今年，备受瞩目的数据泄露和勒索软件攻击事件在一定程度上动摇了人们对互联网数据安全的信心。全球经历了一系列挫折和停机，其中一些例子包括Equifax1.4 亿多美国客户的敏感个人信息被盗，以及导致英国许多医疗保健 IT 系统瘫痪的 NHS WannaCry 勒索软件攻击。
尽管对云安全的担忧改变了一些观点，但这只是少数，云现在比以往任何时候都更加安全，在某些情况下甚至比台式机更安全。对于大多数股票上市公司和跨国公司来说，业务保证、治理和合规性是至关重要的优先事项，因为采用更具弹性和创新性的技术有助于促进业务卓越性、保护企业声誉和提高盈利能力。
随着灵活的云驱动业务模式越来越普遍，不确定性正在减少，人们对云技术的信心正在增强，尤其是在法律、银行和金融行业。这一趋势也为那些希望改进文档制作流程并保证业务系统一致性的国际公司提供了乐观的前景--无论他们身处何地或使用何种语言。
在过去的十年中，云计算在日常和企业用语中变得越来越习以为常，许多组织都在努力采用功能强大的全球标准化方法来实施一致的业务流程。这种新思维通常被称为 "数字化转型"，是跨国公司通过提高效率和改善客户体验来实现整体业务转型的一种手段。
尽管文档自动化软件得到了改进（特别是在集成机会方面），但大量国际公司仍在使用过时的、宏观驱动的本土工具和不一致的手动文档制作流程，这些流程往往因国家而异。
文档创建、管理和合规性不再仅仅是对部门内部发生的事情进行控制和可见性，而是要实现全球一体化。传统的合规性、文档控制政策和程序分类过于严格，从根本上阻碍了企业的发展。这种做法效率低下，没有认识到利用云技术在全球业务中主动共享关键任务文档模板的真正企业价值。
声誉和合规性牢牢依赖于效率、风险和回报之间错综复杂的三角平衡，因为数据准确性方面的任何错误都会产生重大的财务影响。真正基于云的软件战略为高度受监管行业的大型企业提供了加强协作、智能和移动性的机会。
企业开始认识到，有必要摒弃常见的、容易出错的做法，即在共享驱动器上存储一个 Microsoft Word 主文档作为 "模板"，并通知员工今后只能使用该模板。显然，我们无法百分之百确定该文档的使用是否一致。
近年来，银行业成为媒体关注的焦点，许多公司仍然感受到 2008 年金融风暴的余震以及最近在英国和爱尔兰发生的支付保护保险（PPI）现象。全球银行企业面临着比以往更大的压力，它们必须达到并遵守质量管理、ISO 9001 和遵守金融行为监管局框架（如 "了解你的客户 "和 "客户尽职调查"）方面的各种行业标准。对合规性的日益重视意味着互联网安全和客户数据准确性在全球银行中的地位从未像现在这样重要。
企业必须认识到，有必要建立一个灵活、安全的基础，以实现文档自动化，从而在竞争中脱颖而出。可以说，全企业文档标准化为企业提供了一个巨大的机会，通过确保文档的真正准确性和最新性，企业可以建立强大的竞争优势，并为客户提供更多价值。
成功部署 SaaS（软件即服务）的一个主要障碍是对未知的恐惧--这种模式在具有规避风险文化的公司中经常出现。大多数采用云计算的公司都是为了节约成本，并以高效的方式提供新功能。采用云计算的领先企业已经看到了显著的效益，并正在确保成功实现业务流程和运营模式的数字化转型。
就云计算而言，人们对这一平台的主要疑虑之一是它很容易被攻破，其安全性也存在一些问号。不过，微软 Azure 和亚马逊网络服务等负责任的供应商都经过严格验证，符合日益严格的法规要求。
基于云的基础设施非常强大，并非建立在沙堆上。它能抵御攻击，保护信息隐私，通过加密通信帮助保护客户数据安全，并定期接受威胁管理和渗透测试。
与桌面软件和内部部署软件相比，云分发被认为更具前瞻性和灵活性，因为它提供了全球即时更新的能力。控制与数据有关的风险和合规性的通用方法可改善业务，为股东创造价值，并使企业一线人员专注于利润最大化。
为什么要考虑基于云的文档自动化？
国际组织应考虑推出基于云的文档自动化模式（在私人托管或公共云服务内）的原因有很多。
与一些内部部署的软件工具类似，云技术是一个可扩展的平台，可以更简化地升级软件包，以纳入更多的业务单位和地点。与内部部署相比，云技术和 SaaS 技术的主要好处是，前期资本成本大大降低，每月运营成本也更低。另一个主要好处是，维护和基础设施都包括在内，而不是每年都要付出成本和努力。
随着聊天机器人和人工智能驱动的工具在许多行业中越来越受重视，这种技术组合代表着更高效工作方式的发展进入了一个激动人心的时期。我们有很多理由看好基于云的软件分发的安全性，因为随着采用水平的提高，这种技术将继续发展并变得更加安全。
在任何特定时期，不同的软件分发方法可能更适合企业，这取决于企业的情况或规模。然而，企业仅仅 "涉足 "云技术的时代已经一去不复返了。SaaS 有能力成为采购和消费企业级软件的传统内部部署方式的真正替代品。
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事实证明，我们的技术有助于降低风险、提高合规性、改善关键任务文档的质量、节省时间并提高客户满意度，而且无论您是在企业内部部署、在云中部署还是作为混合解决方案部署，我们的技术都是相同的。
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编者按：本文最初发表于HotDocs.com。2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
