyen de réaliser une transformation globale de l'entreprise grâce à l'efficacité et à l'amélioration du parcours client.
Malgré les améliorations apportées aux logiciels d'automatisation des documents (en particulier en ce qui concerne les possibilités d'intégration), un grand nombre d'entreprises internationales continuent d'utiliser des outils obsolètes, macro-dirigés et locaux, ainsi que des processus manuels incohérents pour la production de documents, qui varient souvent d'un pays à l'autre.
La création, la gestion et la conformité des documents ne se limitent plus au contrôle et à la visibilité de ce qui se passe au sein des silos départementaux, mais à l'intégration globale. Les politiques et procédures traditionnelles de conformité et de contrôle des documents freinent fondamentalement les entreprises en étant catégorisées de manière trop stricte. Il s'agit d'une pratique inefficace qui ne reconnaît pas la véritable valeur de l'entreprise dans l'exploitation du cloud pour partager de manière proactive des modèles de documents critiques à travers une entreprise mondiale.
La réputation et la conformité sont fermement liées à l'équilibre complexe et triangulé entre l'efficacité, le risque et la récompense, car toute erreur dans l'exactitude des données peut avoir des implications financières majeures. Une stratégie logicielle véritablement basée sur le cloud offre aux grandes entreprises des secteurs hautement réglementés la possibilité d'améliorer la collaboration, l'intelligence et la mobilité.
Les entreprises commencent à reconnaître la nécessité d'abandonner la pratique courante et sujette aux erreurs qui consiste à stocker un document Microsoft Word principal en tant que "modèle" sur un disque partagé et à informer le personnel de n'utiliser que ce modèle à l'avenir. Il est évident qu'il n'y a aucun moyen d'être sûr à 100 % que ce document est utilisé de manière cohérente.
Le secteur bancaire est un exemple tristement célèbre d'un secteur qui s'est retrouvé sous les feux de la rampe ces dernières années, de nombreuses entreprises subissant encore les contrecoups du krach financier de 2008 et du récent phénomène de l'assurance de protection des paiements (PPI) au Royaume-Uni et en Irlande. Les entreprises bancaires mondiales subissent plus que jamais des pressions pour atteindre et respecter diverses normes industrielles en matière de gestion de la qualité, ISO 9001 et la conformité avec les cadres de la Financial Conduct Authority(tels que Know Your Customer et Customer Due Diligence). En raison de l'importance accrue accordée à la conformité, la sécurité sur Internet et l'exactitude des données des clients n'ont jamais eu autant d'importance qu'aujourd'hui au sein des banques mondiales.
Les entreprises doivent reconnaître la nécessité d'établir une base flexible et sécurisée pour l'automatisation de la documentation qui les distinguera de leurs concurrents. La normalisation de la documentation à l'échelle de l'entreprise représente sans aucun doute une formidable opportunité pour les entreprises de se forger un solide avantage concurrentiel et d'offrir plus de valeur à leurs clients en s'assurant que la documentation est réellement précise et à jour.
L'un des principaux obstacles au déploiement réussi du SaaS (Software as a Service) est la peur de l'inconnu - un schéma que l'on retrouve fréquemment dans les entreprises dont la culture est peu encline à prendre des risques. La plupart des entreprises qui adoptent l'informatique en nuage le font pour réduire les coûts et fournir de nouvelles capacités de manière efficace. Les leaders en matière d'adoption de l'informatique dématérialisée constatent déjà des avantages significatifs et garantissent la réussite des transformations numériques des processus d'entreprise et des modèles d'exploitation.
En ce qui concerne l'informatique en nuage, l'un des principaux doutes associés à cette plateforme est qu'elle est facilement violée et que sa sécurité est remise en question. Cependant, les fournisseurs responsables, tels que Microsoft Azure et Amazon Web Services, sont strictement validés et respectent des réglementations de plus en plus strictes.
L'infrastructure en nuage est extrêmement robuste et n'est pas construite sur du sable. Elle résiste aux attaques, protège la confidentialité des informations, contribue à sécuriser les données des clients grâce à des communications cryptées et fait l'objet d'une gestion régulière des menaces et de tests de pénétration.
La distribution dans le nuage est considérée comme plus évolutive et plus flexible que les logiciels de bureau et sur site, car elle permet des mises à jour globales et instantanées. Une méthode universelle de contrôle des risques et de la conformité liés aux données permet d'améliorer l'activité, de valoriser les actionnaires et de permettre à la première ligne de l'entreprise de se concentrer sur la maximisation des profits.
Pourquoi devrais-je envisager l'automatisation des documents basée sur le cloud ?
Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles les organisations internationales devraient envisager de déployer un modèle d'automatisation des documents basé sur l'informatique en nuage (dans le cadre de services hébergés privés ou publics).
À l'instar de certains outils logiciels sur site, l'informatique dématérialisée est une plateforme évolutive qui permet de rationaliser les mises à niveau des progiciels afin d'y inclure des unités et des sites d'exploitation supplémentaires. Le principal avantage de la technologie "cloud" et SaaS par rapport à la technologie sur site est que les coûts d'investissement initiaux sont considérablement réduits et que les coûts d'exploitation mensuels sont moindres. Un autre avantage majeur est que la maintenance et l'infrastructure sont incluses, au lieu de représenter un coût et un effort annuels.
Alors que les chatbots et les outils basés sur l'intelligence artificielle gagnent en importance dans un certain nombre d'industries, ce mélange de technologies représente une période passionnante dans l'évolution de pratiques de travail plus efficaces. Il existe un certain nombre de raisons d'être positif quant à la sécurité de la distribution de logiciels basés sur le cloud, car cette technologie continuera d'évoluer et de devenir plus sûre à mesure que les niveaux d'adoption augmenteront.
Différentes méthodes de distribution de logiciels peuvent être plus adaptées aux entreprises à un moment donné, en fonction de leur situation ou de leur taille. Toutefois, l'époque où les entreprises se contentaient de "tâter le terrain" avec la technologie basée sur le nuage est bel et bien révolue. Le SaaS a le pouvoir de devenir une véritable alternative à la méthode traditionnelle d'acquisition et de consommation de logiciels d'entreprise sur site.
HotDocs fournit à certaines des entreprises les plus grandes et les plus réputées du monde, à des banques commerciales et à des cabinets d'avocats, un logiciel permettant d'assembler automatiquement et avec précision des documents fréquemment utilisés.
Notre technologie a fait ses preuves en matière de réduction des risques, de renforcement de la conformité, d'amélioration de la qualité de la documentation critique, de gain de temps et d'augmentation de la satisfaction des clients. Elle est identique, qu'il s'agisse d'un déploiement sur site, dans le nuage ou d'une solution hybride.
HotDocs contient des API robustes, conformes aux normes industrielles, qui vous permettent d'intégrer et d'incorporer facilement vos entretiens et formulaires interactifs dynamiques et intelligents HotDocs dans votre site Web ou votre application commerciale.
Pour en savoir plus, consultez le site
- Demander une démonstration gratuite de HotDocs
- Contactez-nous pour discuter de vos défis en matière d'automatisation des documents
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
