Muchas empresas dependen en gran medida de proveedores externos para cumplir con sus obligaciones contractuales y satisfacer la demanda de los consumidores. Sin embargo, estas relaciones comerciales conllevan el riesgo de que se produzcan acontecimientos disruptivos, tanto naturales como provocados por el hombre.
Incluso los proveedores más fiables pueden, de forma repentina e inesperada, ofrecer un rendimiento deficiente, lo que provoca que una relación que antes era saludable y mutuamente beneficiosa se deteriore. Ante tal dilema, ¿qué se puede hacer para solucionar el rendimiento problemático de un proveedor? ¿Y en qué momento se toma la decisión de poner fin a la relación con un proveedor?
El costo de la inacción
Cuando un proveedor incumple continuamente, muchas empresas niegan el problema y ponen excusas, evitando tomar medidas. Esta inacción puede conducir a:
- Una reducción o pérdida en el producto/servicio que ofreces.
- Sustitución de proveedores con costosas y dolorosas renegociaciones de contratos.
- Riesgo reputacional/devaluación de la imagen de marca
- Sanciones y multas gubernamentales
Ante una amenaza de este tipo para su negocio, el primer impulso podría ser rescindir la relación con el proveedor. Antes de hacerlo, debería considerar establecer medidas para solucionar la situación.
¿Cómo se puede mejorar el rendimiento de un proveedor?
La mejor manera de determinar el rendimiento de un proveedor es calificarlo calculando lo siguiente de un proveedor externo:
- Calidad
- Precio y valor
- Cumplimiento de los plazos de entrega y los acuerdos de nivel de servicio (SLA)
- Capacidades
Si un proveedor tiene una calificación baja, considere tomar medidas para mejorar su rendimiento mediante:
- Determinar las causas fundamentales de sus ineficiencias.
- Reunión con el proveedor para esbozar un plan de acción.
- Revisar los procesos de gestión de proveedores para prevenir problemas futuros.
En última instancia, si no es posible salvar la relación con un proveedor, elabore un plan de salida e identifique proveedores alternativos. Lo ideal sería planificarlo antes de romper los vínculos con el proveedor anterior.
Supervise y evalúe a sus proveedores.
Hacer un seguimiento del rendimiento de los proveedores puede ser una tarea difícil y que requiere mucho tiempo, teniendo en cuenta todos los factores implicados y los elementos variables que hay que controlar. Para simplificar este proceso, se necesita una solución de software específica para la gestión de riesgos de proveedores externos (VRM).
Una solución VRM puede supervisar a su proveedor, notificarle cualquier alerta de riesgo y también realizar evaluaciones del rendimiento de los proveedores. Estas evaluaciones no solo califican a sus proveedores externos, sino también a los proveedores de estos , conocidos como proveedores de cuarta parte.
Una solución VRM le permite supervisar periódicamente el rendimiento de los proveedores mediante encuestas a los usuarios y supervisar los acuerdos de nivel de servicio (SLA) de los proveedores con un seguimiento detallado de los SLA. También puede establecer frecuencias de revisión personalizadas para garantizar el rendimiento de sus proveedores. Una solución VRM también debe ofrecer un archivo de documentos y registros en caso de que sea necesario rescindir la relación con un proveedor.
Los riesgos de sus proveedores externos también son sus riesgos y requieren una gestión adecuada por su parte. Tomar medidas para mejorar la gestión de riesgos de terceros puede proporcionarle tranquilidad y garantizar el éxito continuo de su empresa en los próximos meses y años.
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